Es la peor pesadilla de todo usuario de hojas de cálculo: has trabajado en un libro de trabajo durante un período de tiempo, y luego lo cierras accidentalmente sin guardarlo. O se va la luz, o Excel se bloquea… la lista de peligros de la hoja de cálculo sigue y sigue.
Si usas Excel 2010 o posterior, hay una gran posibilidad de que puedas mitigar gran parte -pero no todo- del riesgo relacionado con los libros de trabajo no guardados. Sin embargo, en cualquier versión de Excel, puedes aumentar las probabilidades de tener disponible una copia recuperada de tu trabajo después de una caída del software.
Como se muestra en la Figura 1, Excel tiene desde hace tiempo una función de AutoRecuperación que está diseñada para ayudarle a recuperar libros de trabajo no guardados en caso de que Excel falle. Si alguna versión de Excel falla, a veces tiene la oportunidad de recuperar al menos parte de su trabajo desde el panel Recuperación de documentos de la Figura 1. Sin embargo, esta característica se limita a las hojas de cálculo que estaban abiertas en Excel en el momento en que el programa o el equipo se bloquearon.
Figura 1: El panel de Recuperación de Documentos aparece automáticamente cuando se justifica en todas las versiones de Excel.
Aunque es algo útil, la función de Recuperación de Documentos no protege los libros de trabajo que cerró sin querer sin guardar haciendo clic en «no» en ese mensaje epónimo «¿Quiere guardar los cambios que hizo?». Sin embargo, en Excel 2010 y posteriores, tiene la posibilidad no sólo de recuperar archivos no guardados, sino a veces de recuperar una versión de un archivo de unos minutos antes. Esto es útil cuando comete un error garrafal que no puede deshacer, o cuando desea ver cómo se veía un libro de trabajo unos minutos antes. Para ello, elija Archivo, Información y luego busque el botón Administrar versiones, como se muestra en la Figura 2. Si se muestran las versiones anteriores, puede abrirlas junto con la versión más actual del libro de trabajo y copiar y pegar datos entre los libros de trabajo según sea necesario.
Figura 2: Excel 2010 y posteriores ofrece la posibilidad de acceder a versiones de archivos que eran inaccesibles en Excel 2007 y anteriores.
En cualquier versión de Excel, se deben llevar a cabo los siguientes pasos para aumentar las probabilidades de poder recuperar el trabajo no guardado:
- Excel 2010 y posteriores: Como se muestra en la Figura 3, elija Archivo, Opciones, Guardar y luego cambie la configuración de Guardar información de recuperación automática a cada dos minutos, por debajo del valor predeterminado de cada diez minutos.
- Excel 2007: Haga clic en el botón Office, elija Opciones de Excel, Guardar y, a continuación, cambie la configuración de Guardar información de recuperación automática a cada dos minutos, por debajo del valor predeterminado de cada diez minutos.
- Excel 2003 y anteriores: Elija Herramientas, Opciones, haga clic en la pestaña Guardar y, a continuación, cambie la configuración de Guardar información de recuperación automática a cada dos minutos, por debajo del valor predeterminado de cada diez minutos.
Tenga en cuenta que Excel no necesariamente guardará su trabajo cada dos minutos, como se ilustra con la diferencia de tiempos que se muestra en la figura 2. Aunque no lo he estudiado a fondo, mi observación casual es que Excel guarda las versiones temporales de forma algo aleatoria, pero independientemente de ello, al bajar el ajuste a cada dos minutos aumenta la frecuencia potencial para que se guarden nuevas versiones.
Figura 3: En cualquier versión de Excel se debe cambiar la frecuencia de AutoRecuperación a cada dos minutos.
En cualquier versión de Excel, los documentos presentados en el panel Recuperación de documentos se suelen eliminar cuando se cierra el panel y se responde «sí» a la pregunta de que ya no se necesita acceder a esos archivos. En Excel 2010 y posteriores, mi observación casual es que las versiones no guardadas parecen perdurar durante tres o cuatro días y luego son barridas.
En una situación de Avemaría, como si no aparece el panel de Recuperación de Documentos, o si estás trabajando en Excel 2007 y anteriores y quieres intentar acceder a una versión de unos minutos antes, vale la pena intentar usar el Explorador de Windows para navegar hasta la carpeta que aparece en la ubicación del Archivo de Recuperación Automática. Puede que tengas suerte y encuentres una versión accesible de tu documento.
Aunque estas características ofrecen un mínimo de seguridad contra los choques, su mejor defensa es guardar con frecuencia y crear múltiples versiones de sus documentos. Personalmente, incorporo números de versión, como 1.01, 1.02, etc. en algunos de los nombres de mis archivos de hojas de cálculo para poder volver atrás en el tiempo cuando sea necesario.
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Sobre el autor:
David H. Ringstrom, Contador Público Certificado, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que ofrece servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, y presenta webcasts para varios proveedores de CPE, incluyendo el socio de AccountingWEB CPE Link .