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Por qué la contabilidad de proyectos es la próxima revolución

A las empresas de contabilidad de todos los tamaños les gustaría dedicar más tiempo a asesorar a los clientes y menos a las transacciones. La contabilidad de proyectos puede ayudar a las empresas a avanzar más rápidamente hacia la transformación de sus negocios y a ser más viables y rentables.

La contabilidad de proyectos ha sido un secreto poco conocido durante los últimos años, pero sus principios están ganando terreno en las empresas de contabilidad. En esencia, se trata de la práctica de la contabilidad proyecto por proyecto (o compromiso por compromiso).

Por qué la contabilidad de proyectos es la próxima revolución
Por qué la contabilidad de proyectos es la próxima revolución

Tiene algunas diferencias clave en comparación con los métodos de contabilidad tradicionales y ayuda a impulsar el éxito de los compromisos con los clientes individuales. También se aplica a los detalles y la viabilidad de cada uno de los compromisos activos e inactivos de los clientes de la empresa.

El tiempo es un diferenciador clave en la contabilidad de los proyectos. Hoy en día, la mayoría de las empresas de contabilidad que utilizan las prácticas contables estándar revisan las finanzas mensual o trimestralmente, pero los compromisos con los clientes pueden completarse en cuestión de semanas o de unos pocos meses.

La contabilidad de proyectos permite medir las ganancias y pérdidas, la utilización, los márgenes, el valor ganado y otros indicadores clave de rendimiento (KPI) con mayor frecuencia. Con las herramientas adecuadas, la contabilidad de proyectos le permite monitorear estos KPI en tiempo real, en lugar de hacerlo al final del mes o del trimestre. Este marco temporal más corto le proporciona datos en tiempo real para tomar decisiones tanto pequeñas como grandes que afectarán el resultado final.

Cuando una empresa comienza a practicar la contabilidad de proyectos, más empleados participan en el proceso de toma de decisiones y tienen una mayor responsabilidad en el éxito tanto de la participación del cliente como de los indicadores clave de rendimiento de la empresa. Los asociados superiores y los gerentes supervisan los progresos a través de puntos de datos clave, ya que son ellos los que hacen el trabajo y gestionan a los demás en el compromiso.

Incluso si una empresa es más pequeña y no tiene una verdadera organización jerárquica, todos deben estar al tanto. Los profesionales en solitario utilizan la contabilidad de proyectos para ver los proyectos desde más ángulos para determinar el éxito.

Los principales beneficios de la contabilidad de proyectos

La contabilidad de los proyectos presenta numerosas ventajas. A un nivel muy alto, las principales razones por las que una empresa debería pensar en adoptarla además de los procedimientos contables estándar incluyen:

1. Aprovechar los datos para aumentar la eficiencia. Esta es la base de la contabilidad de proyectos, y se aplica a todos, desde los profesionales en solitario hasta las grandes empresas.

El seguimiento de los datos sobre el nivel de participación de los clientes permite determinar con precisión -y aprovechar al máximo- las fuentes de beneficios, la productividad y la utilización, la retención de clientes, las tasas de realización, el valor de los proyectos y otros indicadores clave de rendimiento, al tiempo que se identifican activamente las cuestiones antes de que se conviertan en problemas reales.

2. Aumentar la productividad. Cuando el personal gestiona las finanzas diarias y los indicadores clave de rendimiento de los compromisos con los clientes, se hace responsable de la rentabilidad de la empresa. Cada gerente o asociado senior se convierte en el CEO de sus compromisos. Las empresas de contabilidad pueden vincular más estrechamente el rendimiento del personal con los beneficios y otros indicadores clave de rendimiento importantes.

3. Acercándonos a una práctica de asesoramiento. A menudo se da el caso de que los empleados de nivel inferior trabajan en tareas de contabilidad específicas mientras dejan que los gerentes se preocupen por el panorama general.

Cuando esto sucede, sin embargo, la gente y la información se quedan atascados en silos y retienen tanto al equipo como a la empresa. Si una empresa tiene mayor visibilidad y puede mover la información libremente, todo el mundo tendrá la capacidad de contribuir a la estrategia más grande de su empresa.

Un ejemplo de la contabilidad de proyectos en la práctica

Recientemente, cuando me reuní con los socios de una firma de clientes, les pregunté si sabían quién era su mejor cliente. Todos los socios nombraron al mismo cliente: “Compañía ACME”. Me dijeron que ACME trae la mayoría de los proyectos cada año y que una parte significativa de la facturación (casi el 40 por ciento) era de esos proyectos.

Los sorprendí preguntándoles qué pasaría si despidieran a ACME. ¿Por qué?, querían saber, ¿harían eso alguna vez?

Les mostré un dato muy interesante. La “tarifa efectiva” que ganaban con ACME era de 28 dólares por hora, muy por debajo del objetivo de la factura de la empresa.

También les mostré la tasa efectiva de otros clientes. La mayoría de ellos estaban por encima de los 100 dólares por hora, con un cliente a una tasa efectiva de 240 dólares por hora.

El ACME utilizaba el 70% de las horas de trabajo del personal de la empresa, mientras que los honorarios pagados eran una fracción de esa cantidad, con lo que el resultado era una tasa media efectiva muy baja. Al aplicar las prácticas de contabilidad de proyectos, este cliente tenía la información necesaria para transformar su negocio.

Con las herramientas adecuadas, se pueden unificar todos los datos dispares que se necesitan, como los de facturación, entradas de tiempo y gastos, contabilidad, gestión de proyectos e inteligencia empresarial. Las empresas de contabilidad progresiva están equipando a sus equipos con las herramientas adecuadas, para que puedan dedicar tiempo a hacer crecer el negocio.