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Racionalización de la característica de valores especiales de Pegado de Excel

Durante mi reciente Excel de Alto Impacto: Macro Edition, que hemos puesto en línea para su visualización gratuita, un asistente preguntó si es posible utilizar la grabadora de macros para automatizar la función Pegar valores especiales de Excel. Le respondí que sí, que es posible, pero que hay otras alternativas que probablemente sean más adecuadas que la creación de un macro. Como en muchos aspectos de Excel, útiles atajos de teclado e iconos acechan en la periferia, fuera de la vista de la mayoría de los usuarios. En este artículo demostraré un par de formas en las que puede racionalizar las acciones de Pegar Valores Especiales sin depender de un macro.

Prácticamente todos los usuarios de hojas de cálculo están familiarizados con el comando Pegar de Excel, que permite pegar en el portapapeles una o más celdas que se han copiado. Por ejemplo, la figura 1 muestra un simple cálculo de nómina. Si quisieras duplicar esta sección de la hoja de cálculo, digamos para una nueva semana, podrías hacer clic en la celda A1, pulsar Ctrl-A para copiar las celdas contiguas y luego Ctrl-C para copiar los datos. Luego, en cualquier versión de Excel, mueve el cursor a una nueva celda, como la A7, y realiza cualquiera de estas acciones para pegar:

Racionalización de la característica de valores especiales de Pegado de Excel
  • Haga clic con el botón izquierdo del ratón en el icono de Pegar en la interfaz de usuario de Excel
  • Haz clic con el botón derecho del ratón en la celda A7 y elige Pegar
  • Presione Alt-H-V para usar los atajos de teclado de cinta en Excel 2007 y posteriores
  • Presione Ctrl-V en cualquier versión de Excel
  • Presiona la tecla Intro en cualquier versión de Excel, lo que permitirá pegar los datos y borrar el portapapeles simultáneamente.

Figura 1: Copia y pega tanto las fórmulas como los valores en otra parte de tu hoja de trabajo.

En este caso, Excel duplicará tanto las fórmulas como los valores en el bloque de celdas anclado por la celda A7. Digamos, sin embargo, que quiere almacenar una imagen de los datos, es decir, sólo los totales, como se ilustra en la Figura 2. Para ello, seguirías copiando los datos al portapapeles y pasarías a una nueva celda, como la F7. A continuación, harías clic en la flecha debajo del botón Pegar y luego harías lo siguiente dependiendo de tu versión de Excel:

  • Excel 2010 y posteriores: Elija entre los tres iconos de Pegar especial, que le permiten pegar Valores, Valores y formato de números, o Valores y formato de fuente.
  • Excel 2007: Elija Pegado especial, y luego haga doble clic en Valores para saltar el botón Aceptar.
  • Excel 2003: Elija Editar, Pegado especial y luego haga doble clic en Valores para saltarse el botón OK.
  • Excel 2007 y posteriores: Presiona Ctrl-Alt-V para mostrar el cuadro de diálogo Pegado especial, desde el cual puedes presionar Alt-V, y luego presiona Intro para evitar usar el ratón.
  • Cualquier versión de Excel: Presiona Alt-E-S para mostrar el cuadro de diálogo Pegar Especial.

También puedes ver los atajos de teclado de cinta en Excel 2007 y posteriores:

  • Excel 2007 y posteriores: Alt-H-V-V para pegar como valores
  • Excel 2010 y posteriores: Alt-H-V-A para pegar como Valores y Formato de Números
  • Excel 2010 y posteriores: Alt-H-V-E para pegar Valores y Formato de Fuente

Figura 2: Copia y pega los valores en otra parte de tu hoja de trabajo.

Ahora, en lugar de confiar en esa panoplia de técnicas, considere mi enfoque favorito, que utiliza la Barra de Herramientas de Acceso Rápido en Excel 2007 y posteriores:

  • Haz clic en la flecha al final de la barra de herramientas de acceso rápido y luego elige Más comandos. También puedes hacer clic con el botón derecho del ratón en la cinta de Excel y elegir Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.
  • Seleccione los comandos que no están en la cinta de la lista Elegir comandos de.
  • Haga clic una vez en Separador (o cualquier icono de la lista), y luego escriba la letra Q para ser llevada al inicio de la sección Q, pero más importante aún, al final de la sección de comandos que comienzan con P.
  • Como se muestra en la Figura 3, puede hacer doble clic en cualquiera de estos tres iconos o en todos ellos para añadirlos a su Barra de herramientas de acceso rápido: 1) Pegar valores-la forma clásica de convertir fórmulas a valores; 2) Pegar valores y formato de números-convierte las fórmulas a valores y aplica el mismo formato de números que las celdas de las que ha copiado; 3) Pegar valores y formato de fuentes-convierte las fórmulas a valores y aplica todo el formato, incluyendo formatos de números, bordes, colores de fuentes, etc. de las celdas de las que ha copiado.
  • Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel.
  • Para utilizar la nueva funcionalidad, pulse la tecla Alt para mostrar los atajos de teclado numérico para sus iconos. Ahora puede pegar especiales sin recurrir a los atajos de teclado tipo sopa de letras.

Figura 3: Añade las tres características de Pegar Valores Especiales a tu Barra de Herramientas de Acceso Rápido.

Si estos iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido te resultan útiles, es posible que desees agregar accesos directos para la vista previa de impresión “clásica” en Excel 2010 y posteriores, paneles de congelación y tachado.