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¿Puedes permitirte un golpe de 100.000 dólares en efectivo?

La semana pasada estuve con un cliente para ayudarles a cerrar el segundo trimestre del año. Hacen todas sus propias entradas de datos y conciliaciones de cuentas y yo reviso el trabajo y respondo a las preguntas.

El propietario tenía una pregunta sobre cómo entrar en una transacción de mayo y, como resultado, no había conciliado el extracto de la cuenta corriente comercial de junio. En preparación para nuestra reunión, empezó a reunir todos los extractos bancarios y notó algo extraño: pagos diarios en junio a una tarjeta Capital One. El problema es que esta empresa no tenía una cuenta de Capital One!

¿Puedes permitirte un golpe de 100.000 dólares en efectivo?
¿Puedes permitirte un golpe de 100.000 dólares en efectivo?

El fraude totalizó más de 100.000 dólares malversados de su cuenta corriente comercial durante 35 días. Nadie se dio cuenta, porque ninguno de los propietarios mira la banca en línea regularmente. Además, este es un archivo de escritorio de QuickBooks, por lo que no había ninguna información bancaria diaria que revisar. Por supuesto, el fraude fue reportado de inmediato, pero quién sabe cuánto tiempo pasará antes de que el banco devuelva los fondos a su cuenta.

Eso plantea la cuestión: ¿Alguno de sus clientes puede permitirse el lujo de recibir un golpe de 100.000 dólares en efectivo? ¿Qué podría haber hecho este negocio para atrapar la actividad fraudulenta de manera más oportuna? La respuesta es: ¡Realizar un reconocimiento bancario semanal e interino!

¿Qué es una conciliación bancaria provisional?

Las conciliaciones bancarias son una función contable clave. He tenido clientes que me han preguntado sobre la importancia de la reconciliación de estados de cuenta. La semana pasada, mientras entrevistaba a un cliente potencial, el dueño del negocio me dijo: “Yo publico todas mis transacciones, pero no necesito hacer una conciliación bancaria y tampoco quiero pagar a alguien más para que lo haga”. Esto es un pensamiento erróneo.

Reconciliar sus cuentas de cheques, ahorros, tarjetas de crédito y préstamosLOC es la única manera de asegurar que todas las transacciones del estado de cuenta estén también en sus libros. Usted podría responder, “Bueno, yo uso QBO (o Xero) y todas las transacciones vienen a través de la alimentación del banco, así que por supuesto todas están en mis libros.” Si es así, su respuesta sería errónea.

A veces la alimentación de un banco tiene lo que yo llamo un “hipo” y una transacción, o un día entero de transacciones, se duplica o incluso se salta. Si eso ocurre, los gastos de su cliente serán exagerados o subestimados. Usted capta las transacciones duplicadas o faltantes cuando realiza una conciliación de estados de cuenta bancarios.

La realización de un reconocimiento bancario también ayuda a prevenir el fraude. No sólo en el caso flagrante al comienzo de este post, sino también echando un vistazo al extracto bancario mensual. ¡Muchos empresarios ni siquiera lo miran entonces!

Cuando revise la declaración, asegúrese de ver las imágenes de las últimas páginas de la declaración. Asegúrese de que cada una de esas imágenes sea legítima: un cheque real del negocio de su cliente a un proveedor legítimo y no el trabajo de un estafador interno o externo. 

Hace muchos años realicé una auditoría de fraude en un negocio cuyo contable iba a la cárcel. Había estado pagando a sus propios Chase y Citicards con los cheques del negocio, usando la banca online.

Como el negocio tenía un Chase y un Citicard, los pagos no le parecían mal al dueño del negocio. El dueño del negocio no podía entender por qué siempre tenían problemas de flujo de caja – ¡era porque la contadora robó más de 300 mil dólares para pagar sus propias cuentas de tarjeta de crédito!

Cómo realizar una conciliación bancaria provisional

Para realizar un recinto bancario provisional, acceda a la banca en línea una vez a la semana, un lunes o un viernes. Vaya a las transacciones e introduzca el saldo de ese día como el saldo final en la pantalla del banco. Luego, marque todas las transacciones recientes en el archivo que coincida con las de la banca en línea, tal como lo haría si tuviera el estado de cuenta mensual en sus manos.

Si ve alguna discrepancia, puede investigarla (o denunciarla como fraude) en los días siguientes a su aparición. Cuando termine su trabajo, haga clic en “Guardar para más tarde” o el equivalente. Luego, hazlo todo de nuevo la semana que viene.

Por supuesto, una vez que llegue la declaración final, completará el registro del banco y cuando todo coincida, haga clic en “Terminar ahora”. ¡Voilà! Estás completamente al tanto de todas las transacciones que entran y salen de la cuenta semanalmente. 

Conozco a una contable que trabaja en una empresa que tiene un volumen tan grande de transacciones, que hace un registro bancario provisional a diario. Decide qué momento es el adecuado para sus clientes y para su propia empresa. ¡Usted y sus clientes se alegrarán de haberlo hecho!

Conclusión

La realización de un reconocimiento bancario provisional al menos una vez por semana no sólo garantiza que todas las transacciones que han ocurrido en la vida real se introduzcan en su programa informático de contabilidad, sino que también puede detectar las transacciones fraudulentas de manera mucho más oportuna, ahorrándole así dinero, tiempo y perjuicios.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB, una asesora profesional certificada por QuickBooks® y miembro de la red Intuit TrainerWriter.  Su empresa, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia para empresas de servicios profesionales que utilizan QuickBooks Online. Puedes encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.