Todos tememos la idea de un desastre que interrumpa el flujo de cualquier actividad comercial normal. Con márgenes cada vez más estrechos hoy en día cualquier distracción puede convertir un año rentable en una pérdida.
La clave para sobrevivir a un desastre es tener un plan. Y tener un plan de recuperación de desastres ejecutable es una necesidad. El plan debe ser escrito, ensayado, probado y actualizado regularmente para cualquier cambio en los servicios u operaciones.
Recuperación de datos en caso de desastre
Con la disponibilidad de almacenamiento seguro en línea, haga una copia de seguridad de sus datos para las operaciones diarias, si no continuamente, a través de un servicio como Carbonite, Mozy, o uno de muchos otros. Si utiliza la infraestructura como servicio (IaaS) o la computación en nube, haga que la imagen espejo de sus datos se almacene en otra ubicación geográfica. En caso de que un desastre natural afecte a sus instalaciones, o a las instalaciones del proveedor de servicios en la nube, podrá seguir accediendo a sus datos desde cualquier lugar del mundo.
No son sólo datos
Los desastres climáticos, u otros eventos ambientales como un terremoto, también interrumpirán las operaciones. Sus planes de recuperación de desastres deben incluir estrategias de operaciones continuas. Considere múltiples cursos de acción, dependiendo del impacto del desastre. Por ejemplo, una estrategia es que las operaciones continúen desde las casas de los empleados o desde una oficina local alternativa. Podría implementar un acuerdo recíproco con otra empresa para compartir el espacio de la oficina. Sin embargo, si el desastre abarca una amplia zona geográfica, hacer que los empleados trabajen desde sus casas o un espacio local no será una opción. Un acuerdo recíproco alternativo con un negocio a 100 millas de distancia podría ser parte de un plan estratégico de varios niveles.
Estrategia de producción
La idea del acuerdo recíproco debe llevarse a cabo hasta la producción de bienes, tal vez mediante un acuerdo similar con un competidor. Recuerde que esto sería recíproco; usted también estaría abriendo su negocio a un competidor si un desastre desencadena la obligación. Ese acuerdo incluiría una cláusula de no divulgación y de no competencia mutua. Esta estrategia incluiría la hora del día o de la noche en que el equipo del competidor está disponible para su producción. He visto que esto funciona bien en la industria de la impresión, y el concepto salvó el negocio de mi padre cuando un incendio arruinó su equipo de impresión. El primer paso de la estrategia planeada fue llevar un remolque a su negocio normal para el trabajo de oficina. Su imprenta, que por lo demás es muy competitiva en toda la ciudad, permitía que su trabajo se realizara de 7 p.m. a 6 a.m.
Prueba el plan
Para evitar el modo de pánico post-desastre, el plan debe ser probado. Las pruebas permitirán hacer ajustes a la estrategia en base a los resultados de las pruebas. Incluso el proceso de fabricación fuera del sitio debe ser probado. Dado que todos los negocios cambian, la prueba debe realizarse de forma periódica, al menos cada tres años.
Seguro
Hable con la aseguradora de su empresa sobre su póliza de seguro de interrupción de negocios. Esta cobertura puede incluir los gastos extraordinarios necesarios para implementar su plan de recuperación de desastres. Otra razón para tener un plan es poder estimar la cantidad de cobertura de seguro necesaria para cubrir un evento desastroso.
Un desastre puede ocurrir en cualquier momento. Sobrevivir es cuestión de tener un plan probado de antemano. Desde la perspectiva de un contador público, es una cuestión de ser realmente un negocio en marcha.