Nuestros clientes saben que necesitan crear un presupuesto, pero hacerlo puede ser muy difícil, incluso doloroso, para ellos.
La mayoría de los propietarios de empresas delegarían gustosamente la onerosa tarea de presupuestar a su contador o tenedor de libros, ya que están en una posición única para ayudar a crear presupuestos sólidos. Estamos lo suficientemente familiarizados con los negocios de nuestros clientes para ayudar a identificar las áreas en las que no son razonables con sus proyecciones y lo suficientemente distantes para ver sus puntos ciegos.
Sin embargo, para que nuestros clientes se atengan a sus presupuestos, deben participar en el proceso. Puede que no podamos convencer a nuestros clientes de que crear un presupuesto es realmente agradable, pero podemos ayudar a que el proceso sea mucho menos doloroso para ellos.
La mentalidad «Presupuestar es doloroso»
Muchos empresarios piensan en el presupuesto en términos negativos. Va a ser difícil. Puede que tengan que renunciar a algunas cosas que quieren o se han convencido de que las necesitan. Tal vez sientan miedo de poder ajustarse a un presupuesto, o tal vez su miedo es que se ajusten a él por un tiempo, y luego recaigan.
Desafortunadamente, muchos dueños de negocios abordan el presupuesto con la misma mentalidad que las personas que tratan de perder peso se acercan a las dietas. Hace muchos años, mi médico me explicó por qué las dietas no funcionan. Por su propia naturaleza, las dietas están destinadas a ser temporales.
Cambiamos nuestro comportamiento por un corto período de tiempo, pero luego volvemos a caer en viejos hábitos. La clave para una pérdida de peso exitosa y permanente, dijo, es ver una dieta saludable como un estilo de vida. Podemos usar este mismo cambio de mentalidad para ayudar a nuestros clientes a aceptar el presupuesto.
Presupuestando al revés
Parte de lo que hace que el presupuesto sea tan doloroso para muchos empresarios es el tradicional enfoque de arriba a abajo del presupuesto. En este enfoque, el propietario del negocio estima lo que cree que serán sus ingresos, y luego asigna esa cantidad de ingresos a sus diversos gastos. Con un poco de suerte, queda dinero después de haber rellenado todos los espacios en blanco de su hoja de gastos.
Sin embargo, hay un problema inherente a este enfoque. La mayoría de los propietarios de negocios son demasiado optimistas sobre sus ingresos proyectados y demasiado conservadores con sus gastos estimados.
Cuando reevalúan su presupuesto a la luz de sus ingresos reales, a menudo se endeudan gastando dinero que no tenían. Esto, combinado con gastos que resultan ser más altos que las cantidades que asignaron, resulta en el desánimo del cliente y en la creencia de que simplemente no pueden atenerse a un presupuesto.
A veces el propietario del negocio sabe que se enfrenta a una disminución de los ingresos, y se enfrenta a la desagradable tarea de determinar qué gastos debe recortar. Esto pone al dueño del negocio en «modo de crisis».
El modo de crisis no sólo es doloroso, sino que a menudo lleva al dueño del negocio a dirigir los gastos equivocados para su eliminación. En lugar de abordar sus gastos con un bisturí para eliminar quirúrgicamente los que están causando más daño, los abordan con un hacha y eliminan gastos aparentemente grandes que podrían estar ahorrando el dinero del negocio a largo plazo.
Presupuestar al revés, o ingeniería inversa, un presupuesto es una forma mucho más realista y menos dolorosa de presupuestar para la mayoría de los empresarios. Elimina gran parte de las conjeturas de la elaboración de presupuestos, porque el proceso comienza con una revisión y análisis de los gastos de la empresa. Durante este proceso, a menudo podemos ayudar a nuestros clientes a identificar fugas de efectivo en sus negocios, y también podemos identificar áreas donde pueden aumentar la eficiencia.
Una vez que hayamos sumado todos los gastos históricos y eliminado los gastos innecesarios y perjudiciales, podremos determinar los ingresos necesarios para cubrir los gastos. En este punto, podemos ayudar a nuestros clientes a desarrollar un plan de orientación de ingresos para cubrir sus gastos y, mejor aún, planificar realmente la rentabilidad.
Cambiando la mentalidad del presupuesto
La ingeniería inversa de un presupuesto ayuda a los propietarios de negocios a cambiar su mentalidad presupuestaria. El propósito de un presupuesto es hacer crecer un negocio sano, no «castigar» al negocio, al dueño del negocio o a su personal por un «pobre» rendimiento de ventas. El enfoque descendente del presupuesto tiende a llevar a una mentalidad de privación y castigo, mientras que el enfoque descendente del presupuesto se centra en mejorar las finanzas de la empresa a la luz de su situación actual.
Un presupuesto no debe hacer que el dueño de un negocio se sienta privado, ni debe abrumarlo desde el principio. Sí, tendrán que ser razonables en sus gastos. Sin embargo, al hacer ingeniería inversa de su presupuesto, pueden ver más fácilmente lo que necesitan hacer para lograr una salud fiscal y una rentabilidad duraderas.
Ayudar con este cambio de mentalidad es sólo una forma más de que los contadores y tenedores de libros puedan pasar al papel del asesor de confianza favorito.