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Portales web que ahorran dinero = Intercambio de documentos seguro y eficiente

Por Michael Alter

Si tus clientes no están familiarizados con los portales web, puedes explicarles cómo los portales web ahorran tiempo a todos y facilitan el intercambio de archivos. Para los clientes finales, el uso de un portal web significa que no tienen que preocuparse de que un servidor de correo electrónico se atasque o rechace el intercambio de grandes archivos de QuickBooks.

Portales web que ahorran dinero = Intercambio de documentos seguro y eficiente
Portales web que ahorran dinero = Intercambio de documentos seguro y eficiente

Compartir archivos en un portal web permite a los contadores y a los clientes finales acceder a los mismos documentos electrónicos simultáneamente con sólo entrar en línea e iniciar sesión con un nombre de usuario y una contraseña. Los portales web ofrecen acceso instantáneo y un intercambio de archivos sin esfuerzo con los clientes.

Comunicación y seguridad

  • Los portales web proporcionan un método seguro de comunicación en línea entre usted y sus clientes. El portal web funciona como un depósito para el intercambio de documentos (declaraciones de impuestos, estados financieros, archivos PDF, archivos QuickBooks, documentos Word, archivos Excel, etc.) necesarios en los compromisos con sus clientes – documentos que su empresa puede almacenar actualmente como papel en los archivadores.
  • El portal web, cuando se aprovecha al máximo, sirve como punto de interacción principal entre los profesionales de la contabilidad y la nómina y los clientes finales. Los documentos pueden ser añadidos al portal desde cualquier lado, accediendo y revisando cuando sea conveniente.
  • Los portales web han crecido en popularidad porque facilitan el trabajo de los profesionales de la contabilidad y la nómina. Son reconocidos como un medio más seguro para la entrega de los documentos de los clientes, ya que los estados están comenzando a cerrar la puerta y a restringir el uso del correo electrónico para la entrega de los datos de los clientes. Los archivos de cualquier tamaño se cargan instantáneamente y la codificación suele ser automática, al igual que la notificación de que se han cargado nuevos documentos en el portal web.

Beneficios y ahorros adicionales

  • Papel: Los documentos escaneados y almacenados como registros electrónicos son más fácilmente accesibles que los archivos almacenados en CD o en unidades de memoria USB.
  • Correo y costos asociados: El envío de faxes y el uso del correo postal se eliminan casi por completo con los portales web, al igual que los gastos administrativos de mantenimiento de los archivos de documentos impresos de los clientes. Algunos programas de portales web ofrecen la posibilidad de enviar y recibir facturas y otra correspondencia.
  • Productividad: Se dedica menos tiempo a archivar y organizar documentos en papel, lo que permite disponer de más tiempo para ser un hacedor de lluvia o simplemente liberar tiempo para un mayor equilibrio entre el trabajo y la vida privada.
  • Marketing: Los portales web rápidamente te marcan como una empresa con conocimientos tecnológicos.

En última instancia, trabajar a través de un portal web se traduce en el intercambio seguro y eficiente de documentos para todos.

Thomson Reuters tiene un excelente libro blanco sobre portales web, Implementing a Firm-Wide Portal Solution , que tal vez te gustaría leer. Si desea más información sobre las características que debe ofrecer un portal web, puede visitar el sitio web de ClientWhys.

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