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Pensamientos sobre la factura Sherpa

Utilizo Pagos Intuitivos como mi proveedor de servicios comerciales, y sólo acepto ACH de mis clientes. Para los que tienen una facturación mensual de tarifa fija con un formulario de autorización de pago firmado, tengo QuickBooks Online (QBO) configurado para a) crear su factura y enviarla, b) cargar la cuenta ACH en el archivo, y c) recibir el pago y hacer el depósito.

Todos esos pasos son “manos libres” – QBO hace el trabajo por mí, lo que creo que es impresionante. Menos asombroso es el tiempo que me lleva recibir mi dinero de Intuit. He tenido varios meses durante el año pasado en los que mis facturas salieron el primero de mes, pero los fondos no se recibieron en mi cuenta bancaria hasta el día 10 del mes. Es una espera demasiado larga para mi gusto, así que decidí mirar algunas de las aplicaciones de Cuentas por Cobrar de terceros, y seleccioné Invoice Sherpa como una aplicación de buen aspecto para probar. Alerta de spoiler: los resultados son variados.

Pensamientos sobre la factura Sherpa
Pensamientos sobre la factura Sherpa

Así es como funciona

  1. Usted crea una cuenta de Factura Sherpa; una prueba gratuita está disponible. Si eres contable, puedes registrarte para una cuenta gratuita con un cliente Dashboard. 
  2. Configura la información de tu compañía y añade tu logo.
  3. Habilitar el procesamiento de pagos. Esto implica establecer una cuenta de servicios mercantiles con su proveedor preferido, Global One.
  4. Conecta tu software de contabilidad (QBO, Xero, etc.).
  5. Comienza a configurar los parámetros de recordatorio de pago y el contenido de los mensajes de correo electrónico. 
  6. Su cuenta comienza en el modo de pausa hasta que haya verificado todos sus ajustes, después de lo cual la cambia al modo activo.
  7. Cree sus facturas en QBO. Luego se sincronizan con Invoice Sherpa, que se hace cargo de la funcionalidad de AR, como por ejemplo cuándo procesar el pago para los clientes autorizados, la capacidad de procesar manualmente los pagos y el envío automático de recordatorios de vencimiento. 

Nota: Invoice Sherpa también ofrece una función de Cuentas por Pagar, que no discutiré en este artículo.

Puede programar una demostración y una llamada de implementación con un administrador de cuentas. Mi experiencia con mi gerente de cuenta fue irregular. A veces respondía a preguntas por correo electrónico el mismo día; otras veces, tardaba entre 24 y 48 horas en responder, y algunos correos electrónicos no recibían respuesta. El equipo de apoyo parece ser mucho más receptivo.

La configuración

Mi experiencia en el montaje fue menos que estelar. Empecé a trabajar en ello alrededor del 25 de febrero, esperando poder usar a Invoice Sherpa para procesar las facturas el 1 de marzo, pero era una situación de no poder hacer. Tuve que presentar una solicitud de crédito a Global One (esa parte sólo me llevó unos minutos), pero luego Global One tuvo que realizar una verificación de crédito, y mi informe de crédito está bloqueado en las 3 agencias de informes de crédito debido al episodio del número de seguro social robado hace varios años. Así que tuve que levantar temporalmente la congelación de crédito antes de que Global One pudiera procesar mi solicitud. Todo este proceso tomó más de 5 días, por lo que no pude usar la Factura Sherpa el primer mes. Asumo que el proceso de aceptación funcionará más rápido para la mayoría de los solicitantes.

Luego, tuve una llamada telefónica de implementación con mi gerente de cuenta, quien me guió a través de las opciones de configuración, mientras me hacía preguntas pertinentes sobre mi proceso de facturación. Al final de esa llamada, mantuvimos mi cuenta en modo de pausa hasta que mi cuenta Global One fue aprobada. Sin embargo, debido a varios retrasos (que se describen a continuación), no activé mi cuenta hasta abril. Para entonces, había olvidado la mayor parte de lo que mi gestor de cuenta me había enseñado durante la implementación. Utilicé por primera vez la Factura Sherpa con mis lotes de facturas del 30 de abril y del 1 de mayo.

 

Cosas que me gustan

  • Los pagos de las facturas que envié el 1 de mayo llegaron a mi banco el 4 de mayo. ¡Eso es mucho más rápido que los Pagos Intuitivos!
  • Serie de recordatorios de AR: Me gusta la posibilidad de personalizar por cliente cuándo se enviarán los recordatorios, y cómo se redactan. 
  • Procesamiento de pagos con un solo clic: Para mis pocos clientes que todavía están en la facturación por hora, la cantidad de su factura varía cada mes, pero todavía tengo un formulario firmado de autorización de ACH para el pago. Puedo iniciar Invoice Sherpa y con un solo clic decirle al sistema que procese un pago ACH para su factura más reciente.

Cosas por las que no estoy loco

  • Lista de clientes de importación: La sincronización inicial con QBO detuvo a todos mis clientes, incluyendo a los inactivos con los que no he trabajado durante años. Por alguna extraña razón, también detuvo a varios proveedores. Tuve que trabajar con Soporte para proveer una lista de los Clientes y Proveedores Inactivos que quería eliminar, lo cual tomó más de una semana para ser resuelto. Hoy, cuando miro mi lista de clientes, veo que algunos de los proveedores que eliminamos han vuelto, así que los desarrolladores tienen claramente más trabajo que hacer en esta área.
  • Lista de clientes: La lista en sí puede ser ordenada de A-Z, o Z-A, pero sólo por el nombre. No hay opción de mostrar por Nombre de la Empresa, que es como prefiero ver mi lista de clientes. Me gustaría ver más opciones de clasificación. También noté que algunos de los correos electrónicos a mis clientes van al apellido en los correos electrónicos generados por el sherpa de la factura (“Querido Smith, su factura está adjunta”), lo que parece ser otro fallo.
  • Configuración de pagos recurrentes: Este proceso es engorroso. Para añadir un cliente de pagos periódicos, literalmente tienes que escribir toda la información del cliente manualmente – no está disponible en los datos del cliente que residen en otra parte del programa. Y si necesitas editar un pago recurrente existente, tienes que empezar completamente desde cero – no hay forma de cambiar sólo un elemento de los datos (como corregir cualquier error tipográfico hecho durante la entrada manual). Me gustaría que las futuras versiones le permitan seleccionar los clientes existentes de un desplegable, de modo que todo lo que tenga que añadir sea el ACH o los datos de la tarjeta de crédito.
  • Es más, cuando seleccioné el botón “Añadir” de ACH, el botón no funcionaba, incluso después de volver a iniciar la sesión y probar un navegador diferente. Presenté un ticket de soporte, y el problema tardó más de una semana en ser resuelto por los desarrolladores.
  • Pagos: Todos mis pagos llegaron a mi registro de cheques como pagos separados, y no están agrupados en un lote para que coincidan con mi extracto bancario, lo que hace que la conciliación bancaria sea un oso. Miré, y esto fue un error de configuración de mi parte – ahora todos los pagos irán a los fondos no depositados, y puedo agruparlos para que coincidan con los lotes. Esta es una elección importante, que creo que debería haber sido señalada durante la configuración de la aplicación.
  • Portal del Centro de Soporte: Algo está muy mal con los enlaces de ayuda. La parte superior de la página tiene un encantador botón “Ayúdame con el Sherpa de las facturas”, que parece ser sensible al contexto dependiendo de la página en la que estés. Al hacer clic en el botón se crea una ventana emergente con algunos enlaces, uno de los cuales dice: “Visite nuestro centro de ayuda para obtener más respuestas”. Ese enlace te lleva a una base de datos del centro de ayuda impulsada por Freshdesk, que deja la página de Invoice Sherpa en la que estás, en lugar de abrirla en una nueva pestaña (ojalá lo arreglaran). La página del centro de soporte tiene un enlace de inicio de sesión que no acepta las credenciales de inicio de sesión de Invoice Sherpa, y cuando intento crear credenciales de inicio de sesión con mi dirección de correo electrónico, dice que “el correo electrónico ya ha sido tomado”. Así que es un gran bucle frustrante. Todavía puedo acceder a los resúmenes y vídeos, pero no veo la forma de comprobar el estado de mis casos de asistencia, o ver los casos cerrados. Espero que la experiencia del portal de soporte pueda ser mejorada en futuras versiones.
  • Como tuve problemas con el portal, llamé al número gratuito de Atención al Cliente. El sistema me informó que todos los representantes están ocupados, y me indicaron que dejara un mensaje de voz y esperara una llamada. Mi llamada fue devuelta en menos de 2 horas, lo cual es razonable. 

Primer lote de facturas

El primer lote que salió tuvo resultados mixtos. Las facturas para las que tenía pagos recurrentes establecidas funcionaron bien. QBO envió las facturas, Invoice Sherpa procesó los pagos, y recibí un correo electrónico de “Pago Recibido” de Invoice Sherpa y otro de Global Pay, así que dos correos electrónicos por factura. Lo que no recibí fue una copia de cada factura que salió. Pensé que era un error de configuración por mi parte, pero cuando pregunté a Soporte sobre ello, dijeron que tenían un problema conocido con las copias de las facturas que no se enviaban, que posteriormente han arreglado. Este problema en particular me dio más trabajo: como soy el contable de todos mis clientes, necesito introducir mis propias facturas en cada uno de los libros de mis clientes como una factura, y luego guardar una copia de cada factura con sus registros permanentes. Mis clientes recibieron un archivo adjunto .pdf de su factura, pero como no lo hice, tuve que volver a mi propio archivo QBO y descargar manualmente .pdf de cada factura enviada, lo que significó más tiempo de mi parte.

Tuve otro problema con una de mis clientes que cerró su cuenta corriente comercial el 30 de abril. El Sherpa de facturas procesó el ACH de este cliente por 2 facturas separadas (una con fecha 30 de abril, otra con fecha 1 de mayo), marcó las facturas como pagadas en QBO, y añadió los dólares al lote total del día. Global Pay entonces “se dio cuenta” de que la cuenta estaba cerrada, y cargó la misma cantidad de mi cuenta corriente de negocios, para reembolsarse a sí mismos – totalmente razonable. Dado que las facturas permanecían marcadas como pagadas en QBO, tuve que borrar manualmente los pagos en QBO, y luego sincronizar manualmente el archivo con Invoice Sherpa, para que fueran marcadas como impagadas allí también, en cuyo momento pude hacer clic manualmente en un botón para procesar el pago. En resumen: la sincronización manual funcionó para una factura, pero no para la otra (¿quién sabe por qué?), así que tuve que contactar con Soporte para que lo arreglaran. Más tiempo perdido por mi parte.

Global Pay parece ser nuevo en el negocio de los servicios mercantiles. Es un sitio web independiente al que se accede para ver los datos de su lote. Tuve problemas para reconciliar los totales de mi lote debido a los pagos de ACH devueltos mencionados anteriormente. Cuando hablé con un representante de soporte de Global Pay, tampoco pudo descifrar los informes. Además, su sitio web no tiene forma de filtrar los datos del lote por día, por semana, etc. Tienen mucho trabajo por hacer para que la sección de informes sea aceptable.

Cuando envié una lista de preguntas a mi gerente de cuenta con respecto a las preguntas que tenía sobre los clientes de tarifa fija que pagan manualmente, los clientes de tarifa fija que pagan a través de ACH, los clientes por hora que pagan manualmente, y los clientes por hora que pagan a través de ACH, ella parecía abrumada por las preguntas, y básicamente nunca respondió. Todavía tengo algunas preguntas sobre cómo funciona todo, ya que el sistema es todavía nuevo para mí.

Creé manualmente algunas facturas en QBO a mediados de mes, pero no las envié de inmediato. Esto pareció confundir al sherpa de facturas, de tal manera que cuando envié las facturas, fueron al cliente sin un enlace de pago, y tuve que llamar a Soporte para enderezarlo. Más tiempo dedicado, bueno, ya se entiende.

Conclusión

Como puedes ver, hay más cosas que no me gustan de las que me gustan de esta aplicación; sobre todo me gusta que recibí mis fondos el doble de rápido en comparación con los Pagos Intuitivos. Basándome en mis experiencias, habría adivinado que este producto tiene menos de 12 meses de antigüedad, pero me dicen que lleva más tiempo. Lo intentaré una vez más para ver si mi próximo lote de facturas funciona más fácilmente. A menudo me pregunto si soy el único usuario que experimenta estos problemas, o si soy el único usuario que se queja de ellos. En resumen: Invoice Sherpa ofrece algunas características agradables que no están disponibles en QBO para la automatización de la AR, pero el producto se beneficiaría de las mejoras en la experiencia del usuario, y de las correcciones de los fallos problemáticos.

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks alojados y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.