El mundo de la contabilidad parece obsesionado con el impacto de la tecnología en el trabajo de cumplimiento, hasta el punto de que a los profesionales se les dice regularmente que necesitan una gran cantidad de nuevas habilidades y programas informáticos para mover sus empresas en una nueva dirección o se extinguirán!
La tecnología ha dado a las empresas de contabilidad una maravillosa oportunidad de proporcionar a los clientes comerciales servicios de cumplimiento de una manera mucho más eficiente y rentable. Al conectarme con prácticas de todo el mundo, puedo ver claramente a los EE.UU. siguiendo el mismo camino que Australia hace 3-5 años.
La complejidad del sistema tributario (especialmente los impuestos sobre las ventas), mezclada con miles de pequeñas instituciones financieras, crea una carga de cumplimiento que necesita soluciones humanas. Debido a la experiencia que tenía en mi empresa, quería entender cómo mi empresa de cumplimiento no estaba sufriendo el trastorno de final de carrera que tantos decían que estaba ocurriendo. Así que, siendo un contador, corrí los números.
El cumplimiento es mucho más
Cumplimiento es un término genérico que, al menos para las personas que no trabajan en la profesión, parece limitarse a la introducción de datos. Seamos claros, el cumplimiento es mucho más.
Empecé desglosando un trabajo de cumplimiento estándar en las tareas, o al menos segmentadas, que están involucradas. Veamos si todo el cumplimiento es la entrada de datos y/o si la tecnología va a interrumpir todas las tareas de cumplimiento.
Aquí están las tareas segmentadas asociadas a un trabajo de cumplimiento de normas:
Recopilación e introducción de datos del cliente . Esto incluye todo el trabajo asociado con (bajo el sistema tradicional de escritorio) la búsqueda del archivo de contabilidad del cliente y/o la transposición manual de los estados de cuenta bancarios y la codificación de las transacciones en bruto. Considerado por muchos (ingenuamente) como el único papel de un contador de cumplimiento.
Para este ejemplo, no incluyo los servicios básicos de contabilidad. Esta función es más bien la función de contabilidad asistida que tiene un contador. Estar disponible para ayudar en el apoyo a las transacciones y asegurar que todas las transacciones se han realizado plenamente.
Fijación de la entrada de datos y recodificación . Con las complejidades en torno a la deducibilidad fiscal de las transacciones y los impuestos sobre el consumo (GST, IVA, etc.), a menudo la recodificación de las transacciones es necesaria para garantizar el cumplimiento. También lo son los constantes errores que existen con un proceso de contabilidad manual (especialmente cuando el cliente ha tratado de ayudar).
Asesoría de Cumplimiento . Esta parte es divertida porque es para lo que fuimos entrenados. La mayoría de nosotros vivimos y respiramos impuestos y condenamos si nuestros clientes van a pagar un centavo más de lo que están legalmente obligados. Aquí está la aplicación de años de entrenamiento, entendiendo los matices del código fiscal, las interpretaciones y la fundamentación que asegurarán que nuestras estrategias de minimización de impuestos se mantengan en el lado correcto de la ley.
Preparación de informes financieros . Preparar las finanzas, los diseños, las notas, asegurando que el aspecto y la sensación reflejen con precisión los resultados fiscales y comerciales. A veces es el único vistazo del cliente a las finanzas del año, así que es bueno que se vean bien.
Preparando los formularios de impuestos . La preparación correcta de los formularios de impuestos es importante y es el verdadero resultado del proceso de cumplimiento. Se presta atención ya que este formulario es a menudo la fuente de desencadenamiento de cualquier consulta de las autoridades fiscales.
Reunión de clientes para entregar los resultados anuales . A los clientes les encanta charlar. Desafortunadamente, como dije, a veces el impuesto anual es la única mirada del cliente a las finanzas del año. Esta reunión es donde los primeros brotes de asesoramiento empresarial brotan y ofrecen la mejor oportunidad para confirmar y construir la relación con el cliente.
¿Por qué segmentar el trabajo?
La gente que no hace este trabajo todos los días necesita ver que hay más en el cumplimiento que en la entrada de datos. Pero hay otra razón, más importante, (que explicaré más adelante).
Primero necesitaba construir un importante modelo de rentabilidad de este nuevo trabajo segmentado de cumplimiento. Para ello necesitaba alguna información clave, así que le asigné lo siguiente:
1. Valor del cliente . para cada uno de los segmentos he asignado una cantidad que reflejaba la ponderación del valor que el cliente pone en esas tareas. Para la entrada de datos más simple obviamente le asigné poco valor, sin embargo para las tareas que requieren mayor destreza y entrenamiento hubo mucho valor. Obviamente he ignorado un costo estándar por hora para cada tarea, ya que ese método no se utiliza ampliamente en la pequeña práctica.
2. Porcentaje de automatización . La automatización está aquí y ha tenido un gran impacto, pero ¿ha afectado la automatización a todas las tareas de cumplimiento por igual? La respuesta es no. Basándome en una representación real de la forma en que la tecnología ha impactado en las 2.500 declaraciones de impuestos que he presentado personalmente a lo largo de ocho años, he asignado la automatización pertinente a cada segmento con algunos resultados sorprendentes.
3. Horas de trabajo del personal interno . Para cada segmento asigné horas de personal en tres niveles de personal. Un contable, un gerente y un socio. Las horas reflejaban la ponderación de la implicación típica de los niveles de personal (tareas más sencillas realizadas por el personal de nivel inferior y tareas más elevadas realizadas por el personal de nivel superior).
4. Costos internos . Basándome en las horas de trabajo del personal y utilizando el cálculo aceptable de los salarios de ⅓, los gastos generales de ⅓ y los beneficios de ⅓, utilicé los ⅔ de las tarifas estándar de cobro para asignar un costo interno. Este costo cubre los salarios del personal y los gastos generales de la empresa. Las tasas de recargo que he utilizado son:
- Contable – $140 p/hr ($93.33 como costo de 2/3)
- Gerente – $200 p/hr ($133.33 como costo de 2/3)
- Socio – $350 p/hr ($233.33 como costo de 2/3)
Lo dejaré ahí por ahora y dejaré que ustedes, revisen, digieran y debatan los puntos de vista en los comentarios (sé que quieren hacerlo).
Manténgase en sintonía para la parte 2 de la Automatización del cumplimiento – identificar a los conductores.
Contenidos
- El mundo de la contabilidad parece obsesionado con el impacto de la tecnología en el trabajo de cumplimiento, hasta el punto de que a los profesionales se les dice regularmente que necesitan una gran cantidad de nuevas habilidades y programas informáticos para mover sus empresas en una nueva dirección o se extinguirán!
- El cumplimiento es mucho más
- ¿Por qué segmentar el trabajo?