En mayo de 2018, empecé a utilizar la aplicación de cuentas por cobrar Factura Sherpa, que integré con la cuenta QuickBooks Online de mi consultorio. Compartí mis pensamientos preliminares sobre la herramienta en esta entrada del blog.
En diciembre de 2018, decidí dejar de usar la Factura Sherpa. Aquí está el porqué:
1. Por cada factura que envié, recibí un correo electrónico de confirmación. De hecho, recibí demasiados. Por 15 facturas salientes, recibí unos 45 correos electrónicos. Esto se debe en parte a mi propia configuración, pero por eso recibí tantos. Primero, configuré el sistema para que me copie en cada factura enviada, ya que me gusta saber que realmente salieron. La mayoría estaban configurados para el pago automático de ACH, así que recibí un segundo correo electrónico diciendo que mi factura había sido pagada. Luego recibí un tercero del procesador de pagos de Invoice Sherpa, Global One (ahora Nuvei), declarando que había recibido un pago. Esto creó demasiado desorden en la bandeja de entrada.
2. Un mes, hubo un problema con dos de mis pagos de ACH, pero nunca fui notificado por Invoice Sherpa o por Global One. Mientras tanto, las facturas fueron marcadas como pagadas en los QuickBooks de mi consultorio, así que nunca me di cuenta de que los fondos nunca llegaron a mi cuenta bancaria. De hecho, la única forma de averiguarlo fue que introduje esas mismas facturas de mí en los libros de mis clientes como facturas y luego me di cuenta de que nunca fueron pagadas. Así que tuve que retroceder para darme cuenta de que, en efecto, no recibí el dinero. Se necesitó una llamada tanto al sherpa de facturas como al soporte de Global Pay para averiguar lo que ocurrió.
3. Esto me lleva al apoyo de Invoice Sherpa: Deja mucho que desear. Puedes enviar un ticket por correo electrónico. La respuesta automática confirma la recepción de su solicitud y la promesa de responderle en 72 horas. ¿En serio? ¿Tres días para responder a un ticket? A veces no recibía ninguna respuesta y tenía que enviar un correo electrónico adicional. Tienen un número de teléfono de apoyo, pero nunca recibí una persona viva. En vez de eso, me pidieron que dejara un mensaje, y casi nunca recibí una llamada de vuelta.
4. Uno de mis objetivos originales con Invoice Sherpa era recibir los pagos más rápidamente que con Intuit Payments, pero me di cuenta de que los fondos no estaban realmente en mi cuenta mucho más rápido. La razón principal de esto es que no acepto pagos con tarjeta de crédito, sólo ACH, y ahora sé que esto sólo toma más tiempo, no importa qué procesador use.
5. Por último, el sitio web del procesador de pagos Global One apesta. Es difícil navegar y encontrar informes, como el de los 13 pagos que se agruparon en un solo depósito. Ahora que Nuvei se ha hecho cargo, tal vez mejore, pero francamente no me importa ni siquiera tomarme el tiempo para ver si es así.
Dicho esto, Invoice Sherpa da en el clavo en varias áreas y vale la pena comprobarlo por un par de razones:
1. Echaré de menos la posibilidad de que una factura salga automáticamente de QBO con cargos no facturados añadidos y recibir el pago de ACH manos libres. Cuando se factura directamente desde QBO, la ACH automatizada sólo se ofrece para un recibo de venta, no una factura, y no se pueden añadir cargos no facturados a un recibo de venta.
2. También echaré de menos las diversas opciones de aviso de «morosidad» que ofrece el Sherpa de facturas, donde se puede personalizar el mensaje y cuando se envía automáticamente.
El Sherpa de la factura tiene algunas características agradables, pero aún es un producto joven. Consideraría volver a visitarlo en unos años después de que haya madurado el soporte.
Nota del editor: La revisión anterior es el punto de vista y las experiencias del autor y no refleja necesariamente las de AccountingWEB, su empresa matriz Sift Media o cualquiera de sus valiosos afiliados.
Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®. Su compañía, FitBooks Pro (antes llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks alojados y QuickBooks Online. Puede encontrar su serie de publicaciones en el blog aquí.