¿Quién es su cliente? Si eres como la mayoría de los contadores independientes, estás pensando, «¡Los dueños de negocios, por supuesto!» Pero, ¿actúas como si esto fuera cierto? ¿O su contabilidad sugiere que los contadores públicos de sus clientes son realmente sus clientes?
Echemos un vistazo a lo que usted considera «la forma correcta» de hacer la contabilidad. Su perspectiva sobre esto indica a quién está realmente sirviendo con su práctica de contabilidad.
Todo se trata de la perspectiva
¿Qué perspectiva tomas cuando haces la contabilidad de un cliente? Si eres como muchos contadores, los libros que llevas son «preparación de impuestos». ¿Qué significa «preparado para los impuestos»?
- La contabilidad se hace sobre la misma base que la declaración de impuestos. Por lo general, se trata de una base de efectivo, aunque si su cliente tiene cuentas por cobrar o cuentas por pagar, usted podría ejecutar los estados financieros en base a la acumulación para incluir esa actividad.
- Cualquier gasto que no pueda ser deducido en la declaración de impuestos de la empresa se excluye totalmente de los libros o se contabiliza en una cuenta de capital como el sorteo del propietario, las distribuciones de los accionistas o el préstamo al propietario/accionista.
- Las entradas de la depreciación sólo se registran una vez al año, utilizando los números que proporciona la CPA.
- Las compras que caen bajo el umbral de puerto seguro se contabilizan como gastos en lugar de como bienes, incluso si esa compra es para un equipo que se espera que dure varios años.
Los escollos de la perspectiva de la preparación para los impuestos
Es importante presentar declaraciones de impuestos exactas. Parte de su papel como contable es asegurarse de que la CPA tiene la información correcta para presentar una declaración de impuestos que no exagere ni subestime los ingresos imponibles de sus clientes.
Pero esto es sólo una parte muy pequeña de su papel. La contabilidad de sus clientes se utiliza para presentar su declaración de impuestos un día al año, pero sus clientes utilizan su contabilidad para llevar sus negocios los 365 días del año. En otras palabras, sólo tienes que preocuparte por lo que el contador público piensa de tu contabilidad cuando es el momento de preparar la declaración de impuestos del cliente. El resto del año, las necesidades de sus clientes son más importantes. Esas necesidades rara vez son atendidas por los libros de preparación de impuestos.
Como contable, su mayor y más importante papel es proporcionar la contabilidad y los informes que sus clientes pueden utilizar para tomar decisiones comerciales acertadas. Cuando mantienes los libros de tus clientes en condiciones de preparación de impuestos durante todo el año, podrías estar proporcionándoles información incompleta para este propósito.
Por ejemplo, digamos que tu cliente compra abonos de temporada para los juegos de tu equipo local de las Grandes Ligas de Béisbol con el propósito específico de invitar a clientes potenciales a los juegos. A lo largo de los años, su cliente se ha dado cuenta de que cierra muchos contratos de alto valor para su empresa durante o inmediatamente después de estos eventos sociales.
Si mantuviera los libros de este cliente en condiciones de preparación para los impuestos, le explicaría que este gasto ya no es deducible de los impuestos y, por lo tanto, no es un gasto comercial. Entonces contabilizaría la compra de los abonos de temporada – y cualquier gasto adicional incurrido durante el partido – en una cuenta de capital como un sorteo de un propietario o un préstamo a un accionista.
Pero, ¿esta compra dejó de ser un gasto comercial sólo porque ya no es deducible de impuestos? No; esta compra de abono es una gran parte del presupuesto de marketing de su cliente, y él sabe que ganará negocio con esta compra.
¿Será suficiente la pérdida de la deducción de impuestos para disuadir a su cliente de comprar boletos de temporada e invitar a clientes potenciales a los juegos? Probablemente no, dado que compra estos boletos específicamente con el propósito de entretener a los clientes potenciales que a menudo se convierten en clientes de alto pago.
Si usted fuera a contabilizar esta compra en una cuenta de capital, mantendría los libros del cliente preparados para los impuestos. Pero también sesgaría sus estados de ganancias y pérdidas anuales, perjudicando su capacidad de hacer comparaciones rápidas y medir los cambios en la salud de su negocio. También nublaría la relación causa-efecto entre la compra de los billetes y el aumento de los ingresos del negocio.
Como resultado, su cliente podría tomar decisiones que tienen un impacto negativo en su negocio, basándose en información completamente exacta a efectos fiscales pero incompleta a efectos de gestión.
Cerrar la brecha entre tus funciones como contable
¿Cómo se puede salvar esta brecha entre lo que la CPA necesita en el momento de los impuestos y lo que su cliente necesita el resto del año?
- Empiece por tener una conversación con sus clientes sobre los dos propósitos diferentes de su contabilidad. Explíqueles que quiere proporcionarles la información que necesitan para llevar sus negocios de forma rentable durante todo el año y que estos informes de gestión serán diferentes de los que la CPA necesita para preparar su declaración de impuestos. Asegúreles que trabajará con la CPA para asegurarse de que lo que se incluye en la declaración de impuestos es exacto.
- Estructurar su contabilidad para proporcionar a sus clientes, sus contadores públicos y a usted todo lo necesario para proporcionar información de forma rápida y clara. El uso de cuentas anidadas en Otros Gastos para gastos que no son deducibles de impuestos permitirá a sus clientes ver las fotos completas de sus negocios para propósitos de administración. Estas cuentas también permitirán a los contadores públicos de sus clientes ver los gastos que no son deducibles de impuestos y excluirlos fácilmente de la declaración de impuestos. Y, si necesita hacer ajustes para preparar la contabilidad de impuestos, separar estos gastos le permitirá hacerlo rápidamente y con precisión, sin tener que limpiar los libros.
- Continuar contabilizando las compras de activos en el balance, incluso si caen bajo el umbral de puerto seguro. En el momento de los impuestos, proporcione a los contadores públicos de sus clientes una lista de las compras de activos realizadas durante el año para que puedan tratarlas de la manera más ventajosa para sus clientes.
- Mantenga conversaciones regulares con sus clientes, e incluya sus contadores públicos si es posible. Durante estas conversaciones, recuerde a sus clientes el doble propósito de la contabilidad. Explique qué gastos de su cuenta de pérdidas y ganancias no son deducibles de impuestos y cómo eso afectará a su beneficio imponible. Aquí es donde puede ser útil tener al CPA involucrado en la conversación, ya que puede trabajar directamente con el cliente para atender todas sus necesidades y darle un panorama completo de su situación financiera.
El contador público no es tu cliente, pero eso no significa que tengas que estar en desacuerdo con él. Con un ligero cambio de perspectiva y unos pocos cambios en la forma de llevar la contabilidad, puedes proporcionar a tus clientes lo que necesitan para dirigir sus negocios, mientras que sigues proporcionando a sus contadores públicos lo que necesitan para preparar las declaraciones de impuestos. Y puedes hacerlo sin crear un montón de trabajo adicional para ti.