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Que empiecen los avisos del IRS

Por Jim Buttonow, CPA, CITP

Has terminado la mayor parte de la preparación de los impuestos. Siéntese y relájese.

Que empiecen los avisos del IRS
Que empiecen los avisos del IRS

Pero no te pongas demasiado cómodo, porque también puedes esperar que el IRS empiece a estudiar la exactitud de las declaraciones y a tomar medidas sobre los informes erróneos, los pagos insuficientes y los errores. El IRS envía la mayoría de los avisos a los contribuyentes dentro de los dieciocho meses después de su presentación.

Aquí están los avisos más comunes que los profesionales pueden esperar ver este año justo después de la presentación.

Notificaciones de error de las devoluciones de papel

Más del 20 por ciento de las declaraciones en papel tienen errores, según el IRS. Si la declaración de su cliente tiene un error, el IRS enviará a su cliente un aviso con los cambios después de procesar la declaración. Revise estos avisos cuidadosamente, porque no siempre describen el error con claridad. Tales avisos a menudo requieren una segunda mirada más atenta a la declaración y una llamada a la línea de Servicio Prioritario del Profesional del IRS al (866) 860-4259 para determinar la causa.

Notificaciones de errores matemáticos

En 2011, el IRS envió más de cinco millones de notificaciones de errores matemáticos. Bajo los procedimientos de errores matemáticos del IRS, el IRS puede ajustar las declaraciones de impuestos, reduciendo los reembolsos de los contribuyentes. Pero los errores matemáticos pueden ser más que sólo sumas y restas. El IRS a menudo rechaza los créditos y reduce los reembolsos. Por ejemplo, durante 2009 y 2010, el IRS rechazó preventivamente casi un cuarto de millón de reclamos de crédito de compradores de vivienda bajo sus procedimientos de errores matemáticos.

Notificaciones de saldo vencido

En 2009, se presentaron 22 millones de declaraciones de impuestos con un saldo adeudado. La mayoría de los contribuyentes pagan sus saldos cuando presentan sus declaraciones. Cuando los contribuyentes no pagan, el IRS envía un aviso de saldo vencido CP14 unas cuatro semanas después de procesar la declaración. Este es el primer aviso para pagar. Si su cliente no puede pagar en su totalidad, inmediatamente haga un acuerdo de pago a plazos o solicite hasta 120 días para pagar. El IRS permitirá acuerdos de pago a plazos simplificados de hasta 50.000 dólares. El establecimiento de un plan de pago a plazos también reduce la multa por falta de pago.

Notificaciones de penalización por retraso

Busque avisos de penalización si su cliente debe impuestos y el IRS procesó la declaración tarde. En estos casos, debe proporcionar una prueba de la presentación al IRS, o, si fue la primera vez que su cliente presentó la declaración tarde, solicite la disminución de la multa por primera vez.

Estimación de las notificaciones de evaluación de las sanciones fiscales

Los registros del IRS de 2009 sugieren que casi treinta millones de contribuyentes podrían estar haciendo pagos de impuestos estimados por trabajo por cuenta propia, jubilación o ingresos por inversiones, pero que sólo unos diez millones de contribuyentes hacen realmente los pagos. Los contribuyentes que no realicen los pagos de impuestos estimados requeridos podrían enfrentarse a una multa tributaria estimada. Afortunadamente, la mayoría de los programas informáticos de impuestos proponen esta adición.

Falta de notificaciones de retorno

En 2011, el IRS investigó más de 3,8 millones de declaraciones que nunca fueron presentadas. La mayoría de los contribuyentes de este grupo se presentan cuando descubren el error o cuando reciben la notificación del IRS de que la declaración no fue procesada. Alrededor de un mes después de que las declaraciones deben ser presentadas, el IRS comienza a recopilar datos sobre los contribuyentes que no han presentado. Varios meses después, el IRS comienza a enviar notificaciones CP59 a los contribuyentes que el IRS cree que deberían haber presentado. El IRS persigue a los contribuyentes que cree que deben impuestos adicionales basándose en las declaraciones de información que tiene en sus archivos, como los formularios W-2 y 1099.

Consejos de práctica

Las notificaciones son inevitables en cualquier práctica fiscal. El IRS envió más de 201 millones de notificaciones a 155 millones de contribuyentes sólo en 2009. Las empresas con mejores prácticas emplean métodos simples para atender a sus clientes en esta área:

Sé proactivo. Utilice el Formulario 8821, Autorización de Información de Impuestos, para ser copiado en las notificaciones de su cliente, en lugar de confiar en la designación de la declaración de impuestos o esperar a que su cliente le dé la notificación. El IRS no enviará automáticamente avisos a la persona designada para la declaración de impuestos. La inclusión de su empresa como la persona designada en el Formulario 8821 permitirá que cualquier persona de su empresa se ponga en contacto con el IRS para obtener información en nombre de su cliente. La mayoría de las notificaciones enviadas justo después de la presentación no son notificaciones de auditoría y pueden ser fácilmente manejadas por un miembro del personal con un Formulario 8821 para toda la empresa.

Comprobar la exactitud de la notificación . Verifique la notificación con los registros de su cliente, la declaración presentada y los registros del IRS. Es posible que necesite comparar los pagos de su cliente con su expediente del IRS. Si el IRS contabilizó un pago de forma incorrecta, deberá solicitar que el IRS vuelva a contabilizar el pago en el año correcto. Esto ocurre a menudo con las notificaciones de discrepancias en los pagos de impuestos estimados (CP23, CP24 y CP25).

Responda rápidamente y mucho antes de la fecha prevista. No dejes que se te escapen los plazos. El incumplimiento de un plazo puede ser perjudicial para usted y su cliente. Por ejemplo, debe responder a un aviso de error matemático en un plazo de sesenta días, o el ajuste se considera definitivo, sin derecho a apelación. En ese momento, su única opción es presentar una declaración enmendada al IRS y esperar. Si la respuesta requiere documentación, envíela mucho antes de la fecha de vencimiento, porque el IRS está sobrecargado con el procesamiento de la correspondencia.

Si tiene que responder por escrito, use el formato aceptado por el IRS. Escribir y comunicarse con el IRS siempre ha sido un desafío, pero las técnicas simples ayudan mucho:

  • En cada página, anote el número de identificación del contribuyente de su cliente y el número de página (por ejemplo, la página ___ de ___), especialmente si está enviando los documentos por fax. El IRS recibe más de veinte millones de piezas de correspondencia anualmente; si sus documentos se mezclan y no se pueden clasificar, pueden terminar en la trituradora.
  • Añada una carta de presentación con el año, el formulario de impuestos y una lista de anexos a toda la correspondencia. Haga la portada como un formulario del IRS que el representante del IRS pueda procesar fácilmente.
  • Tengan claro lo que quieren en la carta. Si hay opciones de apelación disponibles, indique que quiere una apelación si el IRS no está de acuerdo con su conclusión.

El período posterior a la temporada de preparación de impuestos es un buen momento para atraer nuevos clientes. Sea proactivo, eficiente y efectivo cuando su cliente recibe una notificación. Usted aliviará las preocupaciones de su cliente, y su cliente le contará a otros sobre sus servicios como su asesor de confianza, durante todo el año.

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Sobre el autor

Jim Buttonow es vicepresidente de desarrollo de productos y cofundador de la empresa de tecnología fiscal New River Innovation. La misión profesional de Jim es aplicar la tecnología emergente a los problemas a los que se enfrentan los profesionales de los impuestos después de que se presentan. En New River Innovation, Jim es el arquitecto principal de Beyond415®, una tecnología premiada para la práctica y el procedimiento del IRS hecha para los profesionales de los impuestos. A través de Beyond415, Jim también desarrolla y presenta series de CPE sobre la práctica y el procedimiento del IRS para los problemas que surgen después de la presentación, tales como auditorías, avisos y discrepancias. Más información en www.beyond415.com/reference.

Jim habla regularmente sobre las tendencias de cumplimiento y las estrategias de eficiencia de las prácticas posteriores a la presentación de la solicitud de registro para las empresas de contabilidad y contadores públicos. Los artículos de J im han aparecido en el Journal of Accountancy, Accounting Today , y en varias revistas estatales de la sociedad de contadores públicos.