Por Kara Haas, CPA
Hay muchos beneficios al trabajar con clientes que utilizan aplicaciones de software basadas en la web.
Si bien se han realizado muchos avances con las computadoras para ayudarnos a eliminar el tiempo que supone la transferencia física de documentos y datos de origen, estos pasos están demostrando una vez más que evolucionan aún más en la reducción de los costos, el tiempo y los posibles errores.
Las aplicaciones de tecnología remota como LogMeIn , GoToAssist , y Adobe Connect nos permiten ayudar a nuestros clientes accediendo a sus sistemas de contabilidad de forma conjunta para que podamos solucionar un problema, formar o ayudar a realizar una copia de seguridad. Aplicaciones como estas eliminan los viajes innecesarios y la necesidad de intercambio de datos in situ.
Gravitar hacia soluciones financieras y de industria específicas basadas en la Web ofrece una reducción adicional en ciertas áreas, incluyendo el costo, el tiempo y los errores.
Costo
Las aplicaciones de asistencia a distancia más robustas, como las mencionadas anteriormente, tienen un costo asociado y un contrato anual. La mayoría de las soluciones en línea se ofrecen como suscripciones y sin contratos. Este modelo de precios ofrece requisitos de capital limitados para el propietario de una pequeña empresa. Muchas soluciones en línea incluyen la oportunidad de que un contador externo acceda a los datos sin costo adicional.
El software de escritorio generalmente tiene un precio de compra inicial y actualizaciones anuales pagadas. Con las soluciones en línea, los clientes y los contables disfrutan de un software continuamente mejorado y la posibilidad de trabajar siempre en la misma versión.
Tiempo
Si los usuarios están luchando con tareas como aprender a hacer una copia de seguridad de sus datos, restaurar cambios en su sistema o instalar actualizaciones, podemos entrar en su sistema para ayudar a solucionar los problemas más rápidamente que viajando al sitio del cliente o preparando instrucciones escritas. Sin embargo, hay que dedicar tiempo a establecer la conexión remota, y asegurarse de que haya una velocidad adecuada de conexión a Internet en ambos lados. Los usuarios suelen tener varios documentos y ventanas abiertas en sus máquinas que preferirían cerrar primero. Los nuevos usuarios pueden necesitar tiempo para comprender que sólo una persona puede controlar el ratón a la vez.
Con los sistemas financieros en línea, como Xero, QuickBooks Online o Less Accounting, los contables externos pueden acceder a los datos simultáneamente con el usuario. Se ahorra tiempo tanto al acceder a los datos en los propios dispositivos de los contadores como al trabajar con la solución.
Los contadores no están limitados por los horarios de los clientes. Cuando los contadores dependen del acceso remoto a una máquina del cliente para realizar actualizaciones de mantenimiento o funciones de contabilidad, están a merced de los horarios de trabajo regulares de los clientes. Sólo hay un número limitado de clientes a los que se puede prestar servicio limitado por el horario de trabajo. Con las soluciones en línea, los contadores pueden realizar su trabajo sin interferir con las operaciones del cliente.
La capacidad de acceder a los datos de forma instantánea hace que la interpretación de la información financiera sea más oportuna. El fax, el correo y el transporte físico de los datos se superponen con las alimentaciones bancarias, el intercambio de archivos para los documentos de origen y las importaciones de datos.
Posibles errores
El trabajo con una solución de software en línea elimina muchos posibles errores que pueden ocurrir con el intercambio remoto de datos de escritorio. Al hacer una copia de seguridad y restaurar los datos de escritorio, existe el error potencial de intercambiar el archivo de datos equivocado, crear un archivo duplicado y aumentar el riesgo de operar en dos archivos de datos, o no restaurar adecuadamente el archivo de datos actual.
Además, existe la posibilidad de un error de entrada de datos si los clientes presentan datos que deben ser introducidos en el sistema. La mayoría de las soluciones en línea ofrecen enlaces directos con los bancos para proporcionar datos oportunos al software. Si no existe una conexión bancaria, los productos basados en la web suelen ser más fáciles de importar, ya que aceptan datos a través de los formatos .csv, .qif o .qbo.
David Enix de Enix & Associates, LLC , recientemente compartió conmigo el ahorro de tiempo, costos y frustración por procesar la nómina de manera oportuna para los clientes que utilizan software basado en la web. Explica cómo ha podido aumentar el número de clientes a los que atiende reduciendo el tiempo, eliminando la necesidad de intercambiar archivos de datos en cada período de pago o de transferir datos. Muchas empresas dudan en ofrecer servicios de nómina por temor a los viajes, a los horarios conflictivos o a la falta de personal para satisfacer las necesidades de los clientes. David capturó su transferencia desde el procesamiento de la nómina después del hecho a Intuit Online Payroll for Accountants con lo siguiente:
«Podemos procesar la nómina del cliente desde cualquier lugar del mundo con una conexión a Internet. Al estar basados en la web, no necesitamos acceder al archivo de datos de nuestros clientes. Esto nos permite procesar la nómina en una fracción del tiempo que se requiere cuando se usa el software financiero tradicional de escritorio. Igualmente importante, la capacidad de hacer depósitos de impuestos y presentar declaraciones de impuestos electrónicamente es más rápida y precisa que los procesos tradicionales».