Las aplicaciones y servicios de almacenamiento de archivos son una comodidad para los clientes y una forma de atraer nuevos prospectos, pero ¿cuánto tiempo deben usted o sus clientes conservar ciertos documentos y por qué molestarse en guardar los registros de todos modos?
¿Qué dice el IRS?
En «¿Cuánto tiempo debo mantener los registros?» A los propietarios de pequeños negocios y a los autónomos se les dice en general que la pauta es de tres años. Por supuesto que hay excepciones:
- 7 años si presenta una reclamación por valores sin valor o por deducción de deudas incobrables.
- 6 años si no declara los ingresos que debe declarar y si es más del 25% de los ingresos brutos que figuran en su declaración.
- Indefinidamente, si no presentas una declaración.
- Indefinidamente, si presenta una declaración fraudulenta. (Nos ocuparemos de ti más tarde.)
- Indefinidamente o mientras usted sea dueño de la propiedad (bienes raíces), más el período de limitaciones después de que la propiedad haya sido vendida.
- En los intercambios no gravables, debe conservar los registros de la antigua propiedad más la nueva hasta que venda la propiedad y el período de limitaciones expire.
- 4 años para los registros de impuestos de empleo contando desde la fecha de vencimiento o la fecha de pago, lo que sea más tarde.
¿Cuál es la lógica para mantener buenos registros y conservarlos?
Una de las principales razones por las que las pequeñas empresas se incorporan es el velo corporativo que proporciona cierto grado de protección contra la responsabilidad personal. El velo corporativo puede ser traspasado bajo ciertas circunstancias.
- No tener una separación formal y legal entre la empresa y sus propietarios.
- No seguir las formalidades corporativas como llevar a cabo una reunión anual y registrar las decisiones importantes de negocios en las actas corporativas de la reunión.
- Participar en actividades ilegales o actuar de forma deshonesta.
La subcapitalización y el control completo por parte de una minoría de individuos también son razones, aunque eso no es relevante para el debate sobre el mantenimiento de registros.
Su cliente propietario del negocio debe mantener buenos registros por muchas razones:
1. Auditorías: Su cliente necesita poder documentar todo lo que reclama.
2. Prestar dinero : A veces los dueños de negocios pueden determinar que la mejor manera de cubrir un déficit de efectivo en el negocio es prestar el dinero del negocio desde su cuenta personal. Se les devuelve cuando los tiempos son mejores. Si el préstamo no se registra en una carta que exprese los términos y el tamaño del préstamo junto con otra carta cuando el préstamo sea devuelto, parece que el dueño del negocio está manejando sus finanzas personales y del negocio desde diferentes bolsillos del mismo par de pantalones.
3. Vender el negocio : A menos que el activo principal sea el edificio y el terreno, un comprador potencial quiere confirmación de que el negocio es una empresa en marcha. El valor de la empresa estará determinado en gran medida por los ingresos registrados y comunicados.
4. Dos juegos de libros : Si la apariencia de los ingresos recibidos no se ajusta a los ingresos reportados, parece que el propietario mantiene dos juegos de libros, uno para el gobierno y otro para los socios silenciosos y ellos mismos. Sucede todo el tiempo en las películas sobre el crimen organizado. Ya has visto los problemas en los que se pueden meter los «negocios de dinero en efectivo». Ahora la pregunta de «¿Esta actividad es ilegal?» se convierte en la razón para perforar el velo corporativo.
¿Qué pasa con los individuos ordinarios?
Las empresas necesitan mantener buenos registros para que sean legales y evitar la perforación del velo corporativo. Los individuos necesitan mantener buenos registros para propósitos de impuestos y en caso de que ocurra una tragedia.
Hoy en día, los registros no necesitan ser siempre de papel. Pueden ser almacenados electrónicamente pero los registros de un individuo deben ser accesibles. ¿Por qué?
Si no está escrito, no se aplica
En tiempos pasados los negocios se hacían por medio de «acuerdos de caballeros», implicando que el honor hacía innecesario el cumplimiento. Hoy en día, todo debe estar por escrito. Si aceptas un trabajo basado en ciertas garantías verbales, pero no están especificadas en el contrato de trabajo, tienes poco o ningún recurso.
Ves pruebas de esto día a día en tu vida no profesional. Cuando aceptas los términos y condiciones de los sitios web o te registras para un teléfono móvil o una tarjeta de crédito, las empresas guardan los registros que has firmado con mucho cuidado. Deberías tratar tus propios registros de la misma manera.
Muerte del individuo
Mucha gente ha optado por no tener papeles en sus cuentas bancarias y de inversión. Si algo te pasa, ¿podrán tus supervivientes encontrar el dinero y los bienes a menos que les digas dónde buscar?
Papel que vale mucho dinero
Piensa en los títulos de propiedad, documentos de encuestas que muestren el tamaño de la propiedad y los títulos de los automóviles. No olvides las licencias de matrimonio y los certificados de nacimiento y bautismo.
Préstamos a familiares
Ayudas a un pariente y el préstamo nunca se devuelve. Afirman que fue un regalo. ¿Cómo probarás lo contrario?
Base de los costos
El buen mantenimiento de los registros tiene un sentido obvio para los valores. Supongamos que coleccionas vino, arte o joyas y envías los artículos a subasta. La venta es reportada al gobierno. Asumirán que es una ganancia inesperada a menos que pueda documentar sus costos. La casa de subastas también querrá una prueba de propiedad o una cadena o procedencia antes de aceptar su artículo. ¿Cómo saben que no fue robado?
Fraude
Esa gran esmeralda que compró recientemente resulta ser un pedazo de vidrio verde. Quieres ir tras la tienda que te la vendió. ¿Puedes probar dónde la compraste y cuánto pagaste?
Robo
Te han robado y has denunciado el robo a la policía. ¿Sabe qué se llevaron? ¿Tiene fotos? ¿Tiene recibos que muestren lo que pagó? La compañía de seguros tendrá su propio punto de vista sobre su pérdida y hace que la recuperación sea mucho más difícil con registros mínimos.
Mejoras inmobiliarias
Una de las áreas en las que los contadores añaden valor es aclarar a los clientes la diferencia entre las mejoras de capital y los gastos de mantenimiento de la propiedad, especialmente si son propietarios de bienes inmuebles que producen ingresos. Cuando llega el momento de vender, necesitas recibos para documentar las mejoras que has hecho.