El proceso tradicional de las facturas manuales, en el que los contadores documentan y detallan sin cesar las hojas de papel que indican el pago, es lento, ineficaz y perjudica a las pequeñas empresas de todo el mundo. Las empresas retrasan el pago a sus proveedores el mayor tiempo posible para retener el dinero en efectivo, y los proveedores suelen ser reacios a presionar para obtener el pago por temor a molestar a sus clientes. Según The Guardian, una encuesta realizada en 2014 entre las pequeñas y medianas empresas británicas encontró que «actualmente se enfrentan a 40.000 millones de libras esterlinas en facturas impagadas», lo que equivale a un promedio de 38.186 libras esterlinas por empresa. Problemas similares existen también en los Estados Unidos.
Las empresas deben pagar puntualmente no sólo porque es lo que hay que hacer desde el punto de vista ético, sino porque crea buenas relaciones con sus proveedores, que a veces ofrecen descuentos por pago anticipado. Lamentablemente, incluso las empresas que son sinceras en cuanto al pago pueden retrasarse por errores en las facturas y problemas en el proceso.
La tecnología de pago automatizado, a menudo conocida como automatización de los procesos financieros (FPA), es la respuesta a estos problemas. Muchos de nosotros ya pagamos automáticamente nuestras facturas de servicios públicos o seguros mensualmente, y las empresas deberían tratar de hacer lo mismo con las facturas que tienen que pagar. Combine los pagos rápidos con la tecnología de automatización que permite a los contadores convertirse en asesores, y el resultado será un beneficio neto para todos.
La importancia de los pagos automatizados
Los beneficios generales de la utilización del FPA es que las facturas se vuelven menos costosas y más fáciles de procesar, ya que no se hacen a mano. En un sistema en el que las facturas manuales tardan en procesarse, las empresas no pueden obtener una perspectiva en tiempo real de su situación financiera. Una pequeña empresa puede ver que tiene 30.000 dólares en fondos, pero ¿cuánto de eso se necesita para hacer frente a los próximos pagos?
El problema en ese escenario es la falta de información, que es precisamente lo que el FPA puede proporcionar. Y como las pequeñas empresas pueden tener una forma fácil de ver cuánto están pagando a los proveedores, facilita la toma de decisiones y el cumplimiento de la normativa. Y con la FPA, los datos se centralizan e interconectan en lugar de estar dispersos en innumerables facturas y hojas de cálculo de Excel.
Su empresa ganará a través de un proceso de facturación más rápido y más barato que da a las empresas más información. Sus proveedores ganarán porque saben que se les pagará a tiempo, lo que fomentará las buenas relaciones y el comportamiento ético.
Lo mejor de todo es que esto eliminará una gran cantidad de estrés de sus empleados de oficina. Muchos departamentos de RRHH emplean medidas antiestrés en el lugar de trabajo, como el ejercicio ligero o ir a dar un paseo. Esto puede despejar tu mente y liberar el estrés listo para cuando vuelvas a trabajar. Sin embargo, con la facturación automatizada, el estrés en sí no tiene por qué ser un problema.
Trabajo digital y manual
Un negocio puede mirar los pagos automatizados y soñar con un sistema donde todo se automatiza. Pero la FPA por sí sola no puede cumplir ese sueño. Los contadores aún se encuentran atrapados bajo montones de trabajo servil como el ingreso de datos, que les toma horas y les impide cumplir con su verdadero potencial.
La solución a esto es el trabajo digital, también conocido como automatización de procesos robóticos (RPA). Una encuesta de 2016 de PwC encontró que el 57% de las empresas de servicios financieros han hecho una o más pruebas de conceptos con respecto a RPA, con un 17% adicional más adelante en el proceso. Desde una perspectiva contable, RPA cumple esencialmente la tarea de los trabajadores humanos, capturando y conectando datos de un programa a otro.
La tecnología de la nube ya ha logrado que los contadores puedan tener todas las cuentas en un libro de contabilidad centralizado y de fácil acceso en lugar de varios libros de contabilidad en varias computadoras. RPA lleva esto un paso más allá al reconciliar los datos entre los diferentes sistemas. Mientras que antes un trabajador podía tener que tomar una hoja de cálculo de Excel y reescribir todos los datos en otro sistema, ahora RPA puede hacerlo. Esto ahorra a los contables miles de horas de trabajo y es un gran beneficio para la empresa.
No seremos reemplazados
Todo lo anterior debería dejar claro cómo pueden beneficiarse las empresas de un sistema de pago automatizado. Pero algunos contadores se preocupan de que los robots y los pagos automatizados acaben sustituyéndolos, por lo que pueden ser reacios a recomendar la adaptación del proceso.
Estos temores son infundados. La realidad es que los contadores están sobrecargados de trabajo, especialmente durante la temporada de impuestos. Esto resulta en enfermedades mentales, como señala Going Concern, así como un sinnúmero de jóvenes y brillantes contadores que dejan la profesión para ir a un campo menos estresante. Los contadores necesitan menos trabajo, no más, y la tecnología que elimina ese trabajo es algo bueno.
Además, mientras que la RPA y la FPA se ocupan de trabajos pesados como la introducción de datos y el procesamiento de facturas, los contables son libres de utilizar su juicio para convertirse en asesores financieros y utilizar sus conocimientos únicos para ayudar realmente a la empresa. Estas tecnologías complementarán a los contadores, no los reemplazarán.
En lugar de temer cómo la automatización podría hacer que los contables perdieran sus trabajos, los contables deberían aceptar estos nuevos cambios y asumir un nuevo papel en el que sean productores creativos de conocimiento y no sólo gruñones de entrada de datos. Al aceptar estas nuevas tecnologías y dejar que la automatización se encargue del pago y la entrada de datos, el resultado final será bueno para todos, ya sea que hablemos de contadores, empresas o proveedores.