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QBO contra Xero en Banca y Conciliaciones

En este artículo, voy a ahondar en cómo Quickbooks Online y Xero se ocupan de categorizar/reconciliar y verificar las transacciones. En general, cuando se empieza a trabajar con transacciones, creo que Xero va a la cabeza, pero una vez que se han hecho unas cuantas reconciliaciones, creo que las diferencias de velocidad entre las dos no serían tan significativas como para justificar un cambio de una a otra.

Sin embargo-y hay un gran sin embargo-lo que me convencería de ir con un sistema sobre el otro es cómo funciona el software.

QBO contra Xero en Banca y Conciliaciones
QBO contra Xero en Banca y Conciliaciones

Por ejemplo, en los días de escritorio, aquí es donde QuickBooks Desktop claramente ganó para mí. En Canadá, los dos grandes eran Sage y QuickBooks Desktop y nunca pude sentirme cómodo con el flujo de trabajo en Sage. Era demasiado rígido para mi gusto, y no tan intuitivo e indulgente como el Escritorio QuickBooks.

En los primeros días del software de contabilidad en la nube también tenía mis preferencias, y QuickBooks Online no era mi programa favorito para trabajar. Sin embargo, más recientemente, siento que han recorrido un largo camino y el software es ahora mucho más fácil de usar y tiene más funcionalidad.

A primera vista, tenía reservas sobre trabajar con Xero. Pero después de usar el sistema, rápidamente me impresioné y sentí que entendía el software.

Explicación de las páginas bancarias de QuickBooks Online y Xero

Aunque tanto QuickBooks Online como Xero tienen páginas bancarias, no funcionan igual.

QuickBooks

En QuickBooks Online, tienes las siguientes pestañas:

  • Para su revisión : Transacciones bancarias importadas (ya sea a través de una alimentación bancaria o de la carga de archivos) que aún no han sido clasificadas e introducidas en el sistema de QuickBooks (por lo tanto, no tienen ningún efecto en los saldos/informes de sus cuentas).
  • En QuickBooks : Transacciones bancarias importadas que han sido categorizadas e introducidas en el sistema QuickBooks (lo que tiene un efecto en los saldos/informes de sus cuentas).
  • Excluido : Transacciones bancarias importadas que no han sido introducidas en el sistema Quickbooks (presumiblemente porque son transacciones duplicadas).

Entre las tres pestañas, encontrará todas las transacciones de sus extractos bancarios importados.

Xero

En Xero, tienes las siguientes pestañas:

  • Reconciliar : Transacciones bancarias importadas (ya sea a través de una alimentación bancaria o de la carga de archivos) que aún no han sido clasificadas e introducidas en el sistema Xero (por lo tanto, no tienen ningún efecto en los saldos/informes de sus cuentas). Si existen transacciones coincidentes, se muestran en la columna de la derecha. Asimismo, si existen reglas bancarias creadas por el usuario o entradas previas sugeridas, también se mostrarán en la columna de la derecha.
  • Codificación de efectivo : Una vista similar a una hoja de cálculo de la pestaña Reconciliar , en la que se pueden clasificar y agrupar fácilmente las transacciones.
  • : Un historial completo de las transacciones bancarias importadas, independientemente de que se hayan cotejado con las transacciones introducidas (reconciliadas) o no, y de que se hayan suprimido o no.
  • Transacciones de la cuenta : Un historial completo de las transacciones introducidas, independientemente de que se hayan cotejado con las transacciones importadas (reconciliadas) o no.

Las pestañas Reconciliar y Codificación de efectivo te muestran las transacciones de los estados de cuenta bancarios sin categorizar (sin reconciliar), la pestaña de estados de cuenta bancarios te muestra todas las transacciones de los estados de cuenta bancarios y la pestaña de Transacciones de la cuenta te muestra todas las transacciones ingresadas en Xero.

Diferencias

Las dos grandes diferencias entre QuickBooks Online y Xero que destacan para mí son que:

  1. La pestaña Reconciliar en Xero te da una visión clara de lo que se está importando frente a lo que hay en el sistema, ya que la columna izquierda muestra las transacciones del extracto bancario mientras que la columna derecha muestra las transacciones introducidas.
  2. La pestaña Estados de cuenta y Transacciones de la cuenta en Xero ofrecen un historial completo de sus respectivas transacciones (transacciones bancarias importadas y transacciones ingresadas). QuickBooks Online sólo muestra las transacciones de los extractos bancarios entre sus tres pestañas.

Esto significa que no tienes que salir de la página de Banca de Xero para resolver tus transacciones, mientras que con QuickBooks Online tienes que ir al registro (que se llama Historial de la cuenta ) para obtener un historial completo de todas las transacciones ingresadas en QuickBooks.

Categorización de transacciones

Tanto QuickBooks Online como Xero funcionan bajo la premisa de que importas transacciones de estados de cuenta bancarios, ya sea a través de una alimentación bancaria o de un archivo cargado. Con esas transacciones de estados de cuenta bancarios, luego añades la transacción a tu sistema, o la comparas con las transacciones que ya existen en él. Ambos utilizan reglas generadas por el sistema para intentar adivinar una transacción si no encuentran una coincidencia con una ya existente, y ambos permiten al usuario crear reglas para rellenar previamente las transacciones.

En general, ambos trabajan igual, pero la ejecución difiere.

QuickBooks

QuickBooks tiene su pestaña For Review que muestra una vista de tabla única de todas sus transacciones de extractos bancarios sin categoría.

Si hay una coincidencia, la transacción se resaltará en verde y dará algunos detalles de la transacción coincidente. Si hace clic en la transacción, podrá ver algunos detalles más, como el ID de la factura de la transacción coincidente.

Si hay una sola coincidencia con una transacción existente, aparecerá en verde, mientras que si hay múltiples coincidencias, aparecerá en gris.

Si el sistema está sugiriendo una entrada que se basa en transacciones anteriores que ha introducido o en una regla que ha creado, aparecerá en verde. Si está adivinando en qué podría clasificarse la transacción, aparecerá en negro.

Esencialmente, QuickBooks Online siempre está adivinando la respuesta correcta, e intenta colorear el código basado en su nivel de confianza.

QuickBooks Online tiene una guía sencilla sobre cómo clasificar las transacciones, que recomiendo que se consulte.

Xero

Xero tiene dos pestañas para reconciliar las transacciones, la pestaña Reconciliación y la pestaña Codificación de efectivo .

La pestaña de Conciliación divide la página en dos columnas, con las transacciones del estado de cuenta a la izquierda y las transacciones ingresadas en Xero a la derecha. Si no hay transacciones ingresadas en Xero que parezcan coincidir con las transacciones del extracto bancario, 1) estará en blanco, o 2) Xero sugerirá una transacción basada en entradas anteriores, o 3) Xero sugerirá una transacción basada en una regla creada por el usuario.

Así es como Xero indica el estado de las transacciones:

  • Si hay una coincidencia, resaltará la transacción en Xero en verde.
  • Si se trata de una entrada sugerida basada en una regla, realizará la transacción en Xero Blue y mostrará el nombre de la regla (y puedes hacer clic en la transacción para mostrar más detalles).
  • Si se trata de una entrada sugerida basada en una entrada anterior, rellenará previamente el formulario de transacción por usted.
  • Si no hay una entrada sugerida o una coincidencia, dejará el formulario de transacción en blanco.

Para las coincidencias y las entradas sugeridas, podrías seguir alegremente tu camino y hacer clic en OK, OK, OK. Para las entradas que el sistema no puede descifrar, debes llenar el formulario de transacción y luego hacer clic en OK.

La pestaña de Codificación de Efectivo muestra una vista similar a una hoja de cálculo de todas sus transacciones. Si ha creado reglas, entonces mostrará las entradas sugeridas (pero no mostrará las entradas sugeridas basadas en transacciones anteriores). Esta vista le permite categorizar fácilmente las transacciones por lotes, e incluso aplicar las reglas por lotes.

Diferencias

Aquí, la mayor diferencia para mí es que QuickBooks Online funciona bajo la premisa de que siempre tiene la respuesta para ti, mientras que Xero es más conservador en su enfoque. Con QuickBooks Online, puedes fácilmente aceptar todas las transacciones por lotes, o simplemente seguir haciendo clic en Agregar o Coincidir. QuickBooks Online también tiene un botón Reconocido que sólo muestra las transacciones que están en verde, que tienen una sola coincidencia, o que son sugeridas en base a entradas previas.

Debido a que Xero no sugiere entradas para transacciones que no ha visto antes, parece que estás corrigiendo menos errores en Xero que en QuickBooks Online. Con Xero, también se siente como si estuviera mirando y aceptando las transacciones más deliberadamente, especialmente debido a la forma en que se muestran las transacciones, con una clara separación de lo que está en el extracto bancario y lo que se ha ingresado en el sistema.

La codificación del efectivo es otra diferencia obvia. Xero tiene una pestaña dedicada a esto y QuickBooks Online no. A pesar de que QuickBooks Online no tiene una pestaña separada, en realidad puede hacer la mayor parte de lo que Xero puede, cuando se trata de categorizar transacciones por lotes. Sin embargo, QuickBooks Online no lo permite:

  • Categorizar por lotes tantos detalles como la descripción y la referencia (que Xero hará)
  • Aplicar las reglas bancarias
  • Ofrezca tantas filas de datos como pueda en la pantalla (no son filas de datos que pueda ver mientras se desplaza, sino filas de datos que pueda ver en una sola página sin desplazarse)

Aunque las reglas pueden parecer iguales tanto en QuickBooks Online como en Xero, Xero ofrece un mayor grado de control sobre lo que se debe buscar en una transacción, así como sobre cómo clasificarla.

Reconciliación y verificación

La reconciliación es un término un poco difícil de precisar en el mundo online. Normalmente, lo que la mayoría de las soluciones de software llaman reconciliación es el procesamiento de las transacciones bancarias importadas, ya sea que las clasifique y cree nuevas transacciones, las compare con las existentes o las elimine.

En el mundo de los ordenadores de sobremesa, la conciliación consistía en hacer coincidir las transacciones de su programa de contabilidad con las de su extracto bancario.

Desde que la Internet ha permitido la fácil importación de transacciones de estados de cuenta bancarios, las líneas se han vuelto un poco borrosas.

Para ser claro sobre lo que estoy abordando, iré con la terminología de la mayoría de los programas de contabilidad en línea, para los cuales reconciliar significa procesar las transacciones de los estados de cuenta bancarios importados. Así pues, definiré la verificación como el proceso de garantizar que los asientos y saldos de su programa de contabilidad coinciden con los que se encuentran en sus extractos bancarios (ya sea en papel o en copia digital).

QuickBooks

Tanto QuickBooks Online como Xero tienen formas de verificar las transacciones, pero creo que QuickBooks Online tiene el método más estructurado. Si alguna vez has usado QuickBooks de escritorio, es esencialmente lo mismo. Sus retiros (créditos) están en el lado izquierdo y sus depósitos (débitos) en el lado derecho.

Si ha utilizado la pestaña Para revisión de la página de banca electrónica de QuickBooks para procesar transacciones importadas, entonces la mayoría debería ser precompensada para usted (compensada significa que ha verificado que la transacción en su software de contabilidad coincide con una transacción en su estado de cuenta bancario).

En la parte inferior, le mostrará el total de sus retiros y depósitos, así como su saldo inicial y final. Si hay una diferencia entre su saldo final y el saldo final de su estado de cuenta, verá la diferencia.

Si sólo tienes una transacción incorrecta, suele ser bastante fácil buscar lo que salió mal. Si tiene varias transacciones, esta pantalla de verificación no es necesariamente la más útil. Sin embargo, sí me gusta esta pantalla, ya que ayuda a señalar un momento en el que los saldos entre el software de contabilidad y el extracto bancario coinciden. Dado que la verificación se guarda en el sistema, puede volver atrás y ver cuando sus saldos se desincronizaron.

Una herramienta que probablemente sea más fácil de usar es la vista Historial de cuentas , a la que se puede acceder yendo a la página Plan de cuentas y haciendo clic en Historial de cuentas. Esto te dará una vista de todas tus transacciones ingresadas en el software. Desde esta vista, puede borrar las transacciones, así como eliminarlas y añadirlas. De forma predeterminada, la vista está configurada en dos líneas, donde puede ver las cuentas que se cargan y se abonan.

Pero si buscas encontrar cuando tu balance se desincronizó, puedes cambiar la vista para mostrar balances corrientes y sólo una línea. Esto hará que sea fácil hacer un escaneo rápido. Encuentro que esta es la forma más fácil de investigar qué salió mal en una reconciliación.

Xero

En Xero, usted verifica sus transacciones yendo al Informe de Reconciliación .

La vista por defecto es la pestaña Resumen de la Reconciliación Bancaria , que, si todo está bien, no te muestra mucho. Te mostrará tu saldo en Xero y luego el saldo de tu extracto bancario. Sin embargo, si tienes discrepancias, verás lo que está mal. Obtendrás una lista de:

  • Pagos pendientes
  • Recibos pendientes
  • Líneas de estados de cuenta bancarios no reconciliados

La vista que prefiero ver es la de la pestaña del extracto de cuenta bancaria , que proporciona su saldo inicial y su saldo final.

Ya que proporciona un equilibrio de funcionamiento, me ayuda a localizar dónde se desincronizaron los equilibrios. Ten en cuenta que estas transacciones son las del estado de cuenta del banco, así que no son necesariamente las que se introducen en Xero. Si se ha comparado con una transacción introducida en Xero, dirá Sí en la columna Reconciliado. (Una cosa que debes recordar es que para ver todos los detalles, debes hacer clic en Wide View. )

La fuente de la mayoría de las transacciones será Auto (si está usando la alimentación del banco) o Import (si ha cargado un archivo de extracto bancario). Pero si se trata de una transacción que ingresaste manualmente en Xero y luego reconciliaste, esto se clasificará como manual. Esto significa que la agregaste manualmente a la lista de transacciones de extractos bancarios, en lugar de importarla mediante la carga de un archivo o la alimentación bancaria.

La última vista es Excepciones de la declaración . Estas son las transacciones que estaban en el extracto bancario pero que usted borró.

Con cualquiera de las vistas, puedes Publicar el informe, que luego lo guardará en tu lista de informes, lo que te permitirá retroceder en el tiempo y ver cuando tus balances estuvieron en sincronía.

La Declaración de Conciliación Bancaria solía ser la forma en que peinaba las transacciones para detectar un error, pero ahora me doy cuenta de que normalmente puedo lograr el mismo objetivo a través de la pestaña Extractos Bancarios de la página de Banca .

Con esa vista, se puede ver más o menos lo mismo que la pestaña del extracto bancario que se encuentra en el informe de reconciliación . Tienen el mismo nombre, por lo que es un poco confuso, pero uno es un informe que no permite profundizar en las transacciones, mientras que el otro es una lista interactiva en la que puedes hacer clic para profundizar en las transacciones, buscarlas, eliminarlas y restaurarlas.

También hay dos vistas, una de ellas es Líneas de declaración (que es la vista que yo prefiero enormemente y que puedes ver en la captura de pantalla anterior) y Declaraciones . La razón por la que prefiero la vista de Líneas de Estados de Cuenta es que proporcionará ese equilibrio de funcionamiento e interacción con las transacciones. La vista Estados de cuenta sólo muestra los saldos en las fechas en que se importaron las transacciones (lo que, si se utiliza una alimentación bancaria, puede significar todos los días).

La pestaña Transacciones de la cuenta de Xero muestra todas las transacciones que se han introducido en Xero, tanto si se han reconciliado como si no.

Puede hacer clic en cualquier transacción para profundizar en ella, pasar el cursor por encima de las transacciones que tienen archivos adjuntos para ver una vista previa (si es una imagen), ordenar las transacciones por cabecera de columna, buscar las transacciones, añadir nuevas transacciones, eliminar transacciones y conciliar transacciones.

Diferencias

En Xero, encontrarás las transacciones de los estados de cuenta bancarios en la pestaña Estados de cuenta y las transacciones que se han introducido en el software en la pestaña Transacciones de la cuenta. Ambas pestañas se encuentran dentro de la página Banca. Al pasar de una pestaña a otra, puedo verificar el saldo de la cuenta en cualquier momento, identificar transacciones no conciliadas y, por lo general, identificar fácilmente los asientos duplicados.

Si quisiera tener un informe y hacer oficial la verificación de las transacciones, entonces iría al Informe de Conciliación Bancaria y vería los saldos, las transacciones pendientes y las transacciones de los estados de cuenta bancarios no conciliados. Desde allí podría publicar un informe que se guardaría en el sistema

Con QuickBooks Online, la pestaña de Historia de la Cuenta es donde iría para ver si un balance es correcto en un momento dado. Luego iría a la página de Conciliación para hacer oficial la verificación de las transacciones.

En la página Reconciliar se encuentran las transacciones duplicadas y no reconciliadas. A diferencia del Informe de Conciliación Bancaria de Xero, puedes profundizar fácilmente en cualquier transacción. Debido a que separa los depósitos de los retiros, puedes averiguar si es un depósito, un retiro o ambos, lo que está echando a perder tu reconciliación.

En el pasado, habría dicho que prefería el método de QuickBooks. Sin embargo, ahora que la pestaña de Estados Bancarios de Xero en la página de Banca le permite ver los saldos en curso, y porque la pestaña de Transacciones de la Cuenta está justo al lado, me doy cuenta de que no tengo que salir de la página de Banca de Xero para averiguar por qué mi saldo no es correcto.

Conclusión

Puede que me haya perdido un poco en todos los detalles al intentar describir lo que hace cada sistema y cómo difieren, así que quiero dejar algo claro. No es realmente lo que los sistemas pueden hacer, porque en gran medida pueden hacer lo mismo, sino cómo lo hacen.

QuickBooks Online y Xero utilizan cada uno un enfoque diferente para organizar los datos. Creo que el método de Xero es un poco más limpio y fácil de trabajar, sobre todo porque está todo en la misma página (aunque separado por tabulaciones). En QuickBooks Online, la página de historial de la cuenta no tiene un enlace con el extracto bancario reconciliado, y la página Reconciliar también está en un área separada, por lo que no es tan fácil seguir el historial de las transacciones y las asociaciones.

Esto es algo puramente táctil, pero tengo que darle a Xero la ventaja. Es una solución más completa y pensada. Xero puede manejar situaciones más excepcionales y en general parece ser el sistema más “inteligente”, o tal vez el sistema menos propenso a errores. Una vez que tienes tus datos, es más fácil navegar y verificarlos en Xero.

Así que, a diferencia del artículo anterior, donde no podía declarar un ganador entre QuickBooks Online y Xero cuando se trata de velocidad, declararé a Xero el ganador cuando se trate de trabajar dentro de la página de Banca. El sistema de Xero es más utilizable, personalizable y preciso.

¿Ha tenido experiencia en el uso de ambos sistemas? ¿Qué opinas?

Greg Lam presentará las sesiones, “Contabilidad en la nube cara a cara” y “Estableciendo un flujo de contabilidad sin papel”, en Accountex 2016, del 15 al 18 de noviembre en Las Vegas. La entrada original apareció en el blog del Sleeter Group. AccountingWEB y Accountex se han asociado para traerles este contenido ya que compartimos la creencia en el avance de la profesión a través de una mayor comprensión.