Los clientes y consumidores exigen facilidad de uso y acceso constante, lo que significa que los profesionales deben mantenerse al día con las tecnologías actuales que les ayudarán a prestar un mejor servicio a sus clientes. La función de contabilidad es un gran ejemplo de cómo las tecnologías disruptivas pueden repercutir en la eficiencia.
En un pasado no muy lejano, la contabilidad era un proceso que requería mucha mano de obra y la mayor parte del tiempo se dedicaba a la introducción de datos.Hoy en día, las nuevas tecnologías de la contabilidad han evolucionado el papel tradicional del contable, dándole la oportunidad de convertirse en una fuente inestimable de conocimientos, análisis y mejores prácticas en toda la empresa.
Aquí hay cuatro formas clave en las que los contables pueden trabajar para abrazar los avances actuales en la tecnología para evolucionar su papel.
1. Mantén tu cabeza en las nubes
Mientras que algunos profesionales de la contabilidad siguen tratando de resistirse al cambio, la computación en nube ya se utiliza ampliamente en la industria. Para aquellos que no han abrazado completamente la nube, ahora es el momento. Ya sea descargando un estado de cuenta del sitio web del banco o un servidor de correo electrónico basado en la web, la computación en nube ayuda a reducir el tiempo de respuesta de la contabilidad y a aumentar la eficiencia en toda la industria.
También hay muchos servicios disponibles dentro del espacio de computación en la nube que ayudan a los contadores a mantenerse a la vanguardia con la información en tiempo real. Estos servicios pueden ayudar a reducir el papeleo de los tenedores de libros extrayendo datos clave de los recibos que se escanean a lo largo del mes, llevando automáticamente las facturas y los estados de cuenta a un centro seguro y publicando luego los datos en un software de contabilidad basado en la nube.
Con más recursos que proporcionan información en tiempo real, ahora es posible tener la mayoría de las cuentas reconciliadas diariamente y los libros cerrados dentro de un día o dos después del final del mes. Los gerentes y los contables deberían trabajar juntos para determinar qué software basado en la nube sería el recurso más útil para la empresa y cómo los contables pueden trabajar en conjunto con el software para asegurar la precisión y la eficiencia.
2. Haz que el software trabaje para ti
Con muchas opciones de software diferentes disponibles, los contables no están atascados con un enfoque de talla única. Es importante que los gerentes y los tenedores de libros reconozcan cómo pueden hacer que el software funcione específicamente para su organización y cuáles son los que mejor se adaptan a sus necesidades.
Con la disponibilidad de muchas plataformas de contabilidad basadas en la nube, como Xero, QuickBooks Online e Intacct, que son compatibles con cientos de aplicaciones de terceros, las posibilidades de personalización son infinitas. Las interfaces de programación de aplicaciones (API) son capaces de integrar los puntos de venta (POS), los sistemas de pago en línea y móviles, los programas de fidelización de clientes y el marketing por correo electrónico, así como las herramientas de programación, logística, servicios comerciales y elaboración de informes.
El sistema de TPV puede trabajar en doble sentido con estas aplicaciones actualizando el sistema de contabilidad con los detalles de los clientes y dividiendo las cifras de ventas por productos, al mismo tiempo que el sistema de nóminas contabiliza los salarios brutos y las obligaciones fiscales de la nómina.
Gracias a las innumerables opciones de personalización, los tenedores de libros tienen la oportunidad de desarrollar nichos dentro de determinadas industrias, lo que les permitirá posicionarse mejor como fuente experta para ayudar a la empresa o al cliente a seleccionar la mejor combinación de aplicaciones y plataformas para su negocio.
3. Conviértete en un especialista en datos
Dado que los sistemas automatizados están ayudando a satisfacer las necesidades intensivas de entrada de datos, los contables de hoy en día deberían centrarse en el análisis y la interpretación de las cifras con el fin de proporcionar conocimientos y recomendaciones a los principales interesados.
Los contables pueden descubrir ineficiencias en el flujo de trabajo o en el personal, o ver qué clientes generan más ingresos aprovechando las herramientas de seguimiento del tiempo y de información de gestión de proyectos. Otros recursos, como las herramientas de gestión de inventarios, pueden ayudar a los tenedores de libros a hacer un seguimiento de la frecuencia con que los proveedores entregan a tiempo o si el costo de los bienes está dentro del presupuesto. También puede proporcionar un análisis de los clientes por geografía, industria o productos adquiridos. Esto se suma al arsenal de herramientas de un contable que le permite proporcionar recomendaciones y conocimientos informados que podrían influir en el resultado final.
4. Manténgase adelante de la curva
Con los continuos avances tecnológicos y los nuevos programas informáticos que llegan constantemente al mercado, los tenedores de libros deben trabajar para mantenerse a la vanguardia de la nueva tecnología participando en organizaciones profesionales y en la educación continua. Por ejemplo, la Asociación Nacional de Tenedores de Libros Públicos Certificados ofrece certificaciones, licencias y cursos de capacitación para sus miembros.
Los gerentes también deben ser conscientes de las tecnologías emergentes al hacer una nueva contratación o al revisar las descripciones de los puestos de trabajo. La experiencia en tecnología dentro de la industria de la contabilidad tiene una gran demanda, y hemos encontrado que los recién graduados están más inclinados a trabajar para empresas que están integrando la tecnología en la que han llegado a confiar.
Al abrazar la era digital, los tenedores de libros y los profesionales de la contabilidad pueden ayudar a establecerse como recursos clave para el análisis de negocios, la presentación de informes y la innovación.