SINOPSIS
Un sistema de contabilidad es más que un depósito de transacciones. Es un medio para impulsar su negocio, siempre que tenga una estrategia para habilitarlo.
Los problemas y las implicaciones derivadas de la falta de estrategia se aplican tanto si su sistema de contabilidad es de nivel básico, de nivel medio o una solución ERP. En la premisa o en la nube, no importa.
PROBLEMA
El problema es doble :
- se espera cada vez más que la función de finanzas proporcione una dirección estratégica. Es más importante que nunca que el sistema de contabilidad que utiliza Finanzas proporcione una visión para gestionar esa expectativa
- tienes un Plan de Negocios que lleva a tu negocio a través de los próximos tres a cinco años. Lo que la mayoría de los negocios olvidan es que a menos que su sistema de contabilidad se adapte a ese Plan, actuará como un freno, perjudicando su capacidad para alcanzar sus objetivos.
Es común que una estrategia de TI pase por alto las necesidades de los sistemas financieros, especialmente en las empresas impulsadas por las ventas. Por eso, con demasiada frecuencia, vemos a las empresas que se apresuran a reemplazar los sistemas de contabilidad.
IMPLICACIONES
Sin una estrategia de sistema de contabilidad, su empresa está expuesta a lo siguiente :
plan de negocios :
no se logran los objetivos
sistema de contabilidad :
- no puede proporcionar información adecuada para tomar decisiones comerciales informadas
- el negocio se arriesga a que su sistema de contabilidad sea más grande
- Plan de cuentas congestionado o desorganizado
- alta incidencia de los workarounds
Finanzas :
- análisis basados en hojas de cálculo
- cierre del período de tiempo y complejo
controles internos :
- controles de conciliación excesivos necesarios para garantizar la integridad de los datos financieros
IT :
- La sustitución del sistema financiero se aplaza con preferencia a otros sistemas; no se dispone de fondos ni de tiempo para sustituir un sistema de contabilidad cuando sea necesario
- El exceso de costo impulsado por las altas demandas de mantenimiento y apoyo del sistema
costo :
- la falta de automatización de los procesos conduce a un alto número de empleados y a ineficiencias
riesgo :
- el proveedor ya no soporta su sistema o versión
- La ruta de actualización se pierde si su versión está muy desactualizada
- se espera que continúe la consolidación en el mercado de sistemas
- los recursos experimentados dejan sin apoyo a su sistema; los altos costos de reemplazo
SOLUCIÓN
No importa dónde se encuentre en términos del ciclo de vida de su negocio, ambos problemas se resuelven alineando sus planes de negocio y de TI con una estrategia de sistemas. Sin embargo, la estrategia debe equilibrar :
- funcionalidad necesaria para apoyar el negocio hasta el final de su ciclo actual, con
- el costo necesario para lograrlo
La funcionalidad que necesita se rige por su plan de negocios, los fondos disponibles de su presupuesto de IT. De esta manera las tres estrategias y planes están alineados.
Piensa en términos de un sobre funcional en el que tu negocio crezca. Esto asegurará :
- una estrategia «de la cuna a la tumba» alineada con sus planes de IT y de negocios
- su sistema de contabilidad no actúa como un freno a su negocio
- ya no corres el riesgo de que tu sistema de contabilidad se quede obsoleto
- un plan de sustitución del sistema está en marcha cuando se necesita; los plazos de selección más cortos y los costos reducidos son subproductos bienvenidos
- Las finanzas son capaces de proporcionar la dirección estratégica necesaria
- las eficiencias se traducen en beneficios y crecimiento
- se mitiga el riesgo – existe un plan que se ocupa de los futuros sistemas o plataformas sin soporte
- Se reducen los costos de mantenimiento de IT
- se evitan los gastos de apoyo al sistema al final de la vida útil