En artículos anteriores de esta serie, el autor Larry Perry CPA ha analizado las formas prácticas de planificar, realizar y completar pequeños encargos de auditoría para lograr tanto una alta calidad como rentabilidad.Esencialmente, se ha centrado en el cumplimiento de las normas profesionales aplicables en el menor tiempo posible, es decir, en realizar una «buena auditoría»
La última cuestión para maximizar la eficiencia del compromiso es considerar qué tipo de tecnología de auditoría es la más rentable, teniendo en cuenta el sistema de información financiera de una entidad informante más pequeña y los hechos y circunstancias del compromiso.
La naturaleza, el tamaño y la complejidad de una entidad informadora debería normalmente orientar las decisiones de la administración sobre la presentación de información financiera y otras aplicaciones informáticas. Sin embargo, muchos administradores quieren sistemas de software de nivel medio a precios de fábrica.
Encontrar el mundo no suele funcionar de esta manera, ya que la mayoría de las entidades informantes más pequeñas operan con un programa informático de uso inmediato. Unos pocos pueden adquirir sistemas de nivel medio que contienen aplicaciones de desarrollo o modificación.
La toma de decisiones de un auditor sobre las inversiones correctas en aplicaciones de auditoría electrónica debe comenzar con la consideración del sistema de información financiera de la entidad y los procedimientos de auditoría que pueden aplicarse teniendo en cuenta el sistema de software de la entidad.
Usando Aplicaciones Comunes
A continuación se presentan algunos procedimientos de auditoría importantes e ilustraciones de aplicaciones asistidas electrónicamente que son rentables:
1. Software especializado en diagramas de flujo
Algunos de nosotros, los auditores de «pelo gris», recordamos la plantilla de plástico con símbolos perforados que usamos hace décadas para preparar a mano los diagramas de flujo de control interno. Muchos de nosotros nos volvimos competentes en el dibujo de diagramas de flujo en bruto utilizando estas plantillas al entrevistar al personal de la entidad informante. A veces esto llevaba menos tiempo que la preparación de la documentación de los memorandos.
Desde entonces, se dispone de un software especializado en diagramas de flujo a un precio razonable. Los símbolos estándar, las listas desplegables, el formato de las columnas y las capacidades de dibujo han hecho que el uso de los diagramas de flujo preparados electrónicamente para documentar los sistemas de presentación de informes financieros y de control interno de una entidad sea una de las principales formas de producir calidad y eficiencia en las auditorías, y tal vez incluso facilite una era de renacimiento de los diagramas de flujo de las auditorías.
2. Lectura o escaneo de la actividad de la cuenta de GL usando Excel u otras hojas de cálculo
Cuando un auditor utiliza una copia impresa o electrónica de la actividad del libro mayor de una entidad para este importante procedimiento de evaluación de riesgos, puede generar grandes cantidades de pruebas sustantivas para la estrategia de auditoría del encargo. La utilización de las capacidades del programa informático de contabilidad de una entidad y/o sus opciones de hoja de cálculo, puede ahorrar un tiempo considerable en la identificación de transacciones grandes y/o inusuales para la investigación de la auditoría. Algunas empresas de contadores públicos están utilizando programas informáticos de extracción de datos en sus auditorías más importantes con este fin.
3. 3. Utilizar la hoja de cálculo para documentar los procedimientos de evaluación de riesgos siempre que sea posible
La documentación en hojas de cálculo de los asuntos inusuales a partir de la lectura o el escaneo de la actividad de la cuenta del libro mayor general, y de otros procedimientos de evaluación de riesgos, puede eliminar numerosos programas de cuentas individuales de los archivos de contratación. Las columnas que identifican la ubicación del asunto inusual, las consultas realizadas al personal de la entidad informadora, sus respuestas y las acciones o conclusiones de los auditores proporcionarán un documento de varias páginas que evidenciará los resultados de los procedimientos de evaluación de riesgos, así como una ubicación de los hallazgos para el examen de un líder del compromiso.
4.Uso de plantillas de papel de trabajo estandarizadas y de hoja de cálculo para simplificar la preparación
La preparación de balances de prueba de trabajo, hojas de plomo, documentos de trabajo principales para la clasificación de cuentas de material y otros calendarios de procedimiento comunes en un formato de hoja de cálculo estándar puede ayudar al personal de la contratación, así como a los líderes de la contratación durante la fase de examen de una contratación. Entre los ejemplos de documentación en hojas de cálculo figuran los procedimientos analíticos, las pruebas de control, las transferencias interbancarias, los balances de prueba de cuentas por cobrar envejecidos, las estadísticas de confirmación, las pruebas de fijación de precios de inventario, los impuestos sobre la renta diferidos, la preparación del estado de las corrientes de efectivo y muchas otras aplicaciones.
Empujando el sobre electrónico
Más allá de la documentación estandarizada en hojas de cálculo, muchas empresas de contadores públicos se están aventurando en otros programas de procedimientos y documentación. El software de contenedores de archivos parece ser uno de los más populares.
Permitir que una empresa de contadores públicos almacene documentación electrónica de todas las áreas funcionales de la práctica para clientes individuales facilita la realización y el examen de los compromisos de auditoría, contabilidad e impuestos. Este tipo de programas informáticos puede vincularse a productos de software que proporcionan funciones para realizar tareas más rápidamente que los métodos manuales, incluso aplicaciones de auditoría y documentos de trabajo.
Así que, aquí está la verdad obvia: El costo de lo que decidimos hacer electrónicamente debe ser menor que el costo de hacer lo mismo manualmente. En resumen, el costo debe justificar el beneficio.
Costo-beneficio de la toma de decisiones
Por consiguiente, la clave para la adopción de decisiones eficaces al adquirir aplicaciones electrónicas es comparar el costo de la realización de las tareas manualmente con su costo electrónicamente. Esto parece sencillo, pero a menudo no sucede.
Para ilustrarlo, tomemos el ejemplo de los procedimientos de confirmación de cuentas por cobrar. Como la mayoría de nosotros sabe, cada vez se utilizan más los métodos de confirmación electrónica que ofrecen varios proveedores.
A continuación se presenta un resumen del proceso de análisis de costo-beneficio para decidir la utilización de un proveedor de confirmaciones electrónicas para las confirmaciones de cuentas por cobrar.
Una vez hice un estudio informal del costo promedio en tiempo y honorarios de un proceso típico de confirmación manual. Identifiqué 16 pasos en el proceso (puedo enviarlos por correo electrónico si lo solicitan). Tras determinar el tiempo estimado para cada paso, el tiempo total se dividió por un número representativo de solicitudes de confirmación basadas en algunas circunstancias de riesgo típicas.
Los resultados indicaron que el tiempo medio para enviar cada confirmación era de entre 20 y 30 minutos. Con una facturación media del personal de, digamos, 90 dólares para las personas que realizan los procedimientos de confirmación, cada confirmación costaría aproximadamente 40 dólares. Si se utiliza un proveedor de confirmación electrónica, el costo de todo el proceso de confirmación puede ser de unos 25 dólares por cada confirmación.
Suponiendo que el costo de las confirmaciones electrónicas pagadas al proveedor esté incluido en los honorarios de contratación de la auditoría, puede ser muy beneficioso utilizar esta aplicación electrónica.
Una vieja ilustración práctica con beneficios actuales
Hace casi 40 años, un socio comercial y yo desarrollamos y comercializamos un conjunto de plantillas de documentos de trabajo automatizados e integrados y otra documentación de auditoría. Esto fue mucho antes de que las principales editoriales comenzaran a publicar esos productos.
De hecho, fue sólo unos pocos años después de que los primeros «microordenadores» se pusieran a disposición del público. Nuestros esfuerzos de comercialización, como se podría sospechar, se encontraron con mucha resistencia, tanto que después de un año tuvimos que dejar de comercializar este sistema electrónico.
Hubo varias razones por las que nuestro producto falló:
1. La mayoría de los auditores no pudieron visualizar cómo se podía preparar electrónicamente la documentación de auditoría de manera más eficiente, esto incluso después de muchas demostraciones en vivo.
2. Los socios de las empresas de CPA previeron grandes inversiones en equipos y programas informáticos y no pudieron visualizar la recuperación de estos costos a partir de las eficiencias de aplicación.
3. Nuestro sistema se basaba en la tecnología de hojas de cálculo, y en ese momento era operacionalmente lento.
Algunos clientes, sin embargo, compraron nuestro sistema y reaccionaron de diferentes maneras:
1. Algunos cargaron el sistema en una computadora en una sala de conferencias y se lo mostraron a sus clientes como una indicación de su progresividad. Desafortunadamente, nadie fue entrenado en su uso ni se aplicó a ningún compromiso.
2. Después de adquirir el sistema, algunos socios seleccionaron dos o tres clientes, capacitaron a unos cuantos y utilizaron el sistema en un compromiso de auditoría actual para cada uno.
3. Unos pocos valientes socios de la empresa CPA compraron el sistema, capacitaron a todo el personal de auditoría en su uso y lo aplicaron por mandato en todos los compromisos de la empresa.
¿Cuáles fueron los resultados? Al primer grupo le llevó décadas aplicar cualquier software de auditoría electrónica a sus compromisos.
Tras evaluar los resultados de dos o tres compromisos, el segundo grupo rara vez llegó a solicitudes de toda la empresa. El tercer grupo de socios de la empresa CPA se convirtió en el líder en la aplicación de innovaciones tecnológicas a sus compromisos. La forma en que lo hicieron, sin embargo, es fundamental para nuestras decisiones de hoy sobre el uso de la nueva tecnología en los contratos de auditoría más pequeños.
Estas empresas de contadores públicos fueron pioneras en la aplicación de aplicaciones de auditoría electrónica; no había otras empresas más pequeñas con experiencia de las que aprender. Veían la posibilidad de obtener beneficios de la nueva tecnología, pero tenían reservas acerca de que esos beneficios se obtuvieran en todos los encargos de auditoría.
Sabían que el costo de la capacitación del personal de contratación, la naturaleza, el tamaño y la complejidad de las contrataciones de auditoría y las actitudes del personal de la firma de contadores públicos podrían reducir los cargos por tiempo de auditoría, o podría aumentarlos. Tenían que ser el prototipo para obtener información para la toma de decisiones, por lo que aplicaron todo el sistema de software a todos los encargos.
Entonces, ¿qué aprendieron?
1. Todo el sistema electrónico sólo podía utilizarse con plenos beneficios en los encargos de auditoría de mayor envergadura.
2. Determinaron que sólo ciertas partes del sistema podían utilizarse en la mayoría de los encargos de auditoría de sus empresas.
3. Encontraron que el costo de la instalación y la capacitación prohibía el uso de la mayor parte del sistema, y a veces todo, en auditorías más pequeñas.
En la actualidad, para la mayoría de las nuevas tecnologías, contamos con una amplia investigación y pruebas realizadas por editores y empresas de contabilidad para ayudar a evaluar los posibles beneficios de las nuevas aplicaciones de auditoría.
Si bien es poco probable que los socios o los profesionales únicos decidan aplicar la nueva tecnología a todas las auditorías de una empresa, sin duda pueden investigar las experiencias de otras empresas y los materiales de investigación publicados para orientar sus acciones. Obviamente, parte de la tecnología puede producir beneficios de calidad y rentabilidad en auditorías más pequeñas.
Las aplicaciones más grandes y costosas como la cadena de bloques, la auditoría en la nube, el análisis de grandes datos o las técnicas de auditoría continua pueden no ser beneficiosas en las auditorías más pequeñas de hoy en día. Sin embargo, la comprensión de los conceptos que hay detrás de estas aplicaciones tecnológicas y el seguimiento de la investigación de la aplicación y los resultados de las pruebas pueden proporcionar la información para precipitar el cambio para mañana.
Conclusión
Entonces, ¿qué puede hacer una empresa? En esta serie, la respuesta ha sido esta:
- Haz una buena auditoría hoy
- Considerar la naturaleza, el tamaño y la complejidad de cada compromiso para desarrollar una estrategia de auditoría rentable
- Modificar las ayudas prácticas de talla única basadas en los resultados de los procedimientos de evaluación de riesgos.Buscar continuamente oportunidades para reunir suficientes pruebas sustantivas de los tipos de pruebas y procedimientos más rentables y preparar la documentación más rentable.
Debemos decir adiós a algunos de los viejos paradigmas de auditoría que aún existen. Usar nuestro juicio profesional para evaluar continuamente la efectividad y la eficiencia de las estrategias de auditoría, así como el costo/beneficio de la nueva tecnología de auditoría, es el camino del éxito para las pequeñas auditorías en el futuro!