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Por qué Bill.com AR no funcionó para mí

La mayoría de nosotros hemos oído hablar de Bill.com y lo maravilloso que es para las cuentas por pagar (AP). Trabajo con empresas tan pequeñas, y tengo tan pocas facturas, que no ha sido rentable para mí implementar Bill.com en mi propia práctica, o para mis clientes. 

El año pasado empecé a oír más sobre la función de cuentas por cobrar de Bill.com, y decidí probar esto. 

Por qué Bill.com AR no funcionó para mí
Por qué Bill.com AR no funcionó para mí

Así es como funciona

A continuación se hace un resumen extremadamente breve de lo básico: 

  1. Como profesional de la contabilidad, puedes abrir una consola de Bill.com por 49 dólares al mes (precio actual).
  2. Puedes añadir cuentas de clientes a tu consola, y reciben precios reducidos en comparación con las ventas al por menor. Bill.com te factura, y tú a su vez le facturas a tu cliente.
  3. Sus clientes pueden usar las cuentas por pagar o las cuentas por cobrar de Bill.com. 
  4. Usted sincroniza el archivo QuickBooks de su empresa (o de su cliente) con Bill.com, y luego puede comenzar a ingresar y pagar facturas (cuentas por pagar o AP), y crear facturas y recibir pagos (cuentas por cobrar o AR).

Nota: Bill.com funciona con otros programas de contabilidad, pero sólo usaré QB Online (QBO) como ejemplo en este post.

Ahora, para explicar con más detalle las características de las cuentas por cobrar. 

  1. Después de sincronizar su archivo QBO con Bill.com, todos sus clientes aparecen en su cuenta de Bill.com.
  2. Pida a sus clientes que completen y firmen un formulario de autorización, dándole permiso para que ACH debite sus honorarios de la cuenta corriente de su negocio. También puede obtener un formulario de autorización de tarjeta de crédito.
  3. Edita el registro del cliente en Bill.com para que se configure en Pago automático, e introduce su cuenta bancaria y el número de ruta en Bill.com.
  4. Seleccione cuándo quiere que se pague su factura, por ejemplo tres días antes de la fecha de la factura (bonito para los términos de “Due Upon Receipt” – puede recibir el pago en la fecha de la factura), o 1 día después de la fecha de la factura, etc.
  5. Deja que Bill.com haga su magia.

Aquí es donde se pone aún mejor, si estás usando QuickBooks Online (QBO) para crear y enviar tus facturas: 

  1. Configure las facturas recurrentes en QBO, y márquelas para ser enviadas automáticamente (por correo electrónico). Esto funciona mejor para el precio de tarifa fija. Añada una nota en la sección de comentarios de la factura en la línea de, “Recuerde – su factura será pagada vía ACH así que NO envíe un pago”.
  2. Configure sus clientes de tarifa fija para el Pago Automático de Bill.com, como se indica arriba.

Usando esta configuración, QBO crea y envía su factura; la factura se sincroniza automáticamente con Bill.com; Bill.com paga automáticamente su factura, y deposita los fondos directamente a su negocio verificando unos días después. Esto es realmente maravilloso, no hay trabajo, no hay preocupación, ¡AR automatizado!

Preguntas

1. ¿Realmente la gente está usando Bill.com para la RA? Pensé que era principalmente una aplicación de AP.

Sí, muchas empresas lo son, pero no tengo estadísticas. No deje de obtener un formulario de autorización firmado por sus clientes antes de comenzar los pagos de ACH. Bill.com proporciona información sobre este tema, y una plantilla de muestra.

2. ¿Cómo se compara el precio de Bill.com con el de QuickBooks Payments? 

Si selecciona una opción sólo de ACH (para que Bill.com debite directamente la cuenta corriente comercial de su cliente), el cargo por pago es de $0.49, comparable al cargo por ACH de QB Payments de $0.50 por transacción. También tiene que pagar el cargo mensual de la Consola.

3. ¿Qué tan rápido llegan los pagos?

Mi experiencia con esto fue irregular, en parte porque mi cuenta era nueva y tenía algunos problemas de configuración. No puedo encontrar un artículo en el sitio de soporte de Bill.com que indique la rapidez con la que llegan los pagos; la mayoría de sus preguntas frecuentes sobre el tiempo de pago son sobre AP, no sobre AR.

4. ¿Cómo es el apoyo de Bill.com?

El apoyo es principalmente por correo electrónico. También ofrecen chat en vivo de 5 a.m. a 6 p.m. L-V, PT. El soporte telefónico parece más escurridizo.

Cosas que me gustan de Bill.com AR

Autopay : Me encanta que la función de Autopay básicamente recupere mis pagos de mis clientes, y deposite directamente los fondos en la cuenta corriente de mi negocio. Y la sincronización de Bill.com con QBO marca mis facturas como pagadas y hace el depósito en QBO también. Qué bien.

Bajo costo : La tarifa de ACH por transacción es baja, actualmente es de $0.49. No hay un cargo por configuración, y el uso de Autopay está incluido en la tarifa mensual de la Consola. 

Opciones : Hay otras opciones de pago automático, como aceptar pagos con tarjeta de crédito en lugar de débito (los precios de las tarjetas de crédito difieren; véase el sitio web Bill.com para más detalles). También puedes seleccionar cuándo quieres que la factura se pague automáticamente. También hay más opciones.

Notificaciones : Puedes enviar a tus clientes recordatorios, o enviar anuncios por lotes (“Estaremos cerrados por vacaciones”) desde Bill.com, lo cual es una buena característica.

Cosas que no me vuelven loco en Bill.com AR

Verificación de crédito : Me sorprendió saber que para crear una cuenta de AR, tuve que someterme a una verificación de crédito. Lamentablemente, no me enteré de esto hasta que había creado y enviado algunas facturas, y estaba esperando mis pagos. En cambio, después de unos días recibí un correo electrónico que decía que necesitaba completar la verificación de crédito, y luego tomaría unos días más para ser aprobado. 

Límite de crédito : Una vez aprobado, todavía no recibí mis pagos. Resultó que había sido aprobado pero con un límite de crédito tan bajo, habían retenido todos mis pagos entrantes. Después de unos cuantos correos electrónicos a Soporte y a mi Gerente de Cuenta, también resolvimos eso, pero el resultado final es que me tomó más de 10 días recibir mis primeros pagos. Admito que esos problemas fueron únicos y relacionados con la configuración inicial, pero me causaron mucha frustración.

Recibiendo pagos : No estoy loco por el hecho de que con Bill.com AR habilitado, mientras puedas seguir creando facturas en QB, debes recibir todos los pagos en Bill.com. Como se mencionó anteriormente, facturé a muchos clientes con una tarifa mensual fija, pero aún así facturé a varios clientes por hora. No puedo hacer una factura recurrente para los clientes por hora, ya que la facturación varía de mes a mes. Algunos de mis clientes de tarifa fija prefieren pagar haciendo que su banca en línea me envíe un cheque. A mis clientes por hora les gusta el enlace “Pague ahora” en mi factura de QBO, que usa QuickBooks Payments (antes llamado Intuit Payment Solutions, el servicio comercial de Intuit). Así que varios clientes no me pagan a través de Bill.com. Cuando Bill.com AR está habilitado, debes introducir cada pago recibido en Bill.com, y esos datos se sincronizan con QBO. Ya no hay que introducir los pagos directamente en QB. Me resulta oneroso tener que ingresar a Bill.com para recibir pagos. Normalmente, no “vivo” en Bill.com, “vivo” en mi archivo QBO, así que recibir pagos en Bill.com añade un paso más cada vez que recibo un pago que no es de Bill.com. 

Sé que varios lectores me aconsejarán que a) cambie a todos mis clientes a una tarifa fija mensual, y b) requiera que todos mis clientes paguen a través de Bill.com, que son recomendaciones razonables, pero no estoy listo para tomar esos pasos. 

Soporte : Como se mencionó anteriormente, el soporte es principalmente por correo electrónico. Generalmente funciona bien, y si el técnico siente que necesitas una llamada con una sesión para compartir la pantalla, lo hará. Pero recientemente envié un correo electrónico y no recibí respuesta durante 3 días hábiles. Tuve que enviar una queja por correo electrónico a mi gerente de cuenta, y luego mi ticket de soporte fue contestado.

Bill.com tiene numerosos videos de entrenamiento en la web y artículos de ayuda, de hecho casi demasiados para contarlos. Los encuentro que consumen mucho tiempo para localizar y ver o leer, pero tarde en la noche cuando busco una respuesta, me alegro de que estén ahí.

Comentarios finales

Bill.com es una plataforma sólida tanto para AP como para AR, pero no es la solución adecuada para todos, en particular para las empresas que utilizan múltiples métodos de pago. El AR de Bill.com funciona mejor si es el único método de pago que se utiliza, pero seguirá funcionando si ingresa a Bill.com e ingresa manualmente los pagos recibidos fuera de la plataforma de Bill.com. Tengo un cliente que paga sus cuentas usando Bill.com, y recibo mis pagos de ellos a través de Bill.comDirect Deposit, lo cual es bueno. Pero decidí que, en general, no valía la pena el trabajo extra que me suponía usar Bill.com AR, así que lo desactivé. 

Nota del editor: La revisión anterior es el punto de vista y las experiencias del autor y no refleja necesariamente las de AccountingWEB, su empresa matriz Sift Media o cualquiera de sus valiosos afiliados.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, Linick Consulting, se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks y QuickBooks Online.