Cuatro años después de la primera hoja de cálculo del iPad, los usuarios finalmente tienen una solución aprobada por Microsoft. Cuando instalé por primera vez Excel en mi iPad, inmediatamente me enfoqué en sus limitaciones, pero al reflexionar veo que Excel para iPad tiene ciertas fortalezas también. Para estar seguros, las tabletas tienen mucho que hacer antes de que cualquier usuario pesado de Excel sea altamente efectivo con esta versión. Y fuera de la puerta hay algunas limitaciones clave a tener en cuenta:
La versión gratuita de la aplicación Excel para iPad te limita a ver los documentos en pantalla. Cualquier funcionalidad real requiere una suscripción a Office 365, que para la mayoría de los usuarios costará 99 dólares al año. Resiste la tentación de activar Excel para iPad dentro de la aplicación; en su lugar, regístrate para la prueba gratuita de 30 días en línea. Los estudiantes pueden pagar $79 por 4 años, o los buscadores inteligentes pueden comprar en línea tarjetas de suscripción a Office 365 con descuento a través de un revendedor en línea.
Cuando se lanzó la aplicación por primera vez, no podías imprimir directamente desde Excel para el iPad. Sin embargo, había algunas soluciones relativamente fáciles, que todavía puedes usar:
- Envíate el documento por correo electrónico y luego imprímelo desde la aplicación de correo del iPad.
- Imprímelo a través de las aplicaciones web gratuitas de Office, suponiendo que estés dispuesto a proporcionar o falsificar tu fecha de nacimiento, sexo y código postal para establecer una cuenta de Microsoft.
- Imprime a través de Office 365, al que tienes acceso cuando activas Excel para iPad.
Sin embargo, recientemente Microsoft publicó la versión 1.0.1 de Excel para iPad, que añadió la posibilidad de imprimir directamente desde Excel. Elige el segundo icono en la esquina superior izquierda de la pantalla para ver un comando de impresión.
Sin embargo, todavía existen algunos inconvenientes:
- Como se muestra en la figura 1, a continuación, las tablas pivotantes son sólo de visualización, incluso en la versión de pago.
- No puedes ejecutar macros en ninguna versión de Excel para iPad.
- Lamentablemente, no se pueden utilizar los controles de formularios para crear formularios de entrada con capacidad táctil, pero se puede interactuar con las listas de validación de datos creadas en las versiones de escritorio o en línea de Excel.
- Las hojas de cálculo guardadas en el formato Excel 97-2003 con una extensión .XLS deben guardarse en el nuevo formato XLSX, lo que puede resultar problemático si se necesita devolver el libro de trabajo a alguien que utilice Excel 2003 o anterior.
- No puedes dividir una hoja de trabajo en una hoja de trabajo o crear múltiples ventanas.
- La función de «Slicers» de Excel 2010 y posteriores, así como la función «Timeline» de Excel 2013 no están disponibles.
- Los enlaces de datos externos no están disponibles, lo que impide utilizar Excel para iPad para ver cualquier tipo de hojas de cálculo del tablero en tiempo real.
Figura 1: Las tablas dinámicas se ven sólo en Excel para iPad.
He notado algunas otras peculiaridades:
- Cuando eliges un comando del menú, como el comando Filtro que se muestra en la Figura 1, no es fácil ver que hay más opciones disponibles. Asegúrate de desplazarte por los menús en pantalla para no perder ninguna característica o funcionalidad.
- Tal vez me esté perdiendo algo, pero parece que si escondes una columna en Excel para el iPad, no hay forma de volver a esconderla en el iPad. ACTUALIZACIÓN: Realmente me costó determinar cómo desocultar las columnas porque estaba tratando de seleccionar dos o más columnas a través del marco de la hoja de trabajo. El enfoque adecuado es seleccionar una columna a través del marco de la hoja de cálculo, y luego arrastrar el selector en el centro de la pantalla a la izquierda o a la derecha. Luego toca el marco de la hoja de trabajo de nuevo, y aparecerá un comando de «Unhide». Utilice este mismo enfoque cuando desee borrar varias filas o columnas.Por supuesto que puede usar una versión en línea o fuera de línea de Excel para desocultar las columnas, pero tenga cuidado, ya que el comando Ocultar es fácil de golpear por accidente, como se muestra en la Figura 3.
- La función de búsqueda que se muestra en la figura 4 no puede localizar el texto en columnas ocultas, pero el comando Buscar y Reemplazar disponible bajo el icono del engranaje sí localizó el texto que estaba buscando. Por supuesto que esto no me ayudó a desocultar la columna.
Figura 2: Tienes que desplazarte por algunos menús de Excel para iPad para ver todas las opciones disponibles.
Figura 3: Puedes ocultar -pero no desocultar- las columnas en Excel para iPad.
Figura 4: Buscar y Reemplazar puede localizar elementos en columnas ocultas mientras que Buscar no puede.
- Trabajar con las celdas de la hoja de trabajo es un poco difícil al principio. Una sola pulsación larga revela un menú para trabajar con las celdas, mientras que un doble toque en una celda revela la barra de la fórmula. Encontré que Excel para iPad a veces es quisquilloso con la ejecución de mis comandos táctiles.
- Al tocar un archivo adjunto de Excel dentro de un correo electrónico se inicia la hoja de cálculo en una aplicación de visualización. Para abrir las hojas de cálculo enviadas por correo electrónico en Excel, mantenga pulsado el icono del archivo adjunto hasta que aparezca un menú en el que pueda elegir Abrir en Excel.
Ahora que sabes lo que no puedes hacer con Excel para iPad, veamos lo que tú puedes hacer:
- Cambiar los nombres y tamaños de las fuentes.
- Aplique la negrita, la cursiva, el subrayado.
- Aplicar bordes verticales u horizontales, pero no diagonales.
- Cambia los colores de las celdas o las fuentes, pero no trates de hacerte el gracioso introduciendo códigos RGB.
- Alinear el texto y fusionar las celdas.
- Aplica una amplia variedad de formatos de números, aunque no puedes introducir códigos de formato personalizados.
- Envolver el texto (por medio del menú de formato de celdas).
- Insertar y eliminar filas y celdas.
- Ordena y filtra al estilo de Excel 2003, lo que significa que se basa en el contenido de las celdas y no en el color.
- Utiliza la función de tabla de Excel, una gema oculta que fue una gran llamada para ser incluida en el iPad.
- Crear gráficos, ya sea manualmente o a través de la función de Gráficos Recomendados introducida en Excel 2013.
- Insertar imágenes, formas y cuadros de texto.
- Utiliza casi todas las funciones de las hojas de cálculo disponibles en las versiones de escritorio de Excel.
- Navegue por los comentarios de la misma manera que a través de la pestaña de Revisión en las versiones de escritorio de Excel, pero tenga en cuenta que no puede agregar o editar comentarios.
- Ocultar/no ocultar/dupar/eliminar/renombrar hojas de trabajo.
- Mostrar u ocultar la barra de fórmulas, las pestañas de las hojas, el marco de la hoja de trabajo y las líneas de la cuadrícula.
- Congela los cristales.
- Buscar y reemplazar.
- Un número limitado de atajos de teclado están disponibles si usas un teclado externo con tu iPad.
- Como se muestra en la figura 5, puedes enviar por correo electrónico hojas de cálculo a otros desde Excel para iPad.
Figura 5: Excel for iPad facilita el compartir libros de trabajo con otros.
Parece que casi a diario aparecen nuevas actualizaciones para las aplicaciones de mi iPad, pero definitivamente estaré atento a las actualizaciones de Excel para iPad. Las primeras iteraciones de los productos de Microsoft tienden a tener bordes ásperos que se suavizan con el tiempo.
Sobre el autor:
David H. Ringstrom, contador público, dirige Accounting Advisors, Inc. una empresa consultora de programas informáticos y bases de datos con sede en Atlanta que presta servicios de capacitación y consultoría en todo el país. Contacte con David en [correo electrónico protegido] o sígale en Twitter . David habla en conferencias sobre Microsoft Excel, enseña webcasts para CPE Link , y escribe artículos freelance en Excel para AccountingWEB , Going Concern , et.