Antes, si tenías cinta adhesiva, ¡estabas preparado para cualquier cosa! Pero si eres como la mayoría de los propietarios de consultorios, tu clientela fiscal ha crecido cada año y una loca cantidad de trabajo tiene que salir por la puerta, en un muy corto espacio de tiempo.
La preparación es, por supuesto, la clave. Aquí hay una lista de algunos de los puntos clave a considerar, para mantenerse a la cabeza del juego:
Las prácticas más racionales que he consultado tenían un sistema para contactar a los clientes y hacerlos llegar a tiempo, en lugar de esperar a que se pongan en contacto con la oficina. Esto te da mucho más control sobre la distribución del trabajo, que es tan clave para hacer mucho en un corto espacio de tiempo.
La otra pesadilla de la vida de los preparadores de impuestos es conseguir la información para que las declaraciones puedan ser finalizadas. En las prácticas más organizadas y racionalizadas se designa a alguien que se encarga de la tarea necesaria, si no se desea, de hacer un seguimiento de los clientes, para obtener los datos de modo que los preparadores puedan seguir trabajando en las declaraciones que se pueden completar. Este es el papel del Coordinador de Servicios al Cliente, un papel vital en cualquier práctica fiscal.
Revisando su análisis «post mortem» de la temporada de impuestos de la pasada temporada de impuestos – para asegurar que todo el progreso realizado se continúe este año. Esto asegurará que cualquier idea que se haya generado sobre cómo evitar problemas, se implementen este año. Esto puede incluir elementos como una mejor lista de control para hacer la revisión más fácil y rápida, un mejor control sobre quién cobra el pago para que la RA se mantenga baja, etc – básicamente, asegurándose de que cualquier cambio decidido después de la última temporada de impuestos se implemente plenamente.
Asegurar que haya suficiente comunicación interna – por ejemplo, reuniones programadas a lo largo de la temporada para revisar el estado de los regresos, y proveer la coordinación entre los miembros del equipo para que el trabajo siga fluyendo sin problemas;
Revise todos los procedimientos y el flujo de trabajo con el personal antes de la temporada de impuestos, especialmente si tiene nuevas contrataciones;
Asegúrate de que haya controles para evitar que los regresos queden desatendidos;
Asegurarse, siempre que sea posible, de que los preparadores arreglen sus propios errores;
Si tiene el software para capturar los datos, mida la productividad por cada preparador:
Implementar aumentos de honorarios – al menos el costo de vida, o más si es necesario. ¡Los honorarios deben subir anualmente!
¡Acelera el trabajo tanto como sea posible! Esto he visto que es muy clave para practicar el crecimiento. Por ejemplo, preparar las declaraciones de la renta en enero libera un tiempo muy necesario más adelante en la temporada de impuestos y ayuda a evitar la necesidad de horas extremas.
Poner en marcha o volver a poner en marcha un sistema para generar referencias de los clientes, así como recompensar a los que te refieran el trabajo. Hay muchas grandes campañas de remisión con las que las prácticas tienen mucho éxito a lo largo de los años.
Con suerte, uno o más de estos artículos de arriba, le ayudarán a tener la mejor temporada de impuestos de la historia.