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Por qué las cantidades decimales a veces aparecen en una segunda columna de Excel

Suele ser frustrante cuando las tareas sencillas se estropean de forma inesperada, como cuando en las hojas de cálculo las fechas se desplazan repentinamente cuatro años y se abre o importa un archivo de valores separados por comas y las cantidades decimales aparecen en una segunda columna. En este artículo te dirigiré a una oscura configuración del Panel de control de Windows que puede hacerte feliz o no.

En los Estados Unidos aceptamos el punto como marcador decimal sin duda alguna. Así son las cosas. Sin embargo, en todo el mundo muchos países usan una coma como marcador decimal. Esto no supone un problema hasta que intentas trabajar con archivos de valores separados por comas en Excel, donde la coma se utiliza para delinear campos separados.

Por qué las cantidades decimales a veces aparecen en una segunda columna de Excel

Por ejemplo, eche un vistazo al archivo de la figura 1. Fíjese que las palabras están encerradas entre comillas dobles, los campos en blanco están significados por comillas dobles adyacentes, y las cantidades se mantienen solas. Por lo tanto, la coma entre 84941 y 39 se va a interpretar como un delimitador de campo, y así el archivo aparecería en Excel como se muestra en la Figura 2.

Decimal Amounts figure 1

Figura 1: Las comas utilizadas como marcadores decimales pueden plantear un problema cuando se trabaja con archivos CSV.

Decimal Amounts Figure 2

Figura 2: Las comas provocaron que los números se colocaran en dos columnas separadas.

Los archivos que contienen comillas dobles alrededor del texto se crean típicamente fuera de Microsoft Excel. Si se abre un archivo como el que se muestra en la Figura 1 en Excel y luego se guarda de nuevo como un archivo CSV, entonces las comillas dobles desaparecerán, aunque las comas entre los campos permanecerán, como se muestra en la Figura 3.

Decimal Amounts Figure 3

Figura 3: Las comillas dobles desaparecerán si se vuelve a abrir un CSV que ha sido abierto y guardado en Excel.

Si esto te está pasando inadvertidamente, lo más probable es que uno de tus ajustes regionales en Windows esté mal configurado. La Configuración regional está diseñada para permitirle adaptar Windows a las convenciones acordadas para los formatos de fecha y moneda, así como a otras opciones. Para ello, debes acceder al área de Configuración regional de Windows:

  • Windows 7: Haga clic en Inicio, y luego elija Panel de control, y luego Región e idioma.
  • Windows 8 y posteriores: Haga clic con el botón derecho del ratón en el botón Inicio y elija Panel de control. Alternativamente, utilice la función de búsqueda de Windows para buscar la configuración de región e idioma

En este punto, el cuadro de diálogo de Región e Idioma que se muestra en la Figura 4 debería aparecer en pantalla:

  1. Haz clic en el botón Configuración adicional.
  2. Cambie el símbolo decimal según sea necesario (por ejemplo, a un punto a partir de una coma, o viceversa).
  3. Clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Personalizar el formato.
  4. Haz clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Región e idioma.

Decimal Amounts Figure 4

Figura 4: Utilice el cuadro de diálogo Región e Idioma para cambiar el símbolo decimal.

Si tienes una situación en la que no tienes la libertad de cambiar tus ajustes regionales, pero necesitas conseguir un archivo de valores separados por comas en Excel de una forma utilizable, necesitarás usar fórmulas para enderezar las cosas, como se muestra en la Figura 5.

Decimal Amounts Figure 5

Figura 5: Si no puedes cambiar el símbolo decimal, puedes usar fórmulas para solucionar el problema.

En ambos casos las fórmulas prueban si la columna B está en blanco. En el caso de las cantidades del Debe en la columna F, si la celda B3 está en blanco entonces sabemos que la cantidad debe ser un saldo acreedor, por lo que la fórmula muestra dos comillas dobles para que la celda aparezca como en blanco. En caso contrario, el ampersand une los valores de las celdas B3 y C3, colocando una coma en el medio.

En la columna G volvemos a hacer pruebas para determinar si la celda B3 está en blanco. Si lo está, combinamos las celdas C3 y D3 junto con una coma en el medio, de lo contrario hacemos que la celda parezca estar en blanco.

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