Registro de la actividad de la PPA sin una cuenta separada

En la primera parte de este debate, nos centramos en cómo contabilizar los fondos de la APP en su software de contabilidad si hay una cuenta bancaria separada para los fondos. Una vez más, en este artículo, me he unido a mi colega Diana Cohn de Corner Office para detallar las formas de contabilizar los ingresos y gastos relacionados con la PPP de la SBA.

Nota: Este artículo no entra en detalles sobre quién es elegible o cómo solicitar estos fondos. En su lugar, nos centramos en las entradas a realizar en el software de contabilidad de su elección, una vez que los fondos del préstamo PPP han sido recibidos y el gasto ha comenzado. Todos los ejemplos utilizan QuickBooks (de escritorio y en línea) como el software de contabilidad, así que modifíquelo si utiliza un programa diferente.

Registro de la actividad de la PPA sin una cuenta separada

Además, tenga en cuenta que cada empresa tiene diferentes planes para la mejor manera de utilizar sus fondos de PPP, por lo que este artículo abordará sólo el escenario más básico: gastar al menos el 75 por ciento de los fondos de PPP en costos de nómina, y hasta el 25 por ciento de los fondos en otros gastos permitidos. Vea la sección al final de este artículo sobre los gastos permitidos de la PPP.Nota: Nuestras sugerencias no son la única manera de rastrear los fondos de la PPP – sólo estamos ofreciendo un escenario que hemos intentado probar en QBD y QBO.

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Configuración de ingresos de préstamos PPP – Cuando no se abre una cuenta separada

A nuestro entender, el hecho de que usted tenga que abrir o no una cuenta bancaria separada para los fondos de su PPP lo determina su prestamista de PPP. Si no va a abrir una cuenta bancaria separada, siga leyendo para saber qué hacer en QuickBooks. Muchos de los pasos son los mismos que hemos enumerado en la Parte I de esta serie, pero los repetiremos aquí.

Configuración de la cuenta de préstamos

Este préstamo será una responsabilidad (no un ingreso gratuito) hasta que determine qué parte del préstamo será perdonado. Como tal, necesitas crear una cuenta de responsabilidad de préstamo en el plan de cuentas.

Utilice su juicio para determinar si se trata de una cuenta de «Otra responsabilidad actual» (normalmente reembolsada en menos de un año) o de una cuenta de «Responsabilidad a largo plazo»; recomendamos esta última.

Para QB Desktop(QBD) : Plan de cuentas | (Ctrl+N) | Otros tipos de cuentas | Otra responsabilidad actual O responsabilidad a largo plazo | Continuar

Nombre de la cuenta: Fondos PPP | Guardar y Cerrar

Para QB Online : Contabilidad | Plan de cuentas | Nuevo | Tipo de cuenta: Otra responsabilidad actual O responsabilidad a largo plazo | Tipo de detalle: Préstamo por pagar O Otros pasivos a largo plazo

Nombre de la cuenta: Fondos PPP | Guardar y Cerrar

Ahora estás listo para empezar a registrar los gastos de la PPP. Nota: Recomendamos encarecidamente crear una hoja de cálculo en paralelo con QuickBooks, para registrar los gastos de la PPP. Consulta la sección de hojas de cálculo más adelante en este artículo.

Escriba un cheque del negocio por el monto total del préstamo del PPP

Esta es una instrucción extraña, y no es algo que un contable o contador normalmente recomendaría, así que veamos el propósito de este procedimiento.

A. Escriba un cheque a nombre del Prestamista del PPP de la Cuenta de Cheques del Negocio (la cuenta en la que se depositó directamente el PPP) por la cantidad total recibida. Propina: Haga que el número de este cheque sea «Cheque PPP».

B. Postfechar el cheque a 8 semanas (56 días) después de la fecha en que se recibió el depósito directo.

Llamaremos a este cheque el «cheque PPP».

Ejemplo: La empresa recibió 57.000 dólares en fondos de la APP el 25 de abril de 2020. Escriba un cheque a nombre del prestamista de la PPP por $57.000 y feche el cheque el 20 de junio de 2020. En QBD y QBO, el registro del banco mostrará el cheque de la PPP separado por una línea horizontal oscura, ya que el cheque de la PPP es posterior a la fecha de hoy.

Captura de pantalla del archivo de la compañía de muestra de QBD

El registro de su negocio se verá así:

Comienza a gastar los fondos de la PPP

Introduce la nómina y las facturas como normalmente lo harías en QuickBooks – no hay ningún cambio en el procedimiento. Lo que es diferente, es que para cada gasto permitido, lo harás:

1. Añade el gasto al cheque de la PPP.

2.2. Añadir el gasto a una hoja de cálculo (que se discute más adelante).

Cada vez que se gasten los fondos del PPP, edite el cheque del PPP para añadir el gasto en una nueva fila, como una cantidad negativa.

Por ejemplo: se pagan 2.500 dólares de alquiler. El alquiler es un gasto permitido. Ingrese la renta al propietario de la manera en que normalmente se ingresa en QB (Escriba el cheque, o Ingrese la factura/paga la cuenta). Luego edite el cheque de PPP para reducir el monto de PPP por el monto de pago del alquiler.

El registro de cheques de negocios ahora se verá así:

Y el cheque del PPP se verá ahora así:

A medida que los gastos se deducen del cheque de la PPP, el saldo del cheque de la PPP disminuye, por lo que el saldo del cheque refleja la cantidad de fondos de la PPP que quedan.

Consejo : En QBD, a medida que agregas más gastos al cheque de PPP, haz clic en el botón Recalcular antes de hacer clic en Guardar y Cerrar.

Registro del gasto de los fondos del PPP en la nómina

Los gastos permitidos de PPP para la nómina incluyen:

Salarios brutos
Impuestos estatales pagados por el empleador
Prestaciones para los empleados pagadas por el empleador

Nota: Los gastos de nómina no permitidos incluyen:

Paga neta por depósitos directos o cheques manuales
Remisión de los impuestos sobre la nómina retenidos por los empleados
Embargos de salarios de empleados
Impuestos Federales pagados por el empleador
Tasas de servicio de la nómina
Reembolso de gastos de los empleados
Pagos a los contratistas independientes pagados por el proveedor de servicios de nómina

En la mayoría de los casos, los Impuestos Estatales pagados serán insignificantes, así que considere registrar el mayor gasto de nómina, Salarios Brutos, en el cheque del PPP. Para la mayoría de las pequeñas empresas, estos fondos se agotarán rápidamente en el período de 8 semanas.

Ejemplo: si la primera ejecución de la nómina desde la recepción de los fondos de PPP incluye 8.000 dólares en salarios brutos, reste esa cantidad en el cheque de PPP.

Captura de pantalla de los gastos en curso/cheque PPP

Mantenimiento de registros PPP

Crear una carpeta para almacenar copias electrónicas de todos los documentos de nómina y las facturas pagadas con fondos de PPP. Nombra la carpeta algo como «Documentos de respaldo de gastos de PPP». A medida que las 8 semanas progresen, guarda en esta carpeta:

Una copia de cada informe de nómina que incluya los costos de la nómina cubiertos por los fondos de la PPA
Una copia de cada Factura de Proveedor pagada con fondos del PPP

El prestamista de la PPP solicitará esta documentación de respaldo, por lo que resultará útil tenerlo todo en un solo lugar de fácil acceso.

Hoja de cálculo del PPP

El QB P&L no mostrará el gasto regular vs. el gasto del PPP, así que mantén una hoja de cálculo separada para rastrear el gasto del PPP. Actualice la hoja de cálculo cada vez que se añada un nuevo gasto al control de la PPA.

A continuación se presenta una muestra que muestra el ejemplo de 57.000 dólares en fondos de PPA recibidos, y 33.748,92 dólares gastados hasta la fecha. Este formato muestra el desglose de 75/25 por ciento, dólares gastados y dólares restantes.

Responsabilidad por préstamos del PPP

Una vez agotados los fondos de la PPP, el prestamista auditará el gasto de la PPP utilizando los documentos de respaldo que el negocio guardó en la carpeta «PPP Spending Backup Documents». El préstamo será perdonado en su totalidad, o el prestamista no permitirá algunos gastos, y requerirá que una parte del préstamo sea devuelta.

1. Si se perdona todo el préstamo del PPP

Si se recibieron 57.000 dólares en fondos del PPP, y todos los 57.000 dólares se gastaron en gastos permitidos, se perdonará todo el préstamo.

El cheque del PPP en el registro de la revisión del autobús será ahora un cheque de cero dólares. Para poner a cero el saldo de la responsabilidad de los fondos de la PPP en el balance, cree un asiento en el diario o un cheque de cero dólares para aliviar la responsabilidad del préstamo.

Crear una cuenta de Otros Ingresos llamada: Perdón de Préstamo PPP

Un cheque de cero dólares se verá así:

Si se crea un registro en el diario:

DR: Fondos PPP

CR: Perdón del préstamo del PPP

Para registrar los fondos de la PPA perdonados

2. Si sólo se perdona una parte del préstamo

Si el prestamista sólo perdona una parte del préstamo, digamos 45.000 dólares de los 57.000, entonces haga el asiento del diario o un cheque de cero dólares por 45.000 y 45.000 dólares. El balance mostrará los $12.000 que aún se deben en la cuenta de responsabilidad de los fondos de la APP como $12.000 que se deben.

Gastos elegibles del PPP

Aquí están las directrices de la APP copiadas directamente del sitio web Treasury.gov.

¿Para qué se pueden utilizar estos préstamos?

Sus clientes deberían usar los ingresos de estos préstamos en su..:

– Costos de la nómina, incluidos los beneficios

– Intereses de las obligaciones hipotecarias, contraídas antes del 15 de febrero de 2020

– Alquiler, en virtud de acuerdos de arrendamiento vigentes antes del 15 de febrero de 2020

– Servicios públicos, cuyo servicio comenzó antes del 15 de febrero de 2020.

¿Qué es lo que cuenta como costos de la nómina?

Los costos de la nómina incluyen:

– Sueldo, salario, comisiones o propinas (con un tope de 100.000 dólares anuales por cada empleado)

– Prestaciones para los empleados, incluidos los gastos por concepto de vacaciones, licencias parentales, familiares, médicas o de enfermedad; subsidios por separación o despido; pagos necesarios para las disposiciones de las prestaciones de atención de la salud del grupo, incluidas las primas de seguros; y el pago de cualquier prestación de jubilación

– Impuestos estatales y locales que se cobran sobre la indemnización

– Para un propietario único o un contratista independiente: sueldos, comisiones, ingresos o ganancias netas del trabajo por cuenta propia, con un límite máximo de 100.000 dólares anuales por cada empleado

Nota de los autores

Recuerde que un empleador debe utilizar al menos el 75 por ciento del préstamo de la PPP para los costos de la nómina, o la cantidad de dólares del perdón se reducirá por el monto del déficit. El 25 por ciento restante debe ser usado para los otros gastos cubiertos.

Conclusión

Como todos sabemos, las cosas cambian a diario, y es difícil mantenerse al día con todas las noticias. Esperamos que estas sugerencias e ideas les sean útiles. Por favor, siéntase libre de usar la sección de comentarios si tiene ideas alternativas, o encuentra fallos en nuestra presentación para que podamos corregirlos. Próximamente: Parte III: Cómo usar el seguimiento de clases para rastrear los fondos de las APP.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB, una asesora profesional certificada por QuickBooks® y miembro de la red de entrenadores/escritores Intuit. Su empresa, FitBooks Pro [www.fitbookspro.com] (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia para empresas de servicios profesionales que utilizan QuickBooks Online. Puedes encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.

Diana Cohn fundó la Oficina de Rincón [https://www.corner-office.com/] en 1995 con la misión de enseñar a los propietarios de pequeñas empresas y a su personal a utilizar los programas informáticos en su beneficio con el objetivo de lograr precisión, eficiencia y, por supuesto, procesos sostenibles que creen oportunidades de crecimiento. Al mantener las certificaciones Intuit desde 1999, así como al asistir a QB Connect y Scaling New Heights, Diana se mantiene al día en las aplicaciones y sigue prestando apoyo a sus clientes y asociados.