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Proteja su negocio: La Hora de los Impuestos es un buen momento para un $0027Control de Seguridad$0027.

Durante esta época del año “gravosa”, las empresas y sus empleados se enfrentan a montones de documentos y archivos. La temporada de impuestos es también un momento privilegiado para las estafas de información personal y puede exponer los controles internos laxos. Aquí hay algunas cosas que debe recordar mientras prepara las declaraciones de impuestos de su negocio:

1. Asegure sus datos. ¿Preparas los impuestos de tu negocio en un ordenador de empresa? Si es así, es probable que tenga alguna información financiera muy delicada en su disco duro. Asegúrate de que tus archivos estén protegidos con directorios y cuentas con contraseña y que todo tu sistema esté protegido de amenazas externas. Además, si planea utilizar una red inalámbrica para presentar electrónicamente sus impuestos, asegúrese de utilizar una conexión segura a Internet y nunca utilice puntos de acceso inalámbricos públicos. NO envíe información personal a empleados o proveedores de servicios por correo electrónico. Asegúrese de usar solamente métodos de transmisión seguros para enviar W-2 y otros formularios que contengan números de Seguro Social u otra información confidencial. Si un preparador de impuestos le pide que envíe documentos por correo electrónico no encriptado, busque otro preparador de impuestos.

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2. Haga una copia de seguridad de los datos financieros. ¿Cuándo fue la última vez que hiciste una copia de seguridad de los datos de tu empresa? Si aún no sigue un programa de copias de seguridad, la temporada de impuestos puede ser un gran recordatorio de que necesita hacer copias de seguridad de sus datos regularmente. Hacer copias de seguridad de forma regular no sólo te protege en la época de impuestos en caso de que tus datos se vean comprometidos, sino que también puede ayudarte a protegerte contra futuros acontecimientos, como un desastre natural.Recuerda que, tanto si haces una copia de seguridad en la nube como en un dispositivo/ubicación física independiente, los datos electrónicos deben mantenerse en un entorno seguro.

3. Mantén tu software de seguridad actualizado. No tienes el tiempo ni los recursos para hacer un seguimiento de todas y cada una de las nuevas estafas, ataques de phishing o amenazas que se producen; eso es lo que se supone que debe hacer tu software de seguridad. Pero al igual que no puedes declarar tus impuestos sin la información fiscal más precisa, tu software de seguridad no puede hacer su trabajo si no está actualizado. El panorama de amenazas cambia diariamente, por lo que mantener su software de seguridad actualizado ayuda a garantizar que podrá hacer frente a las amenazas más actuales a su información. Después de todo, su capacidad para dirigir un negocio eficaz depende de que se asegure de que sus datos confidenciales están a salvo y protegidos de las amenazas externas.

4. Recordar a los empleados las amenazas de phishing . Utilice esta época del año como una oportunidad para recordar a los empleados que se protejan de las estafas de phishing relacionadas con los impuestos, como:

  • Estafa telefónica de imitación de la IRS. Los que llaman dicen ser empleados del IRS, pero no lo son. A las víctimas se les dice que deben dinero al IRS y que deben pagarlo puntualmente a través de una tarjeta de débito precargada o una transferencia bancaria.O, a las víctimas se les puede decir que tienen un reembolso por tratar de engañarlos para que compartan información privada.
  • Estafa de phishing por correo electrónico. Los correos electrónicos parecen ser del IRS e incluyen un enlace a un sitio web falso que pretende ser un espejo del sitio web oficial del IRS. Estos correos electrónicos contienen la dirección “debe actualizar su archivo electrónico del IRS inmediatamente”. Los correos electrónicos mencionan “USA.gov” y “IRSgov” (sin un punto entre “IRS” y “gov”). El IRS no inicia el contacto con los contribuyentes por correo electrónico para solicitar información personal o financiera.

Al reconocer estas estafas, sus empleados pueden protegerse a sí mismos, y como resultado, proteger su negocio.

Sobre el autor:

Cynthia J. Larose es presidenta de la Práctica de Privacidad y Seguridad en el bufete de abogados Mintz, Levin, Cohn, Ferris, Glovsky y Popeo PC, y una Profesional Certificada en Privacidad de la Información (CIPP).

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