Saltar al contenido

Por qué la reconciliación de los estados de cuenta bancarios es crucial

He tenido clientes que me han preguntado, “¿Por qué necesito conciliar los estados de cuenta bancarios en QBO? La información del banco recoge todas las transacciones, así que sé que es exacta”. Bueno, lo siento amigos, pero saltarse la conciliación de los extractos bancarios mensuales no es una opción.

¿Por qué reconciliamos los estados de cuenta bancarios en primer lugar? Para asegurarnos de que todas las transacciones en el registro son legítimas. En los viejos tiempos, antes de la banca en línea, todas las transacciones se introducían a mano. Pueden ocurrir errores y erratas como la fecha (o el año) equivocado, la cantidad equivocada, el beneficiario equivocado – todo es posible. Un avance rápido al mundo de hoy donde los errores bancarios son raros, pero ocurren. Tengo un cliente para el que se escribió por error un depósito en un cajero automático de 600 dólares por encima de la cantidad del lote de cheques depositados, y el banco nunca se dio cuenta. Tuvimos que contactarlos para alertar al banco del error. Sólo descubrimos este error cuando notamos que la cantidad depositada en el extracto bancario no coincidía con la cantidad depositada en QuickBooks. ¡Hurra por el rec-registro del banco (hey, he inventado un nuevo verbo)!

Por qué la reconciliación de los estados de cuenta bancarios es crucial
Por qué la reconciliación de los estados de cuenta bancarios es crucial

Entonces, ¿las transmisiones bancarias tienen errores? Probablemente no. No esperaría ver errores de transposición, de fecha o de nombre de proveedor en los datos del banco. Tal vez ahora piense que acabo de argumentar a favor de no reconciliar; bueno, ¡piénselo de nuevo!

Aquí es donde los bancos pueden fallar, lo llamo el hipo. A veces una alimentación de banco tendrá hipo y se salteará un día o una hora. O se duplica.  Pensaste que ya habías publicado el gasto del restaurante, pero ahí está en la alimentación del banco, así que piensas “Debo haberme imaginado que ya lo había publicado”, y lo publicas de nuevo, creando un gasto duplicado. No dudes de tu cordura, justo lector… ¡tu alimentación del banco tuvo un contratiempo! Realizando un reconocimiento del banco encontrarás esos duplicados o transacciones perdidas.

Cuentas que necesitas reconciliar

Entonces, ¿qué cuentas deben ser reconciliadas mensualmente? Básicamente, casi cualquier cuenta que tenga un registro para el que puedas hacer clic en el botón “Reconciliar”.

  • Comprobación
  • Ahorros
  • Tarjetas de crédito
  • Banco PayPal
  • Préstamos, líneas de crédito, hipotecas

Por qué debe conciliar los estados de cuenta bancarios

  1. Es una mejor práctica de contabilidad.
  2. Encontrar las transacciones desaparecidas
  3. Encontrar transacciones duplicadas
  4. Encontrar las transacciones contabilizadas en el importe equivocado
  5. Asegura la exactitud de los datos e informes de contabilidad
  6. Prevención del fraude – encontrar cheques que fueron alterados ilícitamente por un estafador

Pensamientos finales

Sí, QBO y Xero y similares hacen nuestras vidas más fáciles. Pero no podemos caer en la autocomplacencia de no seguir las mejores prácticas de contabilidad. Y aquí va un comentario: No usaré ni recomendaré la nueva versión auto-empleada de QuickBooks Online. ¿Por qué no? ¡Porque no ofrecen una función de reconciliación bancaria! Esto va en contra de todo lo que los contadores y tenedores de libros profesionales están entrenados para hacer, y estoy francamente sorprendido, que Intuit haya permitido que este producto salga al mercado sin una función de reconciliación bancaria. Es malo para el negocio.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks alojados y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.