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Prevención de pérdidas para contadores: Evitar la mala praxis, litigios y mantener a sus clientes contentos

Por George J. “Jay” Coleman, III, J.D.

La profesión contable se convirtió en un objetivo lucrativo para los abogados de los demandantes después de que la industria de ahorros y préstamos se derrumbara a mediados del decenio de 1980, y poco ha cambiado desde entonces. Los contadores siguen siendo considerados como bolsillos profundos cada vez que las transacciones financieras se agrían, y el escrutinio reglamentario de la profesión ha aumentado.

Prevención de pérdidas para contadores: Evitar la mala praxis, litigios y mantener a sus clientes contentos
Prevención de pérdidas para contadores: Evitar la mala praxis, litigios y mantener a sus clientes contentos

No es divertido ser demandado por mala praxis. Incluso una demanda defendible en la que usted prevalezca en última instancia, costará honorarios de abogados por debajo del deducible de su seguro, e interferirá en su tiempo, atención y emociones y las de sus colegas.

Además, ¿qué pasa con el daño a usted y a la reputación de su firma, que tanto le ha costado ganar? El rumor en la ciudad será que te han demandado. La resolución favorable tres años después será la noticia de ayer y puede ser confidencial en cualquier caso.

Su objetivo, entonces, no es ser demandado en primer lugar.

La primera parte de este artículo discute las formas comunes en que los contadores pueden meterse en problemas. La segunda parte cubre lo que hay que hacer si te demandan.

Parte 1. Fuentes comunes de responsabilidad

Atestiguar el trabajo

Si bien los exámenes y compilaciones han generado litigios, las reclamaciones más importantes en términos de valor en dólares se derivan de la labor de auditoría. Nos guste o no, los auditores son vistos por el público al menos como “perros guardianes”, y tal vez como “sabuesos”. Independientemente de lo que la carta de opinión del auditor diga en su cara, el público la ve como una garantía de la integridad de la gestión y, para bien o para mal, los jurados a menudo también lo hacen. La “brecha de expectativas” está viva y bien.

Mantenga su independencia de su cliente, y evite acciones que puedan sugerir que usted es cualquier cosa menos independiente. La presunta falta de independencia de un auditor es el botón favorito del demandante simplemente porque es algo que un jurado puede apreciar y a lo que reaccionará. Mientras que un jurado puede quedarse dormido escuchando a los expertos hablar de los GAAS y los GAAP, puede enfurecerse si el auditor “independiente” se va de vacaciones a Hawai como invitado de su cliente.

Así que no dejes que tu amistad o la larga relación con tu cliente nuble tu juicio. Los problemas empiezan a ocurrir precisamente cuando empiezas a relajarte. Por eso los reguladores están presionando de nuevo para que se limiten los mandatos de los auditores y la rotación de los socios de compromiso. Tenga un sano escepticismo; si ve un problema, no lo ignore. Haga preguntas hasta que esté satisfecho. Si el cliente es honesto, funcionará con usted. Si el cliente es deshonesto, entonces debería buscar otro contador.

Trabajo fiscal

El asesoramiento fiscal y la preparación de declaraciones de impuestos dan lugar al mayor número de reclamaciones contra los contadores, aunque su valor monetario no es tan importante como las reclamaciones de auditoría. Esto no es sorprendente. No sólo el trabajo fiscal es un pilar de la mayoría de las prácticas de los contadores, sino que su producto de trabajo en esa área – la declaración de impuestos – está sujeto a un examen retrospectivo por parte del gobierno.

La mala praxis fiscal resulta más frecuentemente de simples lapsus. Los reclamos de impuestos van desde plazos y elecciones no cumplidos hasta un mal asesoramiento para, la mayoría de las veces, devolver errores. La mala práctica se produce más por simple falta de atención y mala comunicación con el cliente que por errores debido a las complejidades del código fiscal. Muchos problemas pueden evitarse mediante simples procedimientos de control de calidad, como un sistema adecuado de cosquillas.

Tengan cuidado cuando den consejos fiscales improvisados. Si su cliente llama durante la temporada de impuestos con una “pregunta rápida”, tómese un momento para evaluar si la pregunta es lo suficientemente fácil, y el cliente lo suficientemente sofisticado, para que usted pueda responder la pregunta de manera competente sin tomarse el tiempo de investigar el asunto. Si procede a dar un “consejo rápido”, dicte un memorándum de archivo que resuma el consejo. Si su cliente no es sofisticado y/o la pregunta es compleja – o si se trata de grandes sumas de dinero – confirme el consejo con una carta breve que resuma la información que le dio, el consejo que dio, recordando que se trataba de una discusión general, e invitando al cliente a discutir el asunto con más detalle con usted cuando el tiempo lo permita.

También tenga cuidado al preparar extensiones de último minuto basadas en lo que un cliente le ha dicho pero no ha confirmado por escrito. Es fácil durante la temporada de impuestos olvidar los elementos inusuales que deben ser incluidos al calcular el pago de la extensión. Documente sus conversaciones con su cliente y confirme por escrito que la prórroga se basa en la información proporcionada por el cliente.

La mejor práctica es asegurarse de tener todos los hechos antes de dar un consejo fiscal sensible. Dile al cliente que necesitas más tiempo y/o más hechos antes de que puedas estar en posición de dar un consejo. No dejes que el cliente te apresure.

Piénsalo dos veces antes de llevar los libros de tus clientes, no sea que digan que es tu culpa que no tengas la información necesaria para preparar la ahora tardía declaración de impuestos. Asegúrate de que tu carta de compromiso diga que es responsabilidad del cliente proporcionarte a tiempo la información necesaria para preparar la declaración. Sin esa documentación, un jurado puede tener que decidir de quién es el trabajo basado en su palabra contra la de su cliente.

Por último, tenga cuidado al representar a sus clientes ante el IRS u otras autoridades fiscales. No sólo no hay privilegio abogado-cliente, sino que su “mea culpa” intentos de exonerar a su cliente puede volver a atormentarlo cuando el cliente lo demande. También extenderá el tiempo que su cliente tiene para decidir si lo demanda o no. Independientemente de cuándo empiece a correr el estatuto de limitaciones por mala praxis fiscal en su estado, puede que no corra en absoluto mientras usted siga representando a su cliente en sus tratos con el IRS. Si tiene algún tipo de exposición, probablemente sea mejor que deje de representar al cliente.

Consultoría y otros trabajos

La oferta de servicios de consultoría o asesoramiento de gestión, como el apoyo en litigios y los servicios de fideicomiso, puede crear exposición. Si el consultor (o incluso su preparador de impuestos) no es un contador público, dígale a su cliente que un no contador público está haciendo su trabajo. De lo contrario, el cliente puede pensar que su empleado es un contador público, lo que puede constituir la base de una reclamación por fraude “señuelo y cambio”.

Recuerde que la información aprendida en un contrato de consultoría (por ejemplo, que el cliente está perdiendo una cuenta importante) puede ser relevante para el contrato de auditoría o fiscal de su empresa y viceversa, y los conocimientos del consultor pueden ser imputados al auditor, así que comuníquense entre sí. Y tenga cuidado con los conflictos de intereses: La consultoría puede comprometer la independencia del auditor.

Si bien está fuera del alcance de este artículo, otros trabajos de contabilidad tradicionales como la valoración de empresas y la preparación de proyecciones pueden llevar a la exposición. Utilice las cláusulas de exención de responsabilidad apropiadas cuando presente su trabajo al cliente. Hacer trabajo para los planes de beneficios de los empleados e implementar un sistema informático para su cliente también puede generar litigios.

Exposición a terceros

En la mayoría de los estados hoy en día, los contadores pueden ser responsables no sólo ante sus clientes sino también, en ciertas circunstancias, ante los no clientes. Prestamistas, inversores, adquirentes, comisionados de seguros, fideicomisarios de bancarrota y síndicos han demandado a los contadores. No se lo ponga fácil a estos potenciales demandantes. Descargue la responsabilidad a los no clientes en su carta de compromiso. Si un banco llama para decir que va a prestar en base a su trabajo, no diga que está bien. Los inversores financian una empresa por cualquier número de razones; sólo en retrospectiva, después de que el trato se agria, dicen que todo lo que confiaron fue su opinión de auditoría. No dejes que escapen a la responsabilidad de hacer su propia diligencia debida.

Parte 2. Qué hacer si te demandan

Recibir una demanda o una carta de la junta estatal o de la AICPA puede arruinar tu día. Pero no puedes ignorar la situación. Lo que haga a continuación podría empeorar las cosas y afectar su capacidad de montar una fuerte defensa.

Primero, no intentes “arreglar” el problema tú mismo. No intente convencer a su cliente infeliz de que no le demande. Puede que ya haya ido a un abogado. No cambiará de opinión, y todo lo que le diga puede y será usado en su contra en un litigio. No prepare un mea culpa a su compañero justificando su trabajo, y piense dos veces incluso en obtener una segunda opinión de su colega. Ese memorándum y esa conversación serán descubiertos por la oposición en el litigio.

No destruya ningún documento. Lo último que necesitas es defender un caso de expolio además de un caso de mala praxis. La destrucción de documentos tiene problemas de independencia de los auditores como la “especia” preferida del demandante para inflamar al jurado.

No “complemente” o “actualice” sus papeles de trabajo con lo que ahora recuerda que se hizo. Los papeles de trabajo se supone que son documentos contemporáneos, por eso son una poderosa herramienta de defensa. Si los guardas adecuadamente, refrescarán tu memoria y ayudarán a convencer al jurado de que hiciste un trabajo sólido. De lo contrario, tendrás que convencerlos sólo con tu propio testimonio retrospectivo.

Notifique a su compañía de seguros tan pronto como crea que puede haber una reclamación, y hágalo de la manera precisa que se indica en la póliza. Si espera demasiado tiempo, la cobertura podría ser denegada. Si simplemente llama a su agente local, y no sigue los procedimientos de notificación formal, la cobertura podría ser denegada.

Cuanto antes consiga un abogado, antes se le concederá el privilegio de abogado-cliente para proteger sus comunicaciones y el producto de su trabajo. De lo contrario, lo que diga y haga será descubrible. Su abogado puede ayudarle a preparar una carta de separación adecuada, si aún no se ha separado, y luego guiarle a través del proceso de litigio o de regulación.

Sobre el autor:

George J. “Jay” Coleman, III, J.D., trabaja en Mack Watson & Stratman, un bufete de abogados de Phoenix, Ariz. Representa a clientes en complejos litigios comerciales y otras formas de resolución de disputas. Su práctica se centra en asuntos relacionados con acusaciones de fraude de valores y negocios y en la representación de empresas de contabilidad y bufetes de abogados en litigios por mala praxis. Póngase en contacto con él en [correo electrónico protegido].