Por qué los programas de vehículos son una mina de oro de desperdicio de impuestos

Gracias a los cambios introducidos en la Ley de Recortes de Impuestos y Empleos (TCJA), los programas de vehículos – un área que ha escapado a la atención durante mucho tiempo – pueden ser una fuente potencial de ahorro de costos para sus clientes y de negocios adicionales para su práctica.

Los subsidios para automóviles son actualmente el método de reembolso favorito de las empresas, en gran parte debido a su simplicidad de gestión y a los costos previsibles. Además, con los trabajadores cada vez más móviles y capacitados en tecnología que se desplazan por las carreteras, los programas de vehículos afectan ahora a un segmento significativo de la población.

Cientos de miles de trabajadores móviles reciben un subsidio de coche cada mes, pero estos programas tienen inconvenientes. Los empleadores rara vez tienen una forma de verificar las pólizas de seguro, dejándolas abiertas al riesgo si un empleado se ve involucrado en un accidente.

Tal vez lo más significativo sea que los reembolsos son muy imprecisos debido a la gran variabilidad de los costos geográficos e individuales. Además, las tasas suelen fijarse una vez, pero rara vez se revisan o cambian después. Esto conduce a un desperdicio de impuestos tanto para los empleadores como para los individuos.

Miles de millones perdidos por impuestos cada año

Según el reciente Informe de Desperdicio de Impuestos del Programa de Vehículos, la friolera del 39 por ciento de los gastos de un año de subsidios para autos se pierden hoy en día por desperdicio de impuestos. El total de desperdicio de impuestos para individuos y empleadores alcanza los $1.2 billones cada año.

Por el lado del empleador, eso significa que las empresas están pagando más de 200 millones de dólares cada año sólo en impuestos sobre la nómina – perdiendo un año entero de promedio de asignación de coches a los impuestos cada 2,5 años. En el lado individual, la carga fiscal anual de las concesiones de coches es de 1.000 millones de dólares en los EE.UU. cada año.

¿Cómo se suman esos números? Vamos a desglosarlos en un ejemplo: Cuando un trabajador móvil recibe 575 dólares al mes (la media nacional de la asignación mensual), en realidad sólo se embolsan 393 dólares después de los impuestos. Además, esa asignación de $575 le cuesta a los empleadores alrededor de $619 por trabajador móvil, ya que ellos son responsables de los impuestos de la nómina para cubrir los impuestos del seguro social y de Medicare.

Así que, en total, se pierden 226 dólares en impuestos por una asignación de 575 dólares al mes para coches entre empleadores e individuos. O, por cada 100 dólares pagados en la asignación de coche mensual, 38 dólares se pierden en los impuestos.

Esta cuestión se ve agravada por el hecho de que en el pasado, los individuos podían reclamar una deducción fiscal por los gastos de kilometraje comercial no reembolsados. Esa deducción suavizaba la carga fiscal de su asignación de coche. Sin embargo, los cambios en la ley de impuestos que entraron en vigor en 2018 eliminaron esta deducción.

Descubrimiento de ahorros para empresas y trabajadores móviles

La buena noticia para los contadores que buscan descubrir nuevos ahorros para los clientes es que no todos los programas de vehículos se clasifican como beneficios imponibles como las asignaciones de coches. Cada vez más empresas optan por reembolsar a los trabajadores móviles libres de impuestos, usando un programa de reembolso de tasa fija y variable (FAVR).

A diferencia de los subsidios para automóviles, los programas de FAVR reembolsan a los empleados sus gastos fijos individualizados -gastos constantes mes tras mes como primas de seguro, tasas de licencia y matriculación, impuestos y depreciación- y los gastos variables -gastos que varían mes tras mes como la gasolina, el aceite, el mantenimiento y el desgaste de los neumáticos-. Al rastrear, registrar y calcular estos costos en forma individualizada, los empleadores y los individuos pueden aprovechar la metodología de FAVR recomendada por el IRS, logrando un reembolso de kilometraje libre de impuestos, justo y preciso.

Las empresas y los particulares han tardado en adoptar el FAVR debido a su complejidad y a los rigurosos requisitos de registro. Sin embargo, a medida que la tecnología de nubes, la automatización y los sistemas habilitados para la IA, capaces de calcular el costo exacto de la conducción específica de cada individuo, se vuelven más comunes y accesibles, estamos empezando a ver ese cambio dinámico. Los sistemas de rastreo de kilometraje y de reembolso están haciendo que la metodología del FAVR sea fácil de lograr para las organizaciones de cualquier tamaño que conocen los ahorros potenciales en este espacio.

Pensamientos finales

Mantener a los clientes informados sobre sus opciones en cuanto a los programas de vehículos puede ahorrar importantes sumas en el lado empresarial e individual. Es un área que será útil para que los contadores se familiaricen con ella en los meses y años venideros.

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