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Por qué QBO no es tan mágico como los clientes piensan

Durante esta temporada de Halloween, la magia está en el aire. Los profesionales de la contabilidad han observado por mucho tiempo que nuestros clientes piensan que hay magia en QuickBooks Online, y que los feeds de los bancos hacen maravillas.  Sin embargo, cuando nuestros clientes se hacen la ilusión de que las descargas de feeds bancarios son balas mágicas, y que hacer clic en “Añadir” o “Coincidir” es todo lo que se requiere para tener libros limpios y precisos, necesitamos educarlos más sobre el trabajo que realmente hacemos, y por qué nos necesitan.

Aquí hay una lista de puntos de discusión que ayudarán a romper el hechizo:

Por qué QBO no es tan mágico como los clientes piensan
Por qué QBO no es tan mágico como los clientes piensan

1.    Nombres de proveedores de pago perdidos

Sí, el banco QBO alimenta las transacciones, como por arte de magia, incluyendo un vistazo al nombre del proveedor, la fecha en que la transacción se compensó y la cantidad de dólares. Pero hay que tener cuidado para notar que si la transacción es de un nuevo Proveedor, el nombre del beneficiario estará en blanco, aunque el cliente lo vea en la columna de “Descripción”, y no deben publicar una transacción con un campo en blanco de Beneficiario-Proveedor. 

2.    Pagos de préstamos

Sí, QBO obtiene el pago completo de la alimentación del banco, pero el cliente incauto tiende a contabilizar la cantidad total al principal o a los intereses. Se necesita más que una varita mágica para desglosar el pago en principal e intereses, según corresponda, para que el balance general y las cuentas de resultados sean exactos.

3.    Cheques en blanco

Sí, QBO obtiene datos de un cheque que se ha compensado, pero si ese cheque no fue pre-ingresado en QBO, o no es una coincidencia uno por uno para un pago de una factura, y si la alimentación del banco es la primera vez que QBO “ve” ese cheque, entonces el cheque necesita un toque mágico para fijar la fecha del cheque, agregar el Beneficiario, contabilizar el gasto en la cuenta correcta, y agregar una descripción o memorándum que describa el gasto.

4.    Conciliaciones bancarias

Sí, la QBO obtiene todos los datos que aparecen en un extracto bancario, pero la cuenta todavía tiene que ser reconciliada. Si no se reconcilia, se corre el riesgo de no detectar transacciones duplicadas o perdidas. Los duplicados pueden ser el resultado de lo que yo llamo hipo en la banca online, como cuando una sola transacción se duplica o falta un día entero. Eso sucede. 

5.    El toque humano

Las formas brujas de la QBO no superan la necesidad de la aportación humana en ciertas transacciones, como la compra de material de oficina que también incluye un equipo, como una impresora, un escáner o un equipo telefónico. En lugar de permitir que QBO asigne automáticamente toda la compra a “Suministros de oficina”, el contable experimentado creará las divisiones para trasladar el equipo a una segunda cuenta, según proceda.

6.    Seguimiento de la clase

Cuando se utilizan las Clases, a veces el QBO aplica por arte de magia la Clase correcta, y a veces no, por lo que se requiere vigilancia y a menudo hay que hacer correcciones.

7.    Gastos en efectivo

QBO nunca será capaz de conjurar los gastos en efectivo de una alimentación bancaria, aunque pueden ser enviados a QBO cuando se utiliza una aplicación de terceros como ReceiptBank o Hubdoc. Un profesional experimentado recordará a sus clientes que es necesario un sistema para contabilizar todas las compras en efectivo.

8.    Entradas de la nómina

Sí, QBO descargará los débitos de la nómina, pero si su cliente está usando un servicio de nómina no intuitivo de terceros, tendrá que introducir manualmente la nómina para que el banco muestre una “coincidencia” verde.  Si su cliente trata de aplicar los datos del banco de nóminas usando el botón “Añadir”, se produce un caos. 

9.    Impuesto sobre las ventas

Sí, QBO descargará el pago de los impuestos de venta cuando se compensen, pero si no has preingresado el impuesto de venta pagado, creando un “Match” verde, ¿quién sabe a qué cuenta tu cliente “agregará” el débito? A veces se necesita un mago para averiguar lo que el cliente hizo cuando no estabas mirando. 

10.    1099 Vendedores

Sí, QBO descargará el pago que el cliente hizo a un nuevo proveedor usando su tarjeta de crédito, PayPal, o incluso (¡maravillas de las maravillas!) un cheque pre-ingresado en QBO que llega como un “Match”. Sin embargo, todavía tenemos que echar un vistazo al registro de Vendedores para ver si están configurados como un Vendedor 1099 (o no), y tenemos que preguntarle al cliente si obtuvo un formulario W-9 cuando sea apropiado. ¡QBO no puede hacer eso por nosotros por arte de magia!

Es cierto que los suministros del banco QBO nos ahorran tiempo y esfuerzo de muchas maneras, pero no son una bala de plata, y los contables y contadores todavía son necesarios para trabajar su magia para crear un conjunto de libros limpios. 

Nota del editor: La revisión anterior es el punto de vista y las experiencias del autor y no refleja necesariamente las de AccountingWEB, su empresa matriz Sift Media o cualquiera de sus valiosos afiliados.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, Linick Consulting, se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks y QuickBooks Online. Ella trabaja su magia en Alameda, California.