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Por qué los procesos de su firma necesitan ser documentados

Cuando la gente pierde tiempo y energía tratando de averiguar cómo un socio en particular quiere que se haga el trabajo, no tienen el tiempo ni la energía para pensar en las acciones que un cliente podría tomar para mejorar su negocio o sus finanzas. Estas empresas están atrapadas en un modelo de sólo cumplimiento, y pueden no sobrevivir mucho más tiempo.

Como nos dijo Tom Hood, CEO de MACPA, durante una sesión en la reciente conferencia de CPA Digital en Seattle, las firmas que se quedan quietas durante un tiempo de cambio exponencial en la profesión se están quedando atrás. Las empresas de alto rendimiento se centran en la estrategia, la cultura y el rendimiento de la empresa. Esto no puede suceder cuando no hay consenso sobre cómo se debe hacer el trabajo.

Por qué los procesos de su firma necesitan ser documentados
Por qué los procesos de su firma necesitan ser documentados

Además, Hood dijo que uno de los atributos que las firmas buscan en los candidatos a la fusión es “tener una sola forma firme de hacer las cosas, no diferentes procedimientos dependiendo del socio con el que se trabaja”. Una “forma firme de hacer las cosas” mantiene la propiedad del capital intelectual con la firma, no con los individuos que trabajan en la firma.

Cuando una persona crucial no está disponible – o se va – las innovaciones y procesos que esa persona desarrolló no se pierden. Incorporar nuevo personal también es más fácil cuando sólo hay una forma de hacer las cosas que necesitan aprender.

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Hablando desde la experiencia

Cuando empecé mi carrera de contador público en 2004, hice una pasantía en una empresa que estaba experimentando un proceso de incorporación de nuevas contrataciones fiscales. Este proceso fue desarrollado por gerentes que se sentían frustrados por la capacitación ad hoc que el nuevo personal recibía normalmente, así que habían armado un programa para que los nuevos empleados estuvieran todos en la misma página.

Durante un período de dos semanas, cuatro de nosotros, todos nuevos en la contabilidad pública, trabajamos en un conjunto de proyectos simulados: un 1040, declaraciones de impuestos para una sociedad, una S-corp y una corporación, investigación de impuestos, y varios ejercicios de contabilidad.

A través de estos pequeños proyectos, aprendimos a crear documentos de trabajo y a hacer referencia a nuestro trabajo – habilidades que no se enseñan típicamente junto con las normas de contabilidad y el código fiscal en las clases de contabilidad. También aprendimos a importar balances de prueba en el Compromiso, hacer ajustes e importar esos números en el software de impuestos, cómo usar el CCH ProSystem fx Tax y cómo el trabajo de impuestos fluyó a través de la empresa.

El conocimiento previo de esas habilidades, especialmente de cómo usar Prosystem fx, me aseguró mi primer trabajo permanente como contador en otra firma. A lo largo de los años, en esa segunda firma, creamos un manual informal de procesos y procedimientos a seguir que aseguraba que todos hiciéramos el trabajo de la misma manera. Esto hizo que nuestros documentos de trabajo fueran fáciles de crear, fáciles de revisar y fáciles de entender para los demás.

Desarrollamos plantillas de hojas de cálculo y herramientas que nos ayudaron a organizar, conciliar y completar rápidamente nuestro trabajo. Teníamos un documento de Word que contenía párrafos adicionales que podíamos copiar y pegar en las cartas de transmisión para circunstancias específicas.

Cuando nos quedamos sin papel, pasamos horas discutiendo cómo serían nuestros papeles de impuestos, cómo los crearíamos y las convenciones que usaríamos, hasta los colores de los cuadros de texto y nuestros sellos de aprobación. Todas esas convenciones también se convirtieron en un documento, que revisamos y actualizamos regularmente.

Desarrollar y documentar esos procesos significaba que cuando alguien nuevo llegaba a bordo, entrenarlos era simple. Todo lo que teníamos que hacer era apuntarles a ese documento para que todos empezáramos desde la misma base de conocimientos.

También significaba que si alguien dejaba la empresa, no nos quedábamos paralizados por la pérdida de una habilidad o técnica particular que alguien había dominado. Todos sabíamos cómo hacer todo, al menos en lo que respecta al trabajo fiscal.

Sin embargo, hubo algunas excepciones. Durante varios años, yo fui el encargado de hacer valoraciones de empresas, así que cuando dejé la empresa, tuve que explicar a la nueva persona todas las soluciones que había ideado para que el software de valoración de empresas funcionara después de que dejara de ser compatible con las últimas versiones de Word y Excel. Pero en su mayor parte, el capital intelectual de cómo hicimos el trabajo permaneció en la empresa, y no desapareció cuando alguien dejó la empresa.

Cuando me mudé a una empresa más pequeña que todavía utilizaba mucho papel, desarrollé y documenté un flujo de trabajo sin papel utilizando productos de Thomson Reuters. Una vez más, la documentación de mis procesos facilitó la enseñanza de las herramientas de software a otros y la garantía de que los documentos de trabajo facilitarían el trabajo de los revisores.

Avance 13 años y volví a la primera empresa, después de que la empresa más pequeña se fusionara con ella. Nadie por debajo del nivel de socio de mi primer período estaba todavía allí. Los socios no sabían nada sobre el proceso de entrenamiento estándar que había pasado antes, y todos esos materiales habían desaparecido hace tiempo.

Peor aún, casi todos los pasos de automatización que había aprendido cuando estuve en esa empresa la primera vez se habían perdido. Tareas simples como la actualización de los horarios de agrupación de impuestos para un nuevo año fiscal nunca habían sido documentadas. Cuando la única persona que hizo eso para todas las agrupaciones de impuestos se fue, ese conocimiento se perdió.

Bajo una intensa presión para hacer el trabajo, ninguno de los funcionarios de impuestos sintió que podía invertir el tiempo para averiguar cómo automatizar el trabajo. Era más importante cumplir con las cuotas de horas facturables que hacer el trabajo de manera eficiente.

Mis compañeros de trabajo habían recurrido a teclear manualmente los balances de prueba y luego a escribir esos números en el software de impuestos. Esto era algo que había dejado atrás en mi primera temporada de impuestos.

A la falta de conocimientos tecnológicos se sumaba la falta de procesos estándar en el departamento de impuestos. Una de mis compañeras de trabajo me dijo que hizo una pregunta en una reunión del departamento y obtuvo una respuesta diferente de cada uno de los cinco socios.

Antes de dejar esa firma para escribir a tiempo completo, como regalo a la firma, creé un documento con los procesos que usé para hacer las declaraciones de impuestos, usando todas las herramientas de automatización que la firma tenía. También incluí enlaces a recursos en línea para aprender más.

Mi último día en la contabilidad pública, el 17 de diciembre de 2017, lo pasé dirigiendo un curso de un día completo que cubría los aspectos más importantes de la legislación fiscal de las empresas. También repasé mis procesos y demostré lo fácil que es importar números en el software de impuestos.

Pero como no me quedé para la siguiente temporada de trabajo y no pude actuar como ejecutor para mantener a todos a raya, no estoy seguro de cuánto – o incluso si – se utilizaron esos procesos. Según los informes del personal de impuestos con el que trabajé, la primera temporada de impuestos en la empresa fusionada fue caótica y estresante.

En los dos años desde que me fui, todos los que están por debajo del nivel de gerente se han trasladado a una nueva empresa. Así que una vez más, excepto por ese documento que creé, todo el conocimiento para hacer las declaraciones de impuestos rápidamente y con precisión ha salido de esa empresa.

Tener procesos estándar significa que puedes ajustarlos para hacerlos más eficientes. También conduce a un mayor sentimiento de unidad y a una cultura firme más cohesiva. Moverse hacia el futuro es más fácil cuando todos reman en sincronía en la misma dirección.

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