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Por qué la Oficina Virtual no funciona para los contadores públicos

Afrontémoslo: Como contables, estamos en un negocio muy conservador. Hay clientes que realmente quieren vernos, incluso cuando una llamada telefónica sería suficiente. Tenemos Skype, teléfonos celulares y otros mecanismos que nos permitirían trabajar a distancia, pero nuestros clientes esperan que estemos en la oficina.

Me levanto muy temprano y empiezo a trabajar básicamente de inmediato. Es un dolor en el trasero dejar lo que estoy haciendo, tomar una ducha y vestirme para ir a la oficina. Me quita el hilo de mi pensamiento y me hace perder una hora y media. Esto no incluye la lucha contra el tráfico en el camino y la preparación de todo una vez que llego a mi oficina. 

Por qué la Oficina Virtual no funciona para los contadores públicos
Por qué la Oficina Virtual no funciona para los contadores públicos

Hay días en los que trabajo desde casa, pero esos son los días en los que no tengo ninguna cita programada. Aún así, inevitablemente, recibiré una llamada de un cliente que acaba de pasar por la oficina para verme “cinco minutos”, o llegará un paquete.

En pocas palabras, como contables, siempre es un error no ir a la oficina.

Hablo por experiencia. Solía trabajar desde casa, con una oficina virtual. Tenía personal en todo el país. Enfrentémoslo, en el mundo de hoy, no necesitamos un espacio de trabajo físico. La automatización ha transformado la profesión contable.

Sin embargo, sigo argumentando que no ha eliminado la necesidad de estar físicamente presente en una oficina. Nuestros clientes no permiten esto, sin mencionar los problemas de seguridad.  

Los clientes quieren pensar en ti en la oficina todos los días con un traje, trabajando en sus impuestos y otros documentos. No quieren lidiar con la idea de que su información confidencial está en tu casa, donde cualquiera puede verla.

Personalmente, siempre tuve en cuenta la seguridad, incluso en la privacidad de mi casa. Cerré mi portátil cuando estaba lejos del teclado y puse toda la información confidencial en un lugar donde nadie pudiera verla. 

Sin embargo, me di cuenta de algo muy rápido: puedo controlar lo que hago, pero no puedo controlar lo que hace uno de mis empleados en su casa. En última instancia, estoy en el anzuelo si alguien ve información confidencial, incluso si está en el ordenador de un empleado en su residencia en lugar de en la mía.

Luego estaban las interminables citas cara a cara, ninguna de las cuales era nunca espalda con espalda. Me causaron un montón de tiempo de inactividad en mi oficina virtual, lo que resultó en una pérdida de tiempo y dinero esperando a un cliente. Las cosas habrían sido más fáciles si ya estuviera en un espacio de trabajo físico.

Y no nos olvidemos del personal. Cuando necesitan ayuda, usamos Skype para empresas, donde puedo ver su pantalla e identificar dónde tienen el problema. Esto fue bastante fácil. Las complicaciones llegaron cuando tuve que entrenar a alguien. Aunque Skype para empresas es un gran programa, el proceso de entrenamiento tomó demasiado tiempo y se volvió engorroso.

Claro, cuando trabajas a distancia, no tienes que gastar dinero en alquilar o comprar espacio de oficina y mantenerlo. En su lugar, con una oficina virtual, se le da una recepcionista y bloques de tiempo donde puede utilizar las salas de reuniones. Sin embargo, como mencioné, estaba llegando a un punto en el que pasaba el tiempo en el vestíbulo, esperando mi próxima cita. A veces, había dos o tres horas entre las reuniones con los clientes. Y aunque la oficina virtual tenía Wi-Fi, estaba abierta, y con toda la información confidencial en mi ordenador, me vi obligado a usar un hotspot en mi teléfono. También tenía que hacer todo en una pantalla.

En resumen, ser verdaderamente productivo era casi imposible.

Sé que habrá gente que no estará de acuerdo conmigo, pero como dije, trabajar a distancia no es especialmente realista para los contadores. Si has encontrado una manera de hacer que la oficina virtual funcione, soy todo oídos.

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