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Por qué las soluciones de Fintech deben ser importantes para los CPA

¿Alguna vez ha tenido que perseguir a sus clientes por informes de gastos y pedidos de firmas o está haciendo girar sus pulgares porque alguien del departamento financiero de su cliente está de vacaciones; todas las operaciones están en espera durante una semana hasta que regresen.

Si esto le suena familiar, entonces usted o sus clientes pueden estar usando un proceso anticuado para manejar y conciliar las finanzas. Simplemente, hay una mejor manera de gestionar que no implica mirar fijamente una montaña de papeleo.

Por qué las soluciones de Fintech deben ser importantes para los CPA
Por qué las soluciones de Fintech deben ser importantes para los CPA

Es un dilema común, especialmente para los que tienen la tarea de manejar las finanzas de las PYMES – necesitas un proceso. Sin embargo, un error debido a un error humano – un decimal o documento mal colocado podría perjudicar a la empresa.

Pero el error no es el único problema, la verdad es que el problema puede tener muchas caras diferentes. Podría ser un problema con las facturas que consumen tiempo y recursos. Podría ser una pila de recibos de un rascacielos, gastos que tienen que ser reembolsados.

Afortunadamente, la innovación tecnológica no sólo beneficia a los milenios y a los fanáticos de la realidad virtual. Hay soluciones que pueden hacer la vida más fácil para los contadores públicos en todas partes. Estas herramientas también proporcionan una mayor seguridad contra el fraude. A continuación se presentan varias soluciones que podrían ayudar a eliminar el caos administrativo.

Software de contabilidad en la nube

¿Y si las cosas se mantuvieran en movimiento incluso cuando el individuo de finanzas está, una vez más, de vacaciones? El software accesible en línea en cualquier momento y lugar hace posible que el personal clave intervenga y mantenga el flujo de los negocios. Las soluciones actuales basadas en la nube ofrecen una variedad de resoluciones para resolver este problema.

Un modelo de contabilidad basado en la nube puede ayudar a los contadores públicos a gestionar las necesidades de gastos de forma instantánea desde un portal basado en la nube, hacer ajustes a lo largo del camino y limitar los gastos – todo en tiempo real – desde cualquier lugar. La nube proporciona acceso a los datos financieros de la empresa desde cualquier dispositivo, lo que resulta ideal para trabajar sobre la marcha y capacitar a los miembros del equipo para trabajar juntos y hacer las cosas; incluso cuando dicho individuo de finanzas está fuera.

Automatización de facturas e hipnosis administrativa

De la misma manera que conducir durante un largo período de tiempo puede dar lugar a la hipnosis de carretera, realizar tareas repetitivas continuamente puede llevar a la “hipnosis de administración”, en la que la gente a cargo cae en un aturdimiento y la posibilidad de que el error humano se convierta en algo tan importante como, por ejemplo, la facturación, puede aumentar drásticamente.  

En lugar de dejar que el proceso se prolongue debido a las ineficiencias inherentes a la facturación en papel de la vieja escuela, las soluciones de facturación automatizada eliminan el potencial de error humano y el papeleo perdido. Además de reducir la monotonía de la facturación, estas soluciones facilitan el envío de facturas a tiempo, reduciendo el estrés de recibir el pago a tiempo.

Sistemas de gestión de gastos

Sabe que a menudo hay mucho papel cuando se trata de gastos: el recibo original, el formulario que explica por qué, el gasto ocurrido, la solicitud de reembolso, y así sucesivamente. Perseguir todo ese papeleo puede ser tanto trabajo como resolverlo, así que cuando los contadores públicos se sientan a hacer su trabajo real, todavía pueden preguntarse dónde más pueden estar acechando los informes de gastos y las órdenes de compra. Eso los pone en una posición en la que sus esfuerzos por darle sentido a todo esto puede llevar a un costoso error de registro.

Un sistema de gestión de gastos junto con las tarjetas de gastos de prepago puede ser una solución. Los contadores públicos pueden aprobar las tarjetas, trabajar con los administradores de la empresa para controlar cuánto dinero se transfiere a cada tarjeta, decidir cómo quieren reponer los fondos y dónde se gasta el dinero. Cada tarjeta generaría un informe que rastrearía cómo y dónde se gastó el dinero. Con esos datos a mano en tiempo real, los contadores públicos pueden proporcionar orientación sobre cómo mejorar los costos y evitar errores de registro.

Cuando se trata de finanzas, no hay tal cosa como una bala de plata. Sin embargo, las soluciones de Fintech pueden tomar montones gigantes de papeleo y hacerlo mucho más manejable. Ya sea que se trate de una o varias tecnologías en combinación, la implementación de estas herramientas ayuda a hacer el trabajo más fácil y más preciso.