Ahora que la temporada de impuestos ha terminado, es un gran momento para reflexionar sobre lo que ha ido bien y las oportunidades que puede tener para mejorar en el próximo año. Además, al implementar eficiencias en su flujo de trabajo, puede asegurarse de que la próxima temporada de impuestos sea una mejor experiencia.
Como tal, he reunido un par de formas clave para que tu práctica funcione mejor a tiempo para la próxima crisis fiscal. Recuerda, no se trata de cambiar todo, sino de concentrarse en una o dos áreas clave donde puedas hacer las mayores mejoras:
Crear la estandarización a través de su práctica
Si tiene personal en su empresa, puede ser útil crear flujos de trabajo estandarizados o listas de verificación para completar los archivos de sus clientes en base a lo que le pareció más eficiente este año. Si usted es el que hace todos los ajustes para la declaración de impuestos porque tiene la mayor parte de la experiencia, puede convertirse potencialmente en el cuello de botella para hacer el trabajo.
Dedique el tiempo ahora a documentar sus conocimientos y a elaborar su lista de control de calidad interna para ayudar a su personal a buscar errores o problemas en los archivos de los clientes. En el caso de las prácticas que cuentan con tecnología para realizar un seguimiento de las tareas en el flujo de trabajo, asegúrese de que haya funciones automatizadas habilitadas que indiquen si un archivo está listo.
Cuando traigas nuevos clientes, usa un plan de cuentas estándar cuando sea posible para que no el plan de cuentas de cada cliente sea diferente. Esto le ayudará a acelerar el trabajo de conciliación entre el plan contable y las partidas de impuesto sobre la renta de cada año. Esto ayudará a crear una mayor uniformidad y consistencia en el conocimiento de la empresa para que pueda ayudar a su personal a ejecutar el trabajo de manera más eficiente.
Considere su software
Si no está usando una plataforma de contabilidad en la nube todo el año, lo más probable es que haya pasado tiempo adicional en esta temporada tan ocupada limpiando los archivos de sus clientes para poder completar el trabajo de impuestos. Tomemos, por ejemplo, a Laura Pilkington, propietaria de la práctica de New Hampshire, Accounting Elements.
Su primer tiempo de impuestos en la nube fue mejor que nunca antes. Usó la contabilidad en la nube para recopilar los datos financieros de sus clientes y dice que ha sido el mes de enero más fácil en los nueve años que ha estado operando su práctica.
En años anteriores recuerda haber trabajado como loca para llevar las finanzas de sus clientes a sus contadores, levantándose a las 6 de la mañana la mayoría de las mañanas en los días previos a la fecha límite. Este año, sabiendo que tenía unas vacaciones planeadas para enero, Laura comunicó los plazos a su personal, y para febrero, la mayor parte del trabajo estaba terminado.
«Ni siquiera me di cuenta de que sería posible tener todo terminado tan pronto porque he estado haciendo esto durante nueve años», recuerda Laura. «No hay excusa para que los libros lleguen con meses de retraso porque miramos a todos nuestros clientes a diario para asegurarnos de que están al día. La habilidad diaria de estar en la nube es la gracia salvadora».
Aunque muchos están usando software de contabilidad en la nube, lo que he descubierto es que los profesionales de la contabilidad no están usando toda la funcionalidad disponible, a menudo creando más trabajo para ellos mismos. Aquí están algunas de estas características subutilizadas:
1. Nómina. He encontrado que algunos van fuera de la plataforma de contabilidad para hacer ajustes y luego vuelven a entrar. Al asegurar que la nómina se integra en la plataforma, se reduce la cantidad de trabajo manual.
2. Gerente de la práctica. La utilización de una herramienta de gestión de la práctica puede asegurar un proceso más consistente y ayudarle a monitorear el trabajo en curso para que sepa dónde están los archivos de los clientes y tenga la capacidad de medir el desempeño del personal.
3. Gestor de activos fijos. Si no estás calculando la depreciación sobre una base mensual, es importante al menos hacer un seguimiento en un gestor de activos fijos a lo largo del año. De esta manera, sabrás qué adiciones fijas hay para facilitar la compilación rápida de esa información en el momento de los impuestos.
4. Informes personalizados. Muchas empresas todavía realizan cálculos manuales fuera de sus programas informáticos. En lugar de computar resúmenes de cuentas para la declaración de impuestos en una calculadora o en una hoja de cálculo, asegúrese de utilizar la capacidad de la presentación de informes personalizados para calcularla por usted, allí mismo en su software de contabilidad en la nube.
Pensamientos finales
La época de los impuestos es un esfuerzo de todo el año. Es muy importante estar al día con los archivos de tus clientes mensualmente, usando software de nube, para que la temporada de impuestos de cada año no sea tan gravosa.
Mantenerse al día con los libros de su cliente mensualmente a lo largo del año y desplegar algunos de estos consejos puede asegurar que el trabajo del cliente de fin de año no sea más que una simple limpieza.