A medida que los contadores asumen una mayor responsabilidad, junto con los recursos estirados, se hace evidente que la gestión del proceso de AP requiere un tiempo increíblemente largo, por no hablar de que es en su mayor parte manual y tedioso. Por eso, los departamentos de AP más inteligentes â?» y los contables que trabajan con ellos â?» están explorando y adoptando soluciones de automatización de AP.
Sin embargo, cuando la mayoría de la gente habla de automatización de AP, esta investigación a menudo sólo gira en torno al comienzo del proceso de cuentas por pagar: los dolores de la digitalización de las facturas entrantes y el flujo de trabajo relacionado con la aprobación de las mismas. Muy pocas tecnologÃas abordan los problemas perjudiciales que se producen al final del proceso: los errores relacionados con la remesa de pagos y la conciliación.
Los errores de pago son aún más probables cuando se trabaja con proveedores globales â?» como cuando se trata de métodos de pago multibancarios y cruzados, como transferencias electrónicas, ACH, SEPA, PayPal y cheques en papel. Esta es la última milla del proceso de cuentas por pagar, y por lo general es un camino sin pavimentar.
Esto se debe a que las empresas suelen utilizar un proceso manual e improvisado en el que participa el personal de AP para reunir información sobre los pagos a los proveedores por correo electrónico, entrar en múltiples portales bancarios, financiar y ejecutar los pagos, y hacer un seguimiento y conciliar su estado. Pero cuando los procesos son manuales, los errores humanos son inevitables, y esos errores causan dolores de cabeza.
Estos errores también afectan a la relación con el socio proveedor, reduciendo la confianza del proveedor en la empresa. En una cadena de suministro competitiva, la imposibilidad de pagar de forma fiable puede provocar el desgaste de los proveedores de alta calidad. Antes de poder solucionar el problema, hay que identificarlo.
Errores de pago conocidos
Los errores conocidos son aquellos en los que se puede identificar la causa. Por ejemplo, el banco informa al pagador de que hay una falta de fondos, que no existe un beneficiario o beneficiario, o que los datos bancarios del proveedor son incorrectos.
Independientemente de la naturaleza del problema, arreglar el error puede ser tedioso. Aunque una simple errata puede haber causado el problema, identificar qué información era errónea y corregirla requiere perseguir al beneficiario para obtener la información correcta. Una vez corregida la información, hay que volver a presentar el pago, lo que podría implicar gastos bancarios adicionales. Por cierto, esto puede llevar días porque estás trabajando manualmente con dos partes diferentes.
Las transferencias de â??depósito directoâ? o â??cámara de compensaciónâ? suelen fracasar a un ritmo mucho mayor en las transacciones internacionales porque cada país tiene sus propias normas de enrutamiento y sintaxis bancaria, y corresponde al personal de cuentas por pagar saber qué información hay que reunir. Si falta un campo o el recuento o la pauta de un campo de pago es diferente de lo que requiere un paÃs concreto, entonces el pago fallará.
Errores de pago desconocidos
Los errores desconocidos requieren una investigación más profunda. Estos errores a menudo no aparecen hasta que llega el momento de reconciliar las cuentas. Identificarlos puede ser un proceso engorroso que implica descargar transacciones de varios portales bancarios, cotejar esos resultados con las órdenes de ejecución de pagos y determinar si los fondos fueron compensados por el banco.
Los costos de un mal proceso de pago
Entonces, ¿qué le cuestan a su negocio estos errores de pago? Considere las comisiones bancarias, incluyendo las de investigación y reemisión de pagos, y el tiempo que le toma al personal identificar, investigar y corregir los errores. Los costos también incluyen el tiempo de comunicación con los beneficiarios y cualquier daño a la reputación.
Si una empresa hace 500 pagos al mes, un 2% de error es sólo 10 pagos y puede parecer aceptable. Pero incluso 10 errores al mes pueden resultar en 10.000 dólares al año en honorarios y mano de obra, dependiendo de las personas y el tiempo involucrados.
Esta estimación de costos incorpora el salario completo y los gastos generales asociados con un funcionario encargado de identificar, investigar, comunicar y resolver esos errores. También incluye las múltiples comisiones bancarias que se suman debido a estos errores. Sin mencionar que el esfuerzo es esencialmente no generador de ingresos y distrae al personal de proyectos más valiosos.
Calidad de la demanda
Demasiadas organizaciones simplemente contabilizan los errores como un costo de hacer negocios, en lugar de mejorar sus procesos. Es una forma de desperdicio que la alta dirección y los contables astutos deberían considerar un problema y un obstáculo para el crecimiento rentable y la escalabilidad. Es hora de empezar a reconocer que la última milla de las cuentas por pagar es el pago en sí mismo y que el retorno de la inversión para eliminar estos errores es altamente alcanzable.
¿Cuánto cuestan los errores de pago a las empresas con las que trabajas?