¿Por qué la asistencia a ferias comerciales puede requerir el impuesto sobre las ventas

Los clientes comerciales suelen entender las obligaciones del impuesto sobre las ventas en su estado de origen, pero pueden no ser conscientes de lo fácil que puede ser desencadenar una en otro. Las ferias comerciales son un ejemplo perfecto.

Si un representante de sus clientes comerciales asiste o participa en una feria comercial en otro estado, podría correr el riesgo de establecer una obligación de impuesto sobre las ventas en ese estado.

Últimamente se ha hecho mucho hincapié en el nexo económico del impuesto sobre las ventas, que se establece cuando una empresa sin presencia física en un estado está obligada a recaudar el impuesto sobre las ventas de ese estado debido a su actividad económica en el mismo. De hecho, el nexo económico ha eclipsado las formas en que una presencia física en un estado puede llevar a una obligación de recaudación de impuestos sobre las ventas. Sin embargo, el nexo económico* no tiene nada que ver con el nexo del impuesto sobre las ventas de la presencia física.

Los que respiramos y soñamos con el impuesto sobre las ventas podemos dar por sentada la regla de la presencia física, pero no debemos, sobre todo cuando se trata de la asistencia a ferias comerciales.

Hay tres preguntas esenciales que sus clientes deben considerar cuando las ferias comerciales son parte de su modelo de negocios:

1. ¿Cuánto tiempo pasa en ferias de muestras en otros estados?

La cantidad de tiempo que pasas en otro estado puede ser el factor decisivo para establecer el nexo del impuesto sobre las ventas en ese estado.

Por ejemplo, en general, no estará obligado a pagar el impuesto sobre las ventas en California por asistir a una feria comercial, a menos que:

– Estás en el estado sólo para participar en actividades de convenciones o ferias comerciales;

– Usted o sus representantes participan en actividades de convenciones y exposiciones comerciales durante más de 15 días en California en cualquier período de 12 meses; y

– Usted obtiene más de 100.000 dólares de ingresos netos de las actividades de convenciones o ferias comerciales durante el año calendario anterior.

La regla es diferente en Illinois. Allí, un minorista de otro estado puede tener que registrarse para hacer negocios en el estado si ese minorista:

– Asiste a más de dos ferias comerciales en Illinois durante cualquier año civil;

– Está físicamente presente durante esas ferias comerciales durante más de ocho días en cualquier año civil; y

– Ha combinado los ingresos brutos de las ventas realizadas durante las ferias de Illinois sujetas al Impuesto de Ocupación de Minoristas en exceso de 10.000 dólares durante un solo año natural.

Las reglas y las leyes también pueden cambiar. Antes del 1 de julio de 2016, la asistencia a una sola feria comercial en el estado de Washington podría establecer un nexo de impuestos de ventas para un negocio fuera del estado. La ley se modificó para permitir a los expositores participar en una sola feria comercial calificada por año calendario sin activar el nexo de presencia física.

2. ¿Hace ventas en ferias comerciales?

Tal vez no sea sorprendente que una de las cosas más importantes a considerar cuando se trata de determinar si la actividad de las ferias comerciales desencadenará el nexo del impuesto sobre las ventas es la venta.

La ley de Connecticut requiere que los negocios obtengan un permiso de ventas y de uso de impuestos si van a vender en una feria u otro evento, «incluso si sólo va a hacer ventas por un día». Asimismo, el hecho de que un empleado o representante entregue, venda o tome pedidos de artículos o servicios de mesa durante una feria comercial o conferencia en Texas puede establecer un nexo de impuesto sobre las ventas, aunque el Estado de la Estrella Solitaria puede hacer una excepción para las ventas ocasionales de negocios que normalmente no venden artículos sujetos a impuestos.

En la Florida, un expositor que exhiba bienes o servicios imponibles en una feria comercial o evento similar debe registrarse como comerciante y recaudar y declarar el impuesto sobre las ventas de esas ventas si el acuerdo de la feria comercial autoriza al expositor a realizar ventas al por menor o por correo de bienes o servicios imponibles en la Florida. Sin embargo, si el acuerdo de la feria comercial prohíbe la venta de bienes o servicios imponibles (¡por escrito!) o los limita a ventas para reventa (¡por escrito!), el registro no es necesario.

Massachusetts prohíbe a los promotores de eventos que permitan a cualquier persona exhibir para la venta o vender bienes gravables sin registrarse primero como vendedor y exhibir adecuadamente el certificado de registro. En Minnesota, los operadores deben tener pruebas de que los participantes están registrados para recaudar el impuesto sobre las ventas de Minnesota, o tener una declaración escrita del vendedor de que no se están vendiendo artículos gravables.

3. ¿La asistencia a una feria comercial conduce a futuras ventas?

Incluso tomar pedidos en una feria comercial, o establecer un contacto que conduzca a futuras ventas puede llevar a una obligación de cobro de impuestos sobre las ventas.

Por ejemplo, mientras que en Illinois se permite un puerto seguro para determinados asistentes a ferias comerciales (descrito anteriormente), un negocio que acoge un stand, exhibe productos, responde a preguntas y recoge pedidos de productos en una feria comercial está sujeto al impuesto sobre esas ventas, incluso si las ventas no se finalizan o cumplen hasta después de la feria comercial.

En Massachusetts, los vendedores que no están obligados a cobrar el impuesto sobre las ventas activan el nexo del impuesto sobre las ventas si solicitan pedidos en ferias comerciales en el Estado Libre Asociado durante más de tres días en un año.

No se deje coger desprevenido. Alegar ignorancia rara vez convence a las autoridades fiscales de perdonar los errores. Las autoridades fiscales estatales consideran la actividad de las ferias comerciales: Aparece con frecuencia en sus cuestionarios.

Si planea asistir o participar en una feria comercial en otro estado, pregunte a la autoridad fiscal del estado o a un asesor fiscal de confianza sobre su exposición al nexo del impuesto sobre las ventas.

Automatizar el cumplimiento de los impuestos sobre las ventas es otra buena manera de minimizar el riesgo de impuestos sobre las ventas en otros estados. Más información.

*El enfoque en el nexo económico es comprensible: Antes se prohibía a los Estados imponer la obligación de recaudar impuestos sobre las ventas a las empresas que no tuvieran una conexión física con el Estado. Sin embargo, el 21 de junio de 2018, la Corte Suprema de los Estados Unidos anuló esta regla de presencia física, encontrándola «poco sólida e incorrecta». Como resultado, los estados ahora son libres de gravar las ventas de vendedores de fuera del estado o remotos (ventas remotas).

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