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Por qué la automatización te liberará

La mayoría percibe la “automatización en la contabilidad” como “software automatizado”, pero en realidad, el software de contabilidad impulsado por la automatización en realidad ayuda a los contadores a automatizar todos sus procesos.

La contabilidad es una combinación del trabajo que haces como ser humano y el trabajo que hace el software (almacenamiento, algoritmos definidos que validan los datos y realizan cálculos definidos, etc.).

Por qué la automatización te liberaráPor qué la automatización te liberará

Digamos que en su práctica la proporción actual entre humanos y máquinas es de 3:1 (el tiempo que tardan los humanos en realizar un proceso de principio a fin – al tiempo que tarda el software en realizar su parte en ese proceso). Además, el 75 por ciento de su proceso particular implica trabajo manual y el software hace el 25 por ciento del mismo.

Lo que hace la automatización es que sigue moviendo esta proporción cada vez más de los humanos al software. Digamos que se convierte en 2:1, así que el 66 por ciento por los humanos y el 33 por ciento por el software. La automatización, en efecto, identifica el trabajo que sólo los humanos pueden hacer, y que, en esencia, es el trabajo que debería estar haciendo en cualquier caso.

Los humanos deben hacer el trabajo que sólo los humanos pueden hacer

El impacto real de la automatización es liberador de vida. Cuando eras niño, cuando te preguntaban, “¿Qué serás cuando crezcas?” Estoy seguro de que no respondiste: “Tomaré datos de A y los pondré en B”. Desafortunadamente, el software de contabilidad te hizo hacer exactamente eso, hasta ahora es así. Pero la automatización está haciendo las cosas diferentes ahora.

Tomemos un ejemplo: El trabajo de redacción es uno de los servicios que prestan la mayoría de las empresas de contabilidad. Solía ser (y sigue siendo para muchas empresas) uno de los procesos más manuales de cualquier empresa de contabilidad. La automatización comenzó a cambiar eso. Es interesante tomar una rápida instantánea del progreso de la automatización en el trabajo de redacción.

  • Los clientes entregaban a los contadores estados de cuenta bancarios en papel, por correo o en persona; es un esfuerzo totalmente manual .
  • Si los contables no recibían documentos en papel, llamaban a los clientes y preguntaban por ellos, a menudo varias veces. De nuevo, un esfuerzo totalmente manual .
  • Luego vino el fax y finalmente las tecnologías de correo electrónico. Los contadores llaman y envían correos electrónicos a los clientes para recordarles que envíen los documentos necesarios. Pero este recordatorio sigue siendo un esfuerzo totalmente manual; sólo la entrega es ayudada por la tecnología .
  • Una vez que los contadores recibían los estados de cuenta, ya sea en papel o en imágenes escaneadas, introducían los datos de los estados de cuenta en el software de contabilidad. Una vez más, un esfuerzo totalmente manual .
  • Entonces los contables “conciliarían” los datos contables con los estados de cuenta… lo adivinaron, todo manualmente .
  • Luego vinieron los informes del banco. El software de contabilidad comenzó a extraer los datos de las transacciones de los sistemas bancarios. Ya no era parte del esfuerzo manual de introducir los datos de los estados de cuenta en el software de contabilidad. Pero la clasificación de las transacciones y la corrección de los “errores de transcripción” era (y es) todavía un proceso manual .
  • Y cuando el vendedor o el beneficiario no está ya en la base de datos de contabilidad, los contables todavía tienen que hacer un seguimiento manual con los clientes, por teléfono y correo electrónico, para obtener imágenes de cheques y aclaraciones.

Automatización Hoy

Ahora, las tecnologías de automatización son más avanzadas. No sólo traen las transacciones bancarias, sino también las imágenes de los cheques y los PDF de los extractos bancarios. Ya no hay que hacer un seguimiento manual de los clientes para obtener esta información. El único esfuerzo manual es codificar las transacciones para corregir las cuentas y buscar aclaraciones si el beneficiario es un individuo (ya que la información de la mayoría de las empresas puede ser googleada para identificar el tipo de gasto).

Incluso la automatización de la alimentación de los bancos se está volviendo más inteligente. Recuerda qué transacción de proveedor/pago fue clasificada en qué cuenta, y la próxima vez que el software de contabilidad importe las transacciones bancarias, las transacciones se codifican automáticamente en la cuenta correcta.

Lo que sigue siendo manual es clasificar NUEVAS transacciones de vendedores y beneficiarios, y revisar rápidamente si necesita reclasificar alguna transacción. El software automatizado hace la mayor parte del trabajo; muy poco trabajo manual.

Ese no es el final. Las tecnologías se están volviendo más inteligentes. La inteligencia artificial y el aprendizaje por máquina, combinados con la habilidad que da la nube, pueden (y lo harán) generar una inteligencia precisa, de origen multitudinario, para codificar las transacciones a la cuenta correcta.

Por ejemplo, si varias otras empresas y contadores tienen una transacción codificada para un proveedor determinado a una cuenta determinada, el software sugerirá la cuenta a utilizar, y se basará en el tipo de empresa. Y con los cheques digitales seguros, el software de contabilidad puede enviar por correo electrónico varios cheques digitales en un solo clic, sin necesidad de imprimir o enviar los cheques por correo.

Todo lo que necesitas son las direcciones de correo electrónico de los vendedores/pagadores; mucho menos trabajo manual.

Utiliza esta fórmula: En los puntos mencionados anteriormente, dondequiera que veas las palabras “trabajo manual”, piensa en ello como “tiempo y coste y pérdida de beneficios”. Trabajo manual = Tiempo, Costo, Pérdida de Ganancia

Varios estudios de investigación demuestran que los seres humanos están más motivados por la aversión a las pérdidas que por las ganancias.

Así que en vez de tener un “objetivo de crecimiento”, lo reenmarca como un “objetivo de reducción de pérdidas”. En lugar de decir, “Aumentaremos nuestros ingresos en un 20 por ciento este año”, diga, “Estamos perdiendo el 20 por ciento de los ingresos por las ineficiencias de nuestros procesos manuales” (lo cual, de hecho, es un hecho si no se está abrazando y aprovechando la automatización).

El verdadero impacto: Liberador de vida. El gran crecimiento de la productividad significará que su empresa puede atender a un número mucho mayor de clientes sin añadir más gastos generales y personal.

Más y más de su personal usará sus conocimientos y experiencia, en lugar de sólo usar sus manos y dedos. Les dará más satisfacción en el trabajo porque tendrán una creciente sensación de contribución significativa al éxito de su empresa, así como al de sus clientes.

Y sí, la “rentabilidad” aumentará a niveles que nunca pensaste que fuera posible. Con la automatización, puedes hacer mucho más, si eliges automatizar tus “procesos”.