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Por qué los clientes necesitan registros detallados al llegar la hora de los impuestos

En quince columnas anteriores, hablé sobre mi uso de “chismes sobre impuestos” para animar las conversaciones al hablar de impuestos con los clientes, hablar con grupos como propietarios de negocios, jubilados, inversores y vendedores de casas, o enseñar cursos de educación para adultos en lugares como escuelas secundarias y colegios comunitarios. Los chismes discuten, entre otras cosas, los fallos del IRS, los cambios en la ley, las decisiones de los tribunales y las tácticas que recortan los impuestos de este año e incluso los futuros.

Me gustaría compartir más de mis favoritos con ustedes aquí.

Por qué los clientes necesitan registros detallados al llegar la hora de los impuestosPor qué los clientes necesitan registros detallados al llegar la hora de los impuestos

Guarda los registros que respaldan las deducciones por conducción de negocios: Los examinadores del IRS a menudo se centran en las deducciones por gastos de coche y otros gastos de viaje. Pero los examinadores están dispuestos a dar un respiro. Aceptarán las deducciones estándar (58 centavos por milla para 2019, desde 54,5 centavos para 2018) por conducción de negocios, siempre que los contribuyentes tengan registros adecuados que justifiquen las millas de negocios reclamadas.

Mi consejo estándar para los clientes y otras personas que cancelan la conducción de su negocio es que lleven diarios de la guantera u otros registros que anoten por qué y hasta dónde llegaron y qué gastaron en aparcamientos y peajes. Las entradas de sus diarios son más persuasivas cuando se hacen cerca de la fecha de los viajes, no cuando se acercan los plazos de presentación.

También explico por qué deben mantenerse dentro de los límites de velocidad. Las regulaciones del IRS prohíben las deducciones por multas de tráfico.

En el lado positivo, no todo está perdido cuando no hacen caso a mi consejo y no guardan registros automáticos que muestren cuántos kilómetros condujeron. El IRS les permite probar en su lugar el kilometraje en el que incuestionablemente incurrieron.

Por ejemplo, el IRS auditó a una persona que llamaré Daisy, alguien que no estaba dispuesta a llevar registros. Afortunadamente para Daisy, su auditoría fue asignada a un útil examinador que le dijo que podía usar otros registros para establecer viajes dos veces por semana entre su oficina y la ubicación de un cliente.

Daisy multiplicó el kilometraje hasta el lugar del cliente por el número de viajes que pudo demostrar que hizo. El examinador decidió que ella había justificado las deducciones de la mayoría de esos viajes. Aunque el examinador rechazó algunas de las deducciones de Daisy, le permitió salvar la mayoría de ellas.

Saul Bellow, galardonado con el Premio Pulitzer, el Premio Nobel de Literatura y la Medalla Nacional de las Artes, y no ajeno al Tribunal Fiscal, sobre los impuestos sobre la renta: “Estimado Sr. Presidente, las regulaciones de Impuestos Internos nos convertirán en una nación de contadores. La vida de cada ciudadano se está convirtiendo en un negocio. Esta, me parece, es una de las peores interpretaciones del significado de la vida humana que la historia ha visto. La vida del hombre no es un negocio.”- Herzog , 1964

Mi favorito personal es uno que recibí de una persona que prefiere permanecer en el anonimato: Los beneficios de desempleo para los empleados son financiados por los impuestos recaudados de los empleadores. Los impuestos están autorizados por la legislación titulada Ley Federal de Impuestos de Desempleo. Se les conoce informalmente como impuestos FUTA. El título original de la legislación, según la historia, era la Ley Federal de Compensación por Desempleo. Afortunadamente, los burócratas alerta se dieron cuenta de que el acrónimo resultante sería inapropiado y cambiaron el nombre de la legislación.

Recordatorios para las 1040: La ley requiere que los empleadores entreguen a los empleados formularios W-2 que informen sobre los salarios e impuestos retenidos. Estos formularios a veces muestran cifras incorrectas, por lo que debe comparar su W-2 con su último talón de nómina del año. En caso de una diferencia, pida una copia corregida.

No hay necesidad de que los contribuyentes entren en pánico si no pueden completar sus formularios 1040 para la fecha de vencimiento habitual del 15 de abril y les preocupa que se les apliquen penalizaciones por presentación tardía no deducibles de hasta el 25 por ciento del impuesto que aún deben, más los cargos por intereses que son igualmente no deducibles. Todo lo que hay que hacer es presentar el formulario 4868 fácilmente completado antes de la fecha de vencimiento para una prórroga automática de seis meses hasta el 15 de octubre. El IRS no pide a los contribuyentes que expliquen por qué buscan posponer lo inevitable.

Busca más chismes en las columnas siguientes.

Artículos adicionales. Un recordatorio para los contables que agradecerían consejos sobre cómo alertar a los clientes sobre las tácticas que recortan los impuestos para este año e incluso dan una ventaja para el próximo: Profundizar en el archivo de mis artículos (más de 300 y contando).