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Por qué no me gusta el artículo de QBO “Transferir”…

En mi blog de octubre de 2016 titulado “Por qué QBO no es tan mágico como piensan los clientes” señalé algunos baches en el camino que pueden causar que los clientes se desvíen del camino al usar QuickBooks Online (QBO). Aquí continúo esa conversación, centrándome en el uso de la función de transferencia en QBO. 

Transferencias vs. Gastos

Por qué no me gusta el artículo de QBO “Transferir”…
Por qué no me gusta el artículo de QBO “Transferir”…

Advanced
Memo: Para registrar la transferencia de fondos de la cuenta corriente a la cuenta de ahorros

Esto parece una gran manera de entrar en la transferencia de fondos de una cuenta bancaria a otra. Tiene un atractivo intuitivo que nos hace sentir seguros de que si nuestros clientes encuentran esta pantalla, pueden entrar en una transferencia bancaria de forma rápida y fácil, con mínimas posibilidades de error.

La pantalla de Transferencia creará la siguiente transacción, si mira el Diario de Transacciones:

CR: Comprobación

DR: Ahorro

Si el cliente echa un vistazo a los registros de las cuentas de cheques y de ahorros, el registro de cheques mostrará una entrada de $500 en la columna “Pago” (dinero de salida), y el registro de ahorros mostrará una entrada de $500 en la columna “Depósito” (dinero de entrada). Voilà – contabilidad de doble entrada en su mejor momento, todo hecho entre bastidores – justo lo que queremos, y esperamos, de QuickBooks.

Por qué no me gusta la pantalla de transferencia

Aunque funciona perfectamente, por eso no me gusta, no lo uso y aconsejo a mis clientes que no usen la pantalla de transferencia. Por cierto, la función de Transferencia existe en el Escritorio QB también, y no recomiendo usarla allí, tampoco.

Beneficiario perdido

Cuando se utiliza la pantalla de Transferencia, no hay ningún Beneficiario asociado a la transacción. Por eso debe preocuparse: si no hay beneficiario, no puede buscar la transacción en el Centro de Acreedores y ver todas las transacciones para el Beneficiario-Acreedor.  Puede que pienses: “Por supuesto que no hay beneficiario, idiota. Es una transferencia, no un cheque o un gasto pagadero a un vendedor”. ¡Pero ese es exactamente el punto!

Alternativa : Propongo la creación de un Proveedor llamado “Transferencia al Ahorro -xxxx”, donde -xxxx son los últimos 4 dígitos del número de la cuenta de Ahorro. Entonces en vez de usar la pantalla de Transferencia, escriba un Cheque real de la cuenta de Cheques del Negocio, usando la pantalla de Escribir Cheque.

Su cheque se verá así: 

Elija un beneficiario: Transferir a Ahorros -xxxx

Cuenta: Chequeando -xxxx

Fecha de pago: 02012017

Marque No. [deje en blanco]

Cuenta: Ahorros -xxxx

Descripción: Para registrar la transferencia de los cheques del autobús a los ahorros del autobús

Esto creará exactamente la misma transacción, a saber: 

CR: Comprobación

DR: Ahorro

Pero también tienes esto: