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Prácticas óptimas para combatir la actividad fiscal fraudulenta

Con menos de tres semanas para la fecha límite de presentación de impuestos, sus clientes podrían estar luchando para proporcionar todos sus recibos y documentos de transacciones para sus declaraciones. Pero usted podría encontrarse con artículos que son sospechosos e incluso podrían ser fraudulentos.

AccountingWEB presentó algunas preguntas a Randy Wilson, un alto directivo de la oficina de Chicago de Cendrowski Corporate Advisors, sobre lo que los contables pueden hacer para protegerse a sí mismos y a sus empresas. Ofreció algunos consejos sobre cómo las empresas deben cuestionar los asuntos sospechosos y qué medidas adoptar para garantizar las mejores prácticas para combatir las actividades fraudulentas. Wilson tiene más de dos décadas de experiencia en investigaciones internas corporativas y gubernamentales, análisis de fraude, detección y prevención de malversación de fondos, análisis de gestión de riesgos e investigaciones contables forenses.

Prácticas óptimas para combatir la actividad fiscal fraudulentaPrácticas óptimas para combatir la actividad fiscal fraudulenta

AW : ¿Cuáles son algunos de los pasos que un contador o experto en impuestos debería dar después de descubrir, o tener pruebas, de que un cliente ha cometido un fraude a propósito (o inadvertidamente)?

Wilson : El primer paso clave a tomar, una vez que se ha descubierto el fraude de un cliente, es que el profesional de contabilidad externo revise la carta de compromiso de su empresa con ese cliente para verificar sus términos y condiciones. También es aconsejable buscar socios dentro de su empresa que revisen el riesgo de la empresa y consultar con su asesor general para discutir la posible exposición. Al mismo tiempo, determine si su empresa está prestando otros servicios (auditoría, consultoría, etc.) al cliente, ya que su empresa también puede haber imputado el conocimiento de hechos que podrían vincularlo potencialmente a la actividad fraudulenta.

La comunicación dentro de su empresa es importante. Asegúrate de que todos los equipos de compromiso están en contacto, están cuestionando los asuntos sospechosos, y evaluando continuamente a los clientes y los riesgos de la firma.

AW : ¿Sería particularmente sensible o difícil para el contador acercarse al cliente de mala conducta si hubiera habido una relación comercial y amistosa a largo plazo con el cliente?

Wilson : Una vez que haya descubierto el fraude del cliente, debe considerar acercarse al cliente para discutir sus hallazgos. Determina si puedes ayudar al cliente a resolver o mitigar el problema. Esto puede implicar una nueva carta de compromiso y el alcance de los servicios. Dependiendo de las circunstancias, es posible que tenga que renunciar al compromiso. En ese caso, documente su decisión y envíe una carta a su antiguo cliente explicando clara y sucintamente la(s) razón(es). Si su empresa está en condiciones, ayude a su antiguo cliente a cumplir los plazos pendientes y/o a encontrarle un nuevo contable.

Aunque el preparador de impuestos no es un fiduciario, una relación de larga duración con un cliente puede aumentar su nivel de atención percibido. A veces, la longevidad de su relación con el cliente hace que tenga conocimiento de información más allá de la preparación de la declaración de impuestos y puede complicar la salida del compromiso.

AW : ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para que los contadores se protejan de las prácticas fraudulentas internamente, es decir, un compañero contador que se comporta de manera poco ética como si hiciera deducciones falsas para disminuir la responsabilidad fiscal de un cliente?

Wilson: Evalúa las calificaciones de tu equipo. Asegúrate de que tu equipo asignado es el adecuado para el cliente. Con el fin de gestionar el riesgo de su empresa, desarrolle, implemente y supervise un sólido sistema de revisión por pares que incorpore los pasos de control de calidad específicos para la preparación de impuestos. El siguiente paso es educar a sus socios, personal y administradores. Asegúrese de que están siguiendo los pasos de control de calidad. Haga que todos los miembros de su empresa reconozcan anualmente las políticas que ha desarrollado.

AW : ¿Qué consejo daría a las pequeñas y medianas empresas para asegurar que se mantengan las mejores prácticas?

Wilson: La clave para una buena relación con los clientes es una comunicación consistente. Escucha lo que tu cliente quiere, aconséjale sobre lo que el compromiso implicará, y luego documéntalo con precisión. Las empresas de contabilidad son a menudo vistas como bolsillos profundos (póliza de seguros). Una demanda por mala práctica le costará a su empresa tiempo y dinero, y puede afectar negativamente a su reputación. Tome algunas medidas sencillas para proteger su empresa:

  • Prepara una buena carta de compromiso. Prepare una nueva para cada compromiso y actualícela anualmente.
  • Reúnase con su cliente para explicarle las responsabilidades del compromiso. Deje claro que su empresa no verificará los datos del cliente, y que su empresa no está siendo contratada para detectar el fraude. Un compromiso para evaluar y mitigar el fraude sería separado y distinto del compromiso fiscal.
  • Para limitar la responsabilidad de su empresa, limite el alcance de su compromiso a sólo las tareas que deben realizarse y no vaya más allá de esas tareas sin una carta de compromiso actualizada. Además, limite su exposición al monto de sus honorarios, si es posible.
  • Desarrolla un sistema de retención de documentos y habla de ello en tu carta de compromiso.
  • No exagere sus calificaciones en los folletos de su empresa o en los materiales en línea.
  • Entrene a sus socios y personal en el uso de su(s) paquete(s) de software de impuestos.
  • Mantener un calendario firme para rastrear y cumplir con los plazos.
  • Documente minuciosamente los problemas de sus clientes, su investigación y sus conclusiones.
  • Examine los nuevos clientes y esté preparado para transmitir el compromiso. Realice algunas diligencias debidas hablando con sus socios, hablando con profesionales predecesores y haciendo algunas investigaciones en línea.
  • Asegúrate de que el negocio y los asuntos del cliente están dentro de la experiencia de tu firma.