Todo el mundo tiene, o sabe, historias de terror sobre Excel. Con la próxima versión de Excel, que permite que una hoja de cálculo tenga más de un millón de filas, ¿significa esto que nos dirigimos a desastres cada vez más grandes? David Carter sugiere que los peligros no provienen del propio Excel, sino del uso de las fórmulas de Excel.
¿Cómo sería la vida sin Excel? Para la mayoría de los contadores es el software más importante que tienen, muy fácil de usar, pero increíblemente versátil.
De vez en cuando, sin embargo, escuchamos historias de horror sobre los desastres de Excel. Los condenados murmuran oscuramente que esta misma fuerza, su facilidad de uso, es la debilidad de Excel. Muchas hojas de cálculo han sido improvisadas por los usuarios sobre la marcha, sin una disciplina adecuada en el diseño o la estructura de datos. Y de hecho todos hemos visto un pronóstico en el que de alguna manera una de las cifras ha sido calculada erróneamente y el error ha llegado hasta el fondo.
Entonces, ¿qué tan seguro es Excel? La pregunta es particularmente relevante cuando la próxima versión de Excel será capaz de contener 20 veces más datos en una hoja de cálculo que ahora. ¿Significará esto desastres cada vez más grandes?
Para responder a la pregunta, primero tenemos que pensar en lo que realmente hace Excel, porque a lo largo de sus 15 años de vida, Excel se ha convertido en un compuesto de tres aplicaciones diferentes.
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Excel es una hoja de cálculo
Después de la llegada del PC a principios de los 80, la aplicación más vendida para ejecutarla fue la hoja de cálculo Lotus 1-2-3. Los contadores usaban Lotus para la modelización y previsión financiera; los no contadores para tareas más humildes pero muy útiles como la impresión de listas.
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Excel es una base de datos
A principios de los 90, Microsoft introdujo Excel. En las subsiguientes â??guerras de característicasâ? contra 1-2-3, Microsoft se dio cuenta de que el diseño de filas y columnas de una hoja de cálculo refleja exactamente el diseño de registros y campos de una base de datos. Así que mejoraron Excel añadiendo características que hasta entonces sólo se encontraban en los paquetes de bases de datos â?» características como Autofiltro, Ordenación, Subtotal y Tablas Pivote (âcross-tabsâ?, como se conocen en el comercio). Excel se convirtió en una base de datos personal y en una hoja de cálculo.
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Excel es una herramienta de análisis e informe de datos
Finalmente, con la llegada de Windows y WYSIWYG (â??lo que ves es lo que obtienesâ?) los contadores se dieron cuenta de que si podían meter sus datos en Excel, podían manipularlos, y luego darles formato en un informe final lo suficientemente bueno como para distribuirlo a la alta dirección. Usando el Asistente de Importación podían tomar datos de otro lugar, luego analizarlos y reformatearlos en Excel para producir informes de gestión.
Una hoja de cálculo para la modelización financiera, una base de datos para almacenar registros, una herramienta para analizar e informar sobre los datos de su empresa â?» Excel es todo esto.
Donde las cosas van mal en Excel
La mayoría de los desastres de Excel implican grandes hojas de cálculo que se han ido añadiendo continuamente hasta que se salen de control. Entonces, ¿podemos concluir que las grandes hojas de cálculo son malas hojas de cálculo?
No necesariamente. Supongamos, por ejemplo, que usted importa un millón de registros de su paquete ERP/cuentas a Excel y los analiza con tablas pivotantes. Esto sería perfectamente seguro. Los datos de entrada han venido del programa de cuentas donde se almacenan bajo un control adecuado, mientras que los informes de salida son calculados automáticamente por el programa, y los resultados son siempre correctos. (Puede que los interprete incorrectamente, por supuesto, pero aritméticamente siempre serán correctos).
¿Cuántas fórmulas vas a usar?
Así que es perfectamente seguro tener hojas de cálculo de tamaño monstruoso cuando se importan datos externos a Excel, y luego usar tablas pivotantes para analizarlos e informar sobre ellos.
Donde las cosas empiezan a ir mal es donde hay muchos datos en la hoja de cálculo, y el usuario está usando fórmulas de Excel para manipularlos. Muy a menudo he estado en empresas cuyo contable se ha marchado. Detrás de él queda una hoja de cálculo que contiene todos sus costes, precios, previsiones, lo que sea. La información es vital y como â??experto en Excelâ? se supone que puedo entrar y darle sentido.
Temo estas hojas de cálculo. A menudo hay fórmulas por todas partes. Cambiar un número aquí cambiará una docena de números en otro lugar. Es imposible entender la lógica de cómo funciona, y mucho menos si funciona correctamente. Al final del día todo lo que puedes hacer es desecharlo y empezar de nuevo.
Muchas fórmulas = mal diseño
En un nivel, una fórmula puede ser un brillante ejemplo de ingenio humano. Pero en otro indica un fallo en el diseño, una solución a corto plazo cuando la necesidad real es estructurar los datos de una manera adecuada a largo plazo.
Así que, por ejemplo, a riesgo de ofender a algunos lectores, yo diría que cualquier hoja de cálculo que utiliza la fórmula SUMIF para calcular los totales ha sido mal diseñada. Es más fiable utilizar una tabla pivotante para estos cálculos.
Excel y desarrollo
Pero la mayoría de las veces simplemente tienes que usar fórmulas. Si quieres que un trabajo sea computarizado, los desarrolladores de IT tienen el irritante hábito de exigir una especificación completa antes de empezar a escribir una línea de código. Pero a menudo al principio sólo sabes vagamente que hay que hacer algo, sin tener una idea clara de cómo va a ser el resultado final. Así que sólo tienes que introducir los datos en Excel, y usar fórmulas para elaborar las respuestas sobre la marcha.
En el mundo real este enfoque de «chupar y ver» es a menudo la única manera de hacer despegar cualquier sistema nuevo. Pero en principio, por supuesto, los desarrolladores tienen razón. Lo que debería suceder es que, después de unas semanas o meses ejecutando el trabajo en Excel, la aplicación madura y ya tienes una idea clara en tu cabeza de la lógica de todo esto.
Habiendo llegado por ensayo y error a la etapa en la que tiene una comprensión total del trabajo, ahora puede decidir el siguiente paso. ¿Es lo suficientemente simple como para dejarlo en Excel? ¿O es demasiado grande para Excel, con demasiados datos encadenados por demasiadas fórmulas?
Si es lo último, es hora de salir y buscar un paquete de terceros que haga el trabajo, o ir a un profesional de la informática, darles una especificación y hacer que reescriban la aplicación correctamente en algo como Access.
Es cuando este segundo paso no se da, y los sistemas prototipo basados en Excel simplemente se dejan para que se hagan cada vez más grandes, que los desastres tienden a ocurrir.
Este artículo fue publicado originalmente en AccountingWEB UK, nuestro sitio hermano. Se puede encontrar en la Zona de Excel en www.accountingweb.co.uk