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¿Quién es más probable que cometa un fraude?

Es justo decir que como dueño de un negocio, en algún momento, le entregarás las llaves de tu castillo a alguien. Una vez que eso ocurra, se abrirá la ventana de un posible fraude.

Es muy difícil no confiar en los que te rodean cuando son contratados para hacer trabajos muy importantes. Después de todo, les das acceso a dinero, bienes, listas de clientes y más, todas las cuales son las piezas del rompecabezas que conforman tu negocio, tus ganancias y tu estilo de vida. Les advierto que la información que les voy a dar puede ponerlos en un estado de negación, paranoia o incluso de pánico.

¿Quién es más probable que cometa un fraude?
¿Quién es más probable que cometa un fraude?

Como ya he dicho antes, el fraude no es necesariamente realizado por “criminales”. A menudo es cometido por personas normales por tres razones: Tienen presión en sus vidas, pueden racionalizar por qué lo hacen y tienen la oportunidad de hacerlo. Y hay tres culpables comunes: el contable interno, el agente de compras y el gerente del almacén, y los socios.

Discutamos cada una de estas posiciones de riesgo potencial.

1. Contadores internos

Generalmente, son personas que trabajan para empresas más pequeñas y son los únicos que manejan las finanzas. Normalmente, el dueño del negocio confía al 100% en el tenedor de libros, que normalmente ha estado en la empresa durante un tiempo significativo y es la “mano derecha” del dueño. La mayoría de las veces, esta persona nunca ha cometido ningún tipo de fraude en su vida (hasta ahora, por supuesto).

Ahora: No estoy diciendo que no debas tener un contador en tu oficina o que no debas confiar en el que trabaja actualmente para ti. Más bien, estoy diciendo, “Escuche, implemente algunos controles internos simples y gratuitos que ayudarán a minimizar el riesgo de que cometan su primer delito”. A menudo, cuando se produce un fraude, le sucede al dueño de un negocio que actúa de manera similar a un propietario ausente. Invirtiendo en algunos controles internos simples, será capaz de hacer un seguimiento de lo que está pasando.

Si no está seguro de lo que pueden ser, le animo a que visite nuestra nueva página web, que se lanzará el 5 de noviembre de 2018.

2. Agentes de Compras y Gerentes de Almacén

Estos puestos controlan sus activos más caros: su inventario y su equipo. Aquellos que supervisan el mantenimiento, el pedido y la seguridad de su inventario y otras compras tienen las llaves de sus productos.

Piensa en un almacén que guarda madera. La madera representa miles de artículos diversos y cantidades difíciles de controlar. Sin controles internos para detectar cuándo el inventario sale del almacén y por qué, es fácil para un gerente decidir que necesita construir una cubierta y utilizar su madera para hacerlo.

Además, asegúrese de tomar nota de los cambios en el estilo de vida de los empleados. Esto le ayudará a detectar cuando, por ejemplo, el agente de compras crea una orden de compra y envía la madera a otro lugar, como su casa. Hablaré más sobre otras medidas de control interno que puede tomar en futuros artículos.

3. Socios

Si está en un negocio con otra persona o varias personas, querrá prestar atención a esta. Recuerda: Independientemente de su relación personal, usted está en NEGOCIOS con esta persona, por lo que es importante que todos los socios participen en las finanzas hasta cierto punto. De hecho, tener un director financiero de respaldo para ayudarle a supervisar las transacciones y comprobar con el contable es fundamental.

Tuve un caso en el que un compañero llevó a su familia de vacaciones por todas partes (que costaba alrededor de 10.000 dólares por viaje, nada menos). El que estaba en la oficina trabajando y manejando el negocio no tenía ni idea.Una vez que investigamos todos los detalles de las transacciones, descubrimos más de 3.000.000 de dólares en fondos que fueron contados fraudulentamente como gastos y distribuciones del negocio, todo sin el conocimiento del otro socio.

Esto sucede a menudo cuando un socio sólo dirige las operaciones comerciales diarias y otro sólo se ocupa de las ventas. Es esencial implementar controles y equilibrios para poder hacer un seguimiento del otro. Es importante confiar en su socio, pero verifique que está haciendo lo que dice que hará por la empresa para su propia protección.

Siguiente en la serie:El costo para las víctimas del fraude