Por Jason Bramwell
Migrar de una tradicional sala de archivos no segura a la tecnología de copia de seguridad en la nube para alojar datos confidenciales de los clientes fue algo obvio para WithumSmith+Brown, PC con sede en Nueva Jersey.
«El hecho de que seamos una empresa con múltiples oficinas jugó un factor significativo en la decisión de migrar a la Nube hace siete años», dijo James Bourke, CPA, CITP, CFF, socio a cargo de la tecnología de la empresa, a AccountingWEB. «Esta tecnología ha mejorado dramáticamente la seguridad y privacidad de los datos de nuestros clientes. En el pasado, los contadores públicos almacenaban los documentos de los clientes en salas de archivos manuales que generalmente estaban abiertas y expuestas a cualquier persona con acceso a la oficina, como el personal de limpieza y mantenimiento o los pasantes».
Si bien la tecnología de respaldo de la nube reduce drásticamente el riesgo de violaciones de la seguridad, también minimiza las interrupciones de las operaciones después de que ocurren desastres naturales o causados por el hombre, como incendios o tormentas severas.
Cuando el huracán Irene azotó Nueva Jersey en agosto de 2011, causó un corte de energía en las oficinas de la firma en Morristown y New Brunswick. Sin embargo, el centro de datos seguro de IBM que la firma implementó permitió a los empleados de WithumSmith+Brown afectados por el apagón no perder el ritmo.
«Los documentos de los clientes no se almacenan en un lugar físico, por lo que los empleados tenían la opción de viajar a una de nuestras otras oficinas que estaban en funcionamiento o trabajar desde casa», dijo Bourke. «El centro de datos se replica a través de los continentes y es accesible 24/7, sin importar las condiciones climáticas. Almacenar documentos en un centro de datos seguro en la nube, en mi opinión, es el mejor y más seguro método de almacenamiento de archivos de clientes».
Consejos para poner a prueba su empresa a prueba de desastres
Tener un plan de continuidad de la empresa puede significar la diferencia entre la supervivencia o el fracaso de una empresa tras un incendio, una inundación u otra calamidad importante. Según el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA), hay cinco formas en que las pequeñas empresas pueden protegerse de los desastres.
Pasa a digital. Cuando ocurre un desastre, es crucial tener los registros almacenados en múltiples lugares seguros. Las empresas pueden ser diligentes en cuanto a la realización de copias de seguridad de los archivos informáticos, pero puede ser inútil si los discos de recuperación se almacenan en la misma ubicación que los servidores. Con las soluciones basadas en la nube, las empresas pueden volver a ponerse en pie rápidamente utilizando ordenadores portátiles, dispositivos móviles y ordenadores domésticos, según Erik Asgeirsson, presidente y director general de CPA2Biz, la filial tecnológica de AICPA.
«Asegúrese de que sus socios en la Nube están utilizando las mejores prácticas para proteger sus datos, sin embargo, porque no todos los proveedores son iguales – y las secuelas de un desastre es un momento terrible para darse cuenta de eso», dijo en un comunicado de prensa.
Emplea copias de seguridad automatizadas en línea. En junio de 2010, a un empleado de la firma Nick Myers CPA, PC de Joplin, Missouri, le robaron su computadora portátil, y la información clave almacenada en el disco duro no estaba disponible en ningún otro lugar. Como resultado, la empresa pasó de utilizar discos duros y medios de almacenamiento externos para hacer copias de seguridad de la información a un servicio automatizado de copias de seguridad en línea.
«Ahora, hay muy poco almacenamiento externo físico in situ; por lo tanto, hay pocas oportunidades de pérdida permanente de datos», dijo el presidente de la firma Nick Myers, CPA, a AccountingWEB.
Tener un servicio de copias de seguridad en línea era más crítico que nunca el 22 de mayo de 2011, cuando un tornado EF-5 azotó Joplin, matando a 161 personas, hiriendo a cientos más y destruyendo miles de edificios. Uno de esos edificios albergaba la empresa de Myers.
«Fui a la oficina una hora después de que el tornado golpeara. Estaba ubicada en el área EF-5, y era un montón de escombros – una pérdida total», dijo.
Afortunadamente, el tornado golpeó a Joplin un domingo, así que la oficina estaba cerrada. Myers dijo que llamó o envió un e-mail a sus empleados para determinar su seguridad. Todos sus empleados vivían fuera de la zona del tornado, y ninguno resultó herido.
A pesar de tener su oficina en Joplin arrasada por el tornado, la empresa de Myers pudo continuar sus operaciones gracias al sistema automatizado de respaldo en línea.
«Trasladamos todas las operaciones a una oficina satélite existente en Anderson, Missouri, que se encuentra a unos treinta kilómetros al sur de Joplin», dijo Myers. «Los empleados pudieron acceder al sistema de respaldo en línea a través de Internet en la oficina satélite».
Myers también se aseguró de que ambas oficinas, incluyendo su nueva oficina en Joplin que abrió en diciembre de 2011, tuvieran sótanos completos para proporcionar protección a su personal.
«Proporcionar seguridad a los empleados debería ser su principal preocupación», dijo.
Usar ordenadores portátiles. Es difícil tratar de sacar un monitor, torre de ordenador, teclado y ratón por la puerta cuando necesitas salir rápidamente de la oficina. Las computadoras portátiles son portátiles sin una compensación significativa en la potencia de computación.
Tener un lugar de encuentro virtual para los empleados. Al igual que las familias que eligen un lugar para reunirse fuera de su casa para asegurarse de que todos están seguros y atendidos durante las emergencias, las empresas deberían tener un lugar de reunión en línea para compartir información y comenzar a reconstruir las operaciones – especialmente si el servicio celular, el correo electrónico y otros medios de comunicación están caídos por un tiempo prolongado.
Alivia las preocupaciones financieras de los empleados. Algunos empleados pueden haber perdido todo después de un desastre, y lo último que les preocupa es el trabajo. Ayudar a crear estabilidad con los asuntos financieros puede ayudar mucho a aliviar las mentes de los trabajadores.
«La cosa número uno que necesitábamos hacer era poner los cheques de pago en manos de la gente», dijo Les Nettleton, director de IT, Bourgeois Bennett, LLC, Nueva Orleans, que sufrió el huracán Katrina en agosto de 2005, en un comunicado de prensa.
Desafíos de las nubes
El cambio nunca es fácil – y resultó ser el mayor reto que WithumSmith+Brown enfrentó cuando migró a la tecnología de respaldo de la nube, según Bourke. Dijo que los CPAs tenían que cambiar la forma en que almacenan y recuperan los datos.
«En el pasado, los contadores públicos almacenaban documentos en salas de archivos manuales en el lugar», dijo Bourke. «El paso a la Nube ahora requiere que los contadores públicos almacenen información confidencial y privada de los clientes en centros de datos externos. Los contadores públicos tuvieron que establecer un nivel de comodidad con este proceso y ser disciplinados para guardar todos los documentos de esta manera.»
WithumSmith+Brown decidió no «escanear de nuevo» sus documentos en su sala de archivos manual, optando en cambio por dejar que la sala de archivos «muera una muerte lenta», dijo.
«El día que decidimos ir a una sala de archivos electrónicos fue el día que dejamos de añadir documentos a nuestra sala de archivos manuales. Una vez que ya no necesitábamos los documentos en el sitio, los trasladamos fuera del sitio y usamos ese espacio para alojar a nuestro personal», añadió Bourke. «Todos estos cambios en el proceso implicaron planificación, planeamiento y más planificación. Una vez que los socios y el personal vieron lo fácil que era acceder a los datos y las medidas de seguridad que existían, esos desafíos se convirtieron en un recuerdo lejano».
Myers declaró que el mayor desafío que enfrentó al implementar el servicio automatizado de copias de seguridad en línea fue identificar los requisitos de almacenamiento y hacer copias de seguridad de los archivos de datos a los que sus empleados necesitarían acceder.
El tamaño no importa
¿Por qué Bourke recomendaría a otras pequeñas empresas usar la tecnología de copia de seguridad en la nube? «En realidad no tiene nada que ver con el tamaño, es escalable», dice. «Lo bueno es que el único profesional puede estar en la misma plataforma que la gran empresa regional y sólo pagar por la parte que necesita. Ese modelo de precios no existía antes de la Nube».
Myers recomienda la tecnología porque es una forma económica de hacer frente a la pérdida de datos. «Es una preocupación menos de la que te tienes que preocupar en un momento de estrés», dijo.
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