A principios de esta semana presenté la edición de gráficos de la serie de seminarios web de Excel de alto impacto de AccountingWEB. Uno de los muchos temas que cubrí fue la característica de Sparklines, que se introdujo por primera vez en Excel 2010. Varios asistentes preguntaron: «¿Qué hago cuando la función Sparklines está en gris?» Una de mis verdades favoritas es que Excel está lleno de matices. De hecho, un sutil matiz puede desactivar esta característica, que revelaré, junto con una visión general de los Sparklines.
Como se muestra en la figura 1, las líneas de chispa son un medio de mostrar pequeños gráficos dentro de las celdas de la hoja de trabajo. Esta capacidad está incorporada en Excel 2010, Excel 2011 para Mac y Excel 2013. Un complemento gratuito ofrece una funcionalidad similar para las versiones anteriores de Excel. Los Sparklines son útiles para mostrar las tendencias de los números, y a menudo son útiles en los cuadros de mando basados en hojas de cálculo. Dentro de Excel, los tableros se usan para permitir a los usuarios asimilar una gran cantidad de datos dentro de un espacio compacto. Las Sparklines pueden adoptar tres formas diferentes:
- Línea : Este tipo de Sparkline aparece como un simple gráfico de líneas dentro de una celda de la hoja de trabajo.
- Columna : Este tipo de Sparkline toma la forma de un simple gráfico de barras dentro de una celda de la hoja de trabajo.
- Ganar/Perder : A diferencia del formato de Columna que ofrece un sentido de escala, el formato Ganar/Perder simplemente muestra barras por encima o por debajo de la línea, de modo que se pueden comparar los resultados positivos y negativos de un vistazo.
Figura 1: Las líneas de chispa, que se encuentran en una sola celda de la hoja de trabajo, pueden tener la forma de un gráfico de Línea, Columna o Ganancia/Pérdida.
Para crear su primer conjunto de Sparklines en Excel:
- Seleccione un rango de números que le gustaría presentar en forma de Sparklines, como se muestra en la figura 2.
- Elija Insertar, y luego elija una de las opciones de Sparklines.
- Especifique un rango de ubicación dentro del cuadro de diálogo Crear líneas de chispa y luego haga clic en Aceptar. Este rango debe residir inicialmente en la misma hoja de trabajo que el Rango de datos que seleccionó.
Importante: Asegúrese de que su rango de ubicación comprende una sola fila o una sola columna, de lo contrario puede encontrarse con un mensaje de error. Además, su rango de datos debe incluir sólo números. Cualquier texto dentro del rango será tratado como ceros.
Figura 2: Las líneas de chispa deben estar ubicadas en una sola columna o fila.
Como se ilustra en la Figura 3, una pestaña de Diseño aparecerá cuando seleccione cualquier celda que contenga Sparklines. Esto le permite alternar el tipo-digamos, de Línea a Columna-así como hacer otros cambios de formato a sus Sparklines. Aunque usted asocia los Sparklines con celdas específicas de la hoja de trabajo, la característica realmente se encuentra por encima de las celdas de la hoja de trabajo. Esto significa que no se pueden eliminar los Sparklines de una celda pulsando la tecla Suprimir.
Para eliminar los Sparklines, seleccione una o más celdas que contengan Sparklines y luego:
- Elija el comando Borrar todo en la pestaña Inicio.
- Elija el comando Borrar en la pestaña Diseño de herramientas de Sparklines.
- Haga clic con el botón derecho del ratón en un Sparkline y elija Clear Selected Sparklines en la opción de menú Sparklines.
Figura 3: Utilizar la pestaña Diseño para hacer cambios de formato o eliminar Sparklines.
Como señalé anteriormente, tienes que añadir los Sparklines a la misma hoja de trabajo que los datos de la fuente, pero luego puedes cortar y pegar las celdas de los Sparklines a otra hoja de trabajo dentro del libro de trabajo.
Ahora que tienes una rápida visión general de las Sparklines, vamos a abordar ese molesto problema de la característica desactivada, que se ilustra en la Figura 4. A pesar de que usted está usando Excel 2010 y posteriores, el comando Sparklines no está disponible cuando el libro de trabajo activo se guarda en el formato Excel 97-2003 (.xls). El uso de archivos .xls en Excel 2010 y posteriores puede causar que otras características, como los Slicers, estén desactivadas, y hará que los gráficos y las tablas pivote tomen el aspecto de Excel 2003. Afortunadamente hay una solución fácil para esta situación.
Lleve a cabo estos pasos para poder usar la función Sparklines:
- Elija Archivo, Guardar como, especifique uno de estos formatos de libro de trabajo y luego haga clic en Guardar:
- Cuaderno de Excel (.xlsx)
- Cuaderno de trabajo de Excel habilitado para macros (.xlsm)
- Cuaderno de ejercicios binarios de Excel (.xlsb)
- Elija Archivo, y luego Cerrar.
Cuando vuelva a abrir su libro de trabajo, la función Sparklines se activará. El mayor matiz aquí es que el simple hecho de llevar a cabo el comando Guardar como no habilitará la característica de los Sparklines. En realidad debe cerrar y reabrir el libro de trabajo para que el cambio de formato tenga efecto dentro de Excel.
Figura 4: La función Sparklines está desactivada en los libros de trabajo guardados en el formato Excel 97-2003 (.xls).
Una cosa que no se puede arreglar es el hecho de que los Sparklines no aparecerán en las versiones anteriores de Excel. Si agregas Sparklines a un libro de trabajo que luego compartes con alguien usando Excel 2007 y anteriores, las celdas simplemente aparecerán en blanco.
Sobre el autor:
David H. Ringstrom, contador público, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que presta servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, enseña webcasts para CPE Link , y escribe artículos freelance en Excel para AccountingWEB , Going Concern , et.