Para algunos de sus clientes de negocios, el proceso de cierre de fin de año será una mera formalidad, tomando sólo uno o dos días. Otros se esforzarán y tardarán semanas.
Cuando los datos se dispersan en múltiples aplicaciones, los contables de todos los niveles pasan largas horas y fines de semana haciendo entradas manuales, lo que puede suponer un enorme coste. También puede conducir a errores, retrasos y fallos de control interno.
Las actividades manuales desmotivan a los profesionales de la contabilidad, que se convierten en robots de entrada de datos. No pueden dedicar tiempo a la presentación de informes, análisis y otras actividades de alto valor para las que fueron entrenados y que preferirían hacer. La clave para un cierre más rápido es revisar sus procesos y automatizar tanto como sea posible.
En una época en la que las empresas adoptan docenas, si no cientos, de aplicaciones de nube diferentes para resolver todo tipo de problemas empresariales, los equipos de contabilidad se encuentran tamizando una variedad de silos de datos independientes. Los procesos repetibles que abarcan múltiples aplicaciones están maduros para la automatización a través de la integración.
Si bien el intercambio fluido de información es un elemento operacional fundamental en organizaciones de todos los tamaños, muchos departamentos de contabilidad no pueden permitirse los recursos técnicos necesarios para integrar los datos entre esas aplicaciones. Aquí es donde puede brillar la integración de las plataformas como servicio (iPaaS).
El iPaaS correcto alivia muchos de los desafíos técnicos en torno a la integración, de modo que los equipos de contabilidad pueden centrarse en la construcción de los procesos correctos que funcionan para ellos. En su conjunto, iPaaS es un conjunto de servicios en la nube que permite el desarrollo, la ejecución y el gobierno de flujos de integración que conectan cualquier combinación de procesos, servicios, aplicaciones y datos en las instalaciones y basados en la nube dentro de un individuo o a través de múltiples organizaciones.
La plataforma se encarga de funciones críticas, como la entrega garantizada de datos desde el principio, al tiempo que proporciona una interfaz de usuario más sencilla que ayuda a acelerar la conexión de los datos en toda la organización. Un ejemplo de cómo aprovechar la integración para crear excelencia operativa y cierres más rápidos es la forma en que puede racionalizar los procesos de llevar a cabo el cobro y la adquisición para el pago.
iPaaS: Lead to Cash
Las empresas suelen utilizar un sistema de CRM para gestionar sus canales de ventas, lo que significa que tan pronto como se registra un pedido, la información debe ser introducida en una aplicación de facturación o financiera. La contabilidad entonces prepara las facturas y factura al cliente. Cuando se recibe el pago de la factura, es necesario cotejarla con la factura abierta y actualizar los asientos contables correctos.
Este proceso suele abarcar dos o más aplicaciones y proporciona un escenario ideal en el que la integración puede ser clave para automatizar todo el proceso. Al aprovechar un iPaaS, tan pronto como se gana un pedido en el CRM, la información se envía automáticamente a la aplicación de facturación. Una vez que se recibe el pago del cliente, la integración entre los bancos o las pasarelas de pago y la aplicación de facturación puede automatizar el proceso de cotejo de facturas.
Se pueden crear reglas comerciales específicas para definir los criterios de coincidencia. La integración en este escenario no sólo da como resultado una facturación más rápida y pagos puntuales, sino que también automatiza procesos que pueden llevar horas de esfuerzo manual, especialmente durante los períodos de cierre.
iPaaS: Procure to Pay
La adquisición es otra área que puede abarcar fácilmente tres o más aplicaciones.
Las empresas utilizan un portal de proveedores para capturar información o introducen manualmente al proveedor en un sistema de contabilidad o de planificación de recursos empresariales. El contrato del proveedor y los formularios W-9 se recogen y se archivan físicamente o se almacenan digitalmente. Cuando se reciben las solicitudes de requisición, ya sea por correo electrónico o por el portal del proveedor, la contabilidad crea una orden de compra, que se envía al proveedor. A continuación, los pagos se desembolsan al proveedor de acuerdo con las condiciones.
Es importante asegurarse de que se introduzca en el sistema información precisa, como la información bancaria del proveedor. Al integrar el sistema, que captura la información del proveedor, a una base de datos de todos los números de ruta de la ABA del Banco de los Estados Unidos, se aseguran pagos puntuales y exactos. La integración puede ayudar a aplicar automáticamente las normas comerciales, como los documentos jurídicos necesarios basados en un tipo de empresa (por ejemplo, el W-9 para empresas unipersonales).
Para automatizar completamente los procesos de pago, la integración del sistema financiero de registro con una aplicación de gestión de proveedores, junto con las integraciones con los bancos, puede garantizar que los procesos de pago se agilicen y automaticen. Si los artículos son imponibles, las integraciones con las calculadoras de impuestos asegurarán que se capturen los importes correctos en la orden de compra y en los informes financieros.
Encontrando oportunidades para la automatización
Jotham Ty, Fundador del CEO de Gappify, sugiere que se busquen procesos manuales para identificar las oportunidades de automatización, especialmente donde hay una entrada de datos manual o donde se usan hojas de cálculo para rastrear los datos – el mapeo de datos, la validación de campo y la conversión de datos son ejemplos. Las empresas que desean cerrar los libros más rápidamente necesitan racionalizar sus procesos cerrando las brechas entre las aplicaciones.
Para ello, los contadores deben considerar las tecnologías iPaaS para que ellos y sus clientes procesen los datos que necesitan para el cierre oportuno de los libros.
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