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Por qué el uso de la firma electrónica aumenta durante y después de la temporada de impuestos

La última temporada fiscal es sólo un ejemplo de cómo la tecnología ha transformado una transacción comercial común en la que participan millones de estadounidenses anualmente, ya que el 91% de los contribuyentes presentaron sus declaraciones electrónicamente en 2016, y se espera que ese porcentaje aumente para 2017.

Esto incluye los formularios 8878 y 8879, que autorizan a un emisor de declaraciones electrónicas (ERO) a presentar electrónicamente las declaraciones de impuestos al IRS. Hasta 2015, esos formularios sólo podían aceptarse con firmas manuscritas o firmas capturadas en los blocs de firmas.

Por qué el uso de la firma electrónica aumenta durante y después de la temporada de impuestos
Por qué el uso de la firma electrónica aumenta durante y después de la temporada de impuestos

Pero incluso estos formularios ahora pueden ser presentados digitalmente – y a distancia – siempre y cuando la tecnología de firma cumpla con las estrictas calificaciones de seguridad y autenticación del IRS.

Esperamos que el aumento del uso de la firma digital continúe más allá de la temporada de impuestos. He aquí tres fuerzas impulsoras del aumento del uso de la tecnología de firma digital y por qué está reemplazando rápidamente la firma tradicional con tinta húmeda que se requería en los documentos sensibles en años pasados:

1. Velocidad. La sociedad actual valora la velocidad más que cualquier generación anterior. Leemos las noticias de última hora mientras se desarrollan en línea, enviamos mensajes de texto a nuestros amigos y familiares, y enviamos correos electrónicos en lugar de cartas. Con la velocidad como una prioridad en nuestra vida diaria, no es de extrañar que estemos encontrando nuevas formas de eliminar los engorrosos procesos en papel.

Las firmas electrónicas son la respuesta para un proceso rápido, sin problemas y sin papeles de presentación de impuestos. Con las firmas electrónicas, puede enviar digitalmente todos los documentos necesarios a sus clientes en una fracción del tiempo que tardaría en ser distribuido manualmente (ahora puede tardar segundos en lugar de días). El empuje del papel se reduce drásticamente, y todo el proceso de flujo de trabajo se acelera.

2. Conveniencia. Así como los métodos de comunicación de la sociedad han avanzado, también lo han hecho las firmas legalmente vinculantes que usamos. Aunque el Servicio de Impuestos Internos introdujo la presentación electrónica en 1986, no fue hasta la adición de las firmas electrónicas en 2014 que el número de declaraciones electrónicas se disparó (de sólo 25.000 durante ese año inaugural a casi 100 millones en 2017), ya que tanto los preparadores de impuestos como los consumidores vieron cómo las firmas electrónicas hacían el proceso mucho más conveniente.

Presentar los impuestos no es una tarea que la mayoría de los consumidores esperan con impaciencia, pero hacer que el proceso sea tan libre de problemas y conveniente como sea posible puede mejorar enormemente la satisfacción del cliente. Con las firmas electrónicas, los preparadores de impuestos pueden evitar la impresión, el envío por correo o por fax de los formularios porque los clientes pueden ver, firmar y presentar electrónicamente sus declaraciones y otros formularios, incluido el 8879, a distancia, lo que les permite ahorrar tiempo y dinero. Como resultado, los clientes pueden completar sus declaraciones rápidamente, y los preparadores de impuestos pueden atender eficientemente a más clientes.

3. Seguridad. A medida que las amenazas digitales aumentan, es probable que los clientes se preocupen por la seguridad del proceso de archivo electrónico. El IRS se ha esforzado mucho por garantizar la seguridad de las declaraciones de impuestos firmadas electrónicamente y tiene una serie de requisitos de cumplimiento que deben cumplirse.

Además, ciertos tipos de firmas en línea -en concreto las firmas digitales- proporcionan mayores niveles de seguridad que una firma electrónica básica, por lo que es importante conocer el tipo de firma electrónica que se utiliza para ejecutar las declaraciones de impuestos.

Por ejemplo, la comunicación tradicional por correo electrónico no es lo suficientemente segura para enviar y recibir documentos fiscales que contienen información delicada, como números de la Seguridad Social y registros financieros. Sin embargo, el sitio web independiente E-Signatures™ permite a los encargados de preparar los impuestos acceder a los documentos fiscales de manera segura, con la plena confianza de que los formularios están protegidos de las amenazas a la seguridad.

El primer requisito de cumplimiento de la solicitud electrónica del IRS establece que la identidad del firmante debe ser verificada. Hay varias formas de hacerlo, y muchas empresas exigen a sus clientes que completen los dos métodos de autenticación siguientes (conocidos como autenticación multifactorial):

  • Autenticación de correo electrónico: El firmante prueba su identidad abriendo un enlace que se encuentra en su correo electrónico, lo que demuestra que tiene acceso a esa cuenta de correo electrónico.
  • Autenticación basada en el conocimiento (KBA): Antes de acceder al documento, se pide al firmante que introduzca su fecha de nacimiento y su número de seguridad social. Una vez introducida la información correcta, se le pide que responda a una serie de cuatro preguntas basadas en una base de datos de 30 años de registros públicos. El IRS requiere este tipo de autenticación de identidad cuando se firman remotamente los formularios 8878 y 8879.

Tras demostrar su identidad, el firmante debe dar su consentimiento para recibir y firmar documentos electrónicamente. Para garantizar una mayor seguridad, el IRS exige que los documentos fiscales firmados sean a prueba de manipulaciones para proteger su integridad. Con la tecnología de prueba de manipulación que se encuentra en las firmas digitales, siempre hay una prueba si un usuario no autorizado ha alterado un documento.

El IRS también exige que los documentos firmados vayan acompañados de una pista de auditoría completa que registre información detallada durante todo el proceso de firma, como la fecha y la hora de la ejecución de un documento, la dirección IP del firmante y más.

Por último, el IRS requiere que la pista de auditoría y cualquier documento asociado se mantenga en el archivo durante al menos dos años. Debido a que las firmas electrónicas se utilizan para facilitar estas transacciones, los documentos ya no tienen que ser almacenados en los archivadores. Pueden guardarse digitalmente, lo que reduce el uso de papel y ahorra espacio de almacenamiento tanto para usted como para sus clientes.

Gracias a la aceptación de las firmas digitales por parte de la IRS y a su dedicación a la seguridad, los clientes pueden firmar rápida y fácilmente en confianza sabiendo que su información está segura. Y esa combinación de velocidad, conveniencia y seguridad ha resultado en más firmas digitales que se utilizan en la temporada de impuestos y más allá.