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Por qué la automatización no sustituye a la comunicación

La comunicación es integral para cualquier empresa de contabilidad, sin importar el tamaño. Sin una comunicación clara, tanto interna como externa, el caos es inevitable. Por eso es esencial recordar que aunque podamos usar la automatización para facilitar la comunicación, la automatización nunca reemplazará a la comunicación.

Comunicación interna

Por qué la automatización no sustituye a la comunicación
Por qué la automatización no sustituye a la comunicación

Muchas empresas han dado el salto a una herramienta automatizada de flujo de trabajo que permite a los revisores introducir notas de revisión para los preparadores y hacer un seguimiento de esas notas de revisión a medida que se abordan o resuelven.

Si bien esta característica puede ayudar a facilitar la comunicación entre el preparador y el examinador, lamentablemente, algunos examinadores utilizan estas notas como medio para no tener que hablar realmente con los funcionarios. Cuando se utilizan como medio para “capacitar” a nuevos funcionarios, una lista extensa de notas de examen es más una fuente de frustración para los preparadores que tienen dificultades que una oportunidad de aprendizaje.

Las notas de revisión, ya sean manuscritas o digitales, no sustituyen a la formación y el entrenamiento. Los revisores deben complementar las notas de revisión con una discusión verbal.

El hecho de que el preparador y el revisor no estén en la misma oficina no es una excusa. La tecnología permite que los equipos trabajen a distancia, pero eso no elimina la necesidad de la comunicación “cara a cara”. La videoconferencia es una excelente alternativa a las reuniones de revisión en persona.

Estas conversaciones son la forma en que los nuevos miembros del personal crecen y se desarrollan. Son la forma en que se construyen las relaciones.

Las notas de revisión automatizadas pueden ayudar a su empresa a transformarse en un modelo sin papeles y a racionalizar los procedimientos, pero no son una excusa para dejar de hablar con las personas que usted supervisa.

Comunicación externa

En los últimos años, varias herramientas han digitalizado y automatizado el proceso de recogida de documentos de los clientes, la obtención de firmas, la entrega de las declaraciones de impuestos y más. La recopilación y el procesamiento de datos pueden automatizarse, pero no así la aplicación de conocimientos especializados, el uso del criterio y el establecimiento de relaciones con los clientes.

Es tan esencial como siempre tener fuertes habilidades de comunicación escrita para traducir sus conocimientos en documentos convincentes y fuertes habilidades de comunicación oral que le permitan transmitir información financiera pertinente a los equipos ejecutivos y a las partes interesadas. Vivimos en una época de acceso a la información sin precedentes, pero toda esta información es sólo ruido si no se comunica de manera efectiva.

La automatización puede liberar mucho tiempo que se pasa en el frente y en el fondo de los compromisos con los clientes, pero la tecnología no sólo nos ayuda a hacer el mismo trabajo más rápido. Debería darnos el tiempo y la oportunidad de conectar con los clientes de una manera que les aporte más valor.

Ese valor no viene de recordatorios automáticos pidiendo a sus clientes que suban sus documentos de impuestos o que firmen una carta de compromiso. Viene de tener una comprensión más profunda de lo que mantiene a sus clientes despiertos por la noche y de proporcionar un sofisticado asesoramiento y análisis que les ayude a resolver esos problemas.

La tecnología puede mejorar la mecánica de la comunicación, pero no puede reemplazar el elemento humano. Para algunos, esta realidad puede requerir el cultivo de una gama más amplia de habilidades de relación.

No podemos verlo como “tenemos que” hablar con un cliente, sino como una oportunidad para hacer conexiones y construir relaciones. ¿Tus habilidades de comunicación necesitan una puesta a punto? Aquí hay 8 áreas clave en las que trabajar:

1. Narración de historias. Ya sea hablando con un compañero de trabajo o un cliente, quieres presentar la información de una manera interesante. Nada ayuda más a una persona a construir una imagen en su mente que escuchar sobre un escenario de la vida real. Cuenta una historia a través de tu análisis de la información financiera.

2. Contacto visual. Haz contacto visual con la persona con la que estás hablando. El contacto visual indica que estás concentrado y prestando atención.

3. Credibilidad. Cuando alguien hace una pregunta, está bien decir que no sabes la respuesta. Nunca inventes algo para evitar parecer desprevenido y siempre admite cuando te equivocas. La credibilidad es de suma importancia en la profesión contable.

4. Escucha activa. Asegúrate de escuchar el punto de vista de la otra persona durante una discusión. Presta toda tu atención en lugar de pensar en lo que dirás a continuación.

5. Comunicar soluciones. Los clientes buscan en sus contadores respuestas que les ayuden a alcanzar sus objetivos. Asegúrese de saber cuáles son y comunique sus soluciones de manera que ellos las entiendan.

6. Más despacio. Es fácil decir lo que quieres decir sin asegurarte de que la otra persona lo entienda. Tome un respiro y vaya más despacio. Puede parecer contrario a la intuición, pero a la larga ahorrará tiempo en las preguntas de seguimiento o en los pasos en falso.

7. Confianza. Ten confianza cuando hables con los clientes y los miembros del personal. La confianza no significa arrogancia. La confianza viene de hacer los deberes y estar preparado.

8. Dar la retroalimentación. Ser capaz de dar y recibir retroalimentación es una importante habilidad de comunicación.

Pensamientos finales

Con gran parte de los cálculos y recuentos realizados por los robots, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático, el mercado ya está exigiendo a los contadores públicos que sepan cómo aprovechar el conocimiento para proporcionar una visión y conectar con la gente.

Si quiere seguir siendo relevante mientras la automatización perturba la profesión, debe desarrollar y perfeccionar un conjunto de habilidades que no pueden ser automatizadas. Las máquinas son excelentes para realizar tareas rutinarias, pero satisfacer las necesidades de un individuo es una habilidad humana única.

El artículo original apareció en el blog de Boomer Consulting.