La innovación tecnológica en curso en el sector de la contabilidad significa hoy que los contables deben utilizar sistemas de flujo de trabajo automáticos cada vez más capaces para gestionar eficazmente los datos procedentes de diversas fuentes. Los tenedores de libros que no lo hacen corren el riesgo de ser redundantes.
Mientras que hay algunas empresas que siguen utilizando la entrada manual de datos, cada vez más se están moviendo hacia plataformas de software como FreshBooks, QuickBooks, Sage y Xero con la ayuda de sus contables.
Estos sistemas automatizados permiten a los tenedores de libros renunciar a sus tradicionales tareas de bajo nivel que consumen mucho tiempo y centrarse en los aspectos más complejos de las finanzas comerciales de sus clientes. Sin embargo, el software por sí solo no puede hacerlo todo: todavía se necesitan humanos para supervisar los libros y ayudar a traducir los datos en información útil y procesable para sus clientes de pequeñas empresas.
Hay un espacio para los contables en el futuro, y es con la tecnología, no contra ella. Cuando se trata de software de contabilidad, no hay una solución única para todos: hay diferentes herramientas disponibles para diferentes tareas.
Las empresas deben elegir la solución adecuada a sus necesidades y, lo que es igual de importante, una solución que cumpla con sus normas éticas en materia de seguridad de los datos. A menudo se deja al tenedor de libros la elección de las plataformas de software y las herramientas adicionales de sus clientes, y hay muchas plataformas y aplicaciones para elegir que están diseñadas específicamente para la contabilidad y la racionalización de los flujos de trabajo de las empresas para los profesionales de la contabilidad, e incluso para nichos específicos de clientes dentro de esta categoría.
Existen normas estrictas en muchas áreas de la contabilidad y las regulaciones comerciales relacionadas, y las soluciones de software pueden ayudar a los tenedores de libros a asegurarse de que cada uno de sus clientes cumpla con las normas, ya que el no hacerlo puede tener consecuencias graves. Una buena manera de mantenerse al tanto de las muchas opciones que se ofrecen es unirse a una comunidad que trabaja con los principales proveedores de soluciones para educar a sus miembros y a la profesión contable en general sobre lo que está disponible.
Las características clave que debe tener su sistema de flujo de trabajo son las siguientes:
- En primer lugar, el sistema debe proporcionar un método fácil para que sus clientes le envíen datos e información de forma segura y sencilla.
- El sistema también debería facilitarle la gestión y revisión de los datos con facilidad, y añadirlos a los registros contables.
- Por último, debe entregar los documentos y los informes terminados a tiempo y convenientemente.
Una herramienta que incluye todas estas características es SmartVault. Es fácil de usar, segura y asequible para pequeñas empresas y autónomos. Hay otros programas en el mercado también, por ejemplo WorkflowMax, Quickbooks Online Accountant, y Trello. Todos estos programas ofrecen diferentes características a diferentes precios.
Averigüe cuál es la mejor opción para usted según su negocio y presupuesto, y si es miembro del ICB revise esta lista para ver si hay alguna oferta especial disponible. Independientemente del sistema que utilice, la clave es recordar que el flujo de trabajo como proceso de gestión es ahora vital si quiere asegurarse de que su negocio está preparado para el futuro.