Las tablas dinámicas son gratuitas con Microsoft Excel y son imprescindibles para cualquiera que quiera analizar sus datos. AccountingWEB ha estado difundiendo la palabra durante mucho tiempo, y publicamos nuestro primer tutorial autodidáctico sobre las tablas dinámicas ya en 1999. Ahora hay un paquete completo de estos tutoriales y se ha accedido a ellos más de 100.000 veces.
¿Por qué tutoriales?
Hay docenas de libros por ahí que le explicarán cómo crear una mesa giratoria. Pero mi propia experiencia es que no importa cuántas veces alguien explique algo, nunca entenderás realmente un software hasta que te hayas sentado en el teclado y hayas repasado un ejemplo práctico.
Para esto son los tutoriales. Cada uno viene con datos de muestra e instrucciones paso a paso que le indican qué botones debe pulsar. Y cada uno – ya sea de presupuestos, análisis de ventas, cálculo de costos, o lo que sea – es una aplicación real desarrollada por un usuario y por mí cuando estábamos instalando un paquete de cuentas/ERP.
El trabajo con un caso real como el tutorial de análisis de ventas le ayudará a visualizar cómo podría analizar las ventas en su propia empresa, y cómo calcular los números clave como el margen y el porcentaje de margen.
¿Por dónde empezar?
¿Cuánto tiempo tienes? Cada tutorial ilustra una docena o más características de la tabla pivotante en una sesión continua. Siendo realistas, te llevará una hora o 90 minutos. Necesitarás concentrarte, así que cierra las cortinas y descolga el teléfono.
Si esto es demasiado para digerir de una sola vez, o simplemente no tienes tiempo para dedicarle, también tenemos la serie de consejos de cinco minutos. Esto utiliza ejemplos trabajados, pero para una sola característica a la vez.
Haga clic a continuación para elegir el horario de aprendizaje que desee:
- 1. Empezando – Si no eres un contador
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2. Empezando – Si eres un contador
1. EMPEZAR – SI NO ERES UN CONTADOR
1. Si quieres saber de qué se tratan las mesas giratorias, empieza con cinco minutos de consejos de mesas giratorias y prueba el primer consejo.
2. Si quieres aprender en serio pero no tienes una hora o más de sobra, trabaja en la serie completa de consejos de la tabla giratoria de cinco minutos cada vez que tengas un momento. Cubren la mayoría de las áreas del tutorial de Análisis de Ventas, además de otras como la elaboración de gráficos y la importantísima función de vlookup.
La serie de consejos de cinco minutos toma una base de datos muy simple de sólo 27 registros de facturas de ventas y muestra cómo analizarlas para mostrar las ventas por producto y por cliente, los márgenes, el porcentaje de margen, etc. Puedes trabajar con ellos en cualquier orden, aunque debes hacer primero los consejos 1 a 3 para empezar.
3. Si tienes una hora o 90 minutos para un tutorial completo, gástalo trabajando en el tutorial Análisis de Ventas con Tablas Pivotantes. Es similar a los consejos de 5 minutos pero utiliza un conjunto de datos mucho más grande (y por lo tanto más realista) de 4200 registros.
En este ejercicio se importan a Excel varios miles de registros de partidas de facturas de ventas tomadas de un paquete contable/ERP. A continuación, utilice tablas dinámicas para analizar las ventas y el beneficio bruto de la forma que desee: ventas por cliente por mes, ventas por producto, ventas por ejecutivo de ventas, beneficio bruto por ejecutivo de ventas, clasifique sus productos más vendidos por valor, etc., etc.
2. EMPEZAR – SI USTED ES UN CONTADOR
1. Si quieres saber de qué se tratan las mesas giratorias, empieza con cinco minutos de consejos de mesas giratorias y prueba el primer consejo.
2. Si quieres aprender en serio pero no tienes una hora o más de sobra, trabaja en la serie completa de consejos de la tabla giratoria de cinco minutos cada vez que tengas un momento. Cubren la mayoría de las áreas del tutorial de Análisis de Ventas, además de otras como la elaboración de gráficos y la importantísima función de vlookup.
La serie de consejos de cinco minutos toma una base de datos muy simple de sólo 27 registros de facturas de ventas y muestra cómo analizarlas para mostrar las ventas por producto y por cliente, los márgenes, el porcentaje de margen, etc. Puedes trabajar con ellos en cualquier orden, aunque debes hacer primero los consejos 1 a 3 para empezar.
3. Si tienes una hora libre para trabajar en un tutorial completo, el más sencillo para empezar es Presupuestar con Tablas Pivotantes
Establezca presupuestos mensuales para varios departamentos de una empresa, luego utilice una tabla pivote para calcular el presupuesto total de la empresa. «Desglose» las cifras mensuales para comprobar los saldos dudosos. Aprende a revisar los presupuestos de cada departamento, luego usa el comando Refrescar datos para recalcular los totales generales de la empresa.
4.(a) Después de esto puedes elegir. O bien puedes completar el ejercicio de presupuesto yendo a Presupuestos con Tablas Pivotantes, parte 2.
Esto es una continuación del primer tutorial de Presupuestos. Añade los datos reales a los presupuestos cada mes a medida que se producen, y luego utiliza tablas pivotantes para producir informes mensuales de rentabilidad que comparen lo real con lo presupuestado y la variación.
4.(b) O, si quiere exportar saldos de un paquete de cuentas y crear informes financieros, puede saltarse la parte 2 del presupuesto e ir a Convertir un balance de prueba en un P&L con una tabla pivote
Ha exportado un informe de balance de prueba de su paquete de cuentas a Excel. En este tutorial, va a aplicar las tablas dinámicas y la función Vlookup de Excel a los datos del balance de prueba para crear una cuenta de pérdidas y ganancias para cada departamento de su empresa.
5. En el siguiente tutorial se exportan las transacciones de un paquete de cuentas y se crean informes financieros. Utilícelo cuando los paquetes de cuentas no tengan saldos. Por ejemplo, cada paquete contendrá saldos nominales de cuentas para la empresa en su conjunto, pero muy pocos los contendrán para cada departamento. En este caso, tendrá que exportar las transacciones en bruto y calcular los saldos de los departamentos usted mismo. Crear informes financieros a partir de las transacciones exportadas
Exportar 2.000 transacciones de un paquete contable y utilizar tablas pivotantes para comprobar si hay errores, por ejemplo, transacciones analizadas en la cuenta nominal equivocada, por qué el Control de Deudores no está de acuerdo con la suma de los saldos de los clientes, etc. Después de comprobar que los datos se han analizado correctamente, utilice una tabla pivote para generar el balance de prueba, el informe de pérdidas y ganancias y el balance general.