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Pensamientos sobre el Hubdoc

El mes pasado compartí algunos pensamientos sobre el uso de ReceiptBank , y en junio discutí FileThisPro . Este mes, discutiré HubDoc , que es una interesante combinación de las otras dos aplicaciones. Según el sitio web de HubDoc, “Hubdoc ayuda a las empresas a despedirse de la entrada de datos.

Convierte automáticamente los recibos, facturas y extractos en datos que pueden usar, exportables a grandes programas de cuentas, como Xero, QuickBooks Online, Freshbooks, Sage One, Intacct y Bill.com”. Al igual que el ReceiptBank, Hubdoc utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para leer los recibos y crear transacciones que se exportarán a Xero o QBO, creando una coincidencia en las fuentes del banco. Voy a describir cómo funciona Hubdoc con QuickBooks Online, pero asumo que el proceso es similar a Xero. No he trabajado con la integración de Hubdoc a otros programas.

Pensamientos sobre el Hubdoc
Pensamientos sobre el Hubdoc

Así es como funciona: 

1.  Si eres un contable o una empresa de contabilidad, creas tu propio perfil, y entonces puedes empezar a invitar a los clientes. Tu cuenta es gratuita si eres una empresa de contabilidad o teneduría de libros – sólo se te facturará por cada cuenta de cliente que crees. 

2.    Una vez que ingresas, haces clic en “Mi Hubdoc” para ver tu lista de cuentas, o agregar una nueva cuenta de cliente. 

3.    Una vez que usted invita a un nuevo cliente, ellos reciben una notificación por correo electrónico, y, como en el caso de ReceiptBank, usted recibe una dirección de correo electrónico personalizada de Hubdoc para proporcionarles (más sobre eso a continuación).

4.    Como FileThis, una vez que el cliente acepta su invitación y crea un ID de usuario y una contraseña, puede empezar a añadir cuentas bancarias y de los principales proveedores a su portal Hubdoc. Seleccionan los nombres de sus instituciones financieras o proveedores (Comcast, Verizon, etc.), introducen sus credenciales, responden a las preguntas de desafío (si las hay), y Hubdoc comienza a buscar sus documentos. El cliente nunca tiene que proporcionarle sus credenciales bancarias.

5.    A continuación, como contable o contador, se configura la cuenta Hubdoc del cliente para sincronizarla con su software de contabilidad. 

6.    El cliente entonces comienza a subir sus recibos y facturas a Hubdoc. Al igual que en ReceiptBank, hay varias maneras de llevar sus documentos a Hubdoc, como la aplicación de teléfono, que utiliza la cámara de su teléfono; arrastrar y soltar documentos en la aplicación basada en la web; o enviar documentos por correo electrónico a su buzón de entrada privado utilizando el correo electrónico personalizado proporcionado. 

7.    Los extractos bancarios y las facturas aparecen en una carpeta en el portal del cliente llamada “Bills & Statements”. Hubdoc crea una carpeta principal para cada institución financiera o proveedor, y una subcarpeta para cada cuenta – cheques, ahorros, tarjeta de crédito, etc. 

8.    Hubdoc crea automáticamente carpetas para las cuentas automatizadas (aquellas que está configurado para buscar) y las cuentas manuales (para documentos cargados manualmente). Los extractos o recibos de facturas y los documentos cargados manualmente aparecen en una pestaña llamada “Revisión”. Esta es la cola de trabajo de los gastos o estados de cuenta listos para ser revisados y contabilizados. Una vez que publiques tus documentos en Hubdoc, se sincronizarán automáticamente con tu software de contabilidad. En QBO, por ejemplo, como ReceiptBank, llegarán en el Bank Feed como una coincidencia, con una copia del recibo adjunto a la transacción. 

Al igual que el ReceiptBank, para los recibos y facturas, el OCR de Hubdoc rellena previamente algunos de los detalles del documento, como el nombre del proveedor, la fecha y la cantidad en dólares. Todo lo que tienes que hacer es ojear esa información para tener precisión comparándola con una imagen del recibo en la misma pantalla en la que estás trabajando. A continuación, seleccione la opción correcta para los demás campos, añada el Cliente si corresponde, y la Clase de seguimiento según corresponda, y una Descripción o Memo, si lo desea.  Sin embargo, encuentro que el OCR no prellena tantos campos como lo hace el ReceiptBank.

Algunas empresas utilizan Hubdoc para buscar documentos y luego los envían a Bill.com, Box, Sharefile, SmartVault, etc.  Como ReceiptBank, Hubdoc también puede ser inteligente. Puede pre-configurar los documentos de ciertos proveedores para sincronizarlos automáticamente con Xero, Sage One o QBO.

Por ejemplo, si los gastos de un proveedor siempre se contabilizarán en la misma cuenta, como por ejemplo Chevron siempre será el gasto Auto:Fuel, puede configurar el proveedor para que se sincronice automáticamente y preseleccionar los campos Publicar en, Cuenta, Proveedor, Tipo de pago, Código de cuenta de pago, Clase, Descripción, Cliente y Facturable.

También puedes comprobar si un proyecto de ley está en Autopay y configurar los campos apropiados – un buen toque. Hubdoc también ofrece alertas por correo electrónico, “Envíenme un correo electrónico cuando un nuevo documento sea recuperado” o “Envíenme un correo electrónico 5 días antes del vencimiento de una factura”, lo que realmente aprovecha el poder del OCR. 

También puedes procesar las facturas en el Hubdoc. Deja que Hubdoc lo busque, o si ya tienes una versión .pdf, arrástralo y suéltalo a Hubdoc, o envíalo por correo electrónico a tu única dirección de correo electrónico de Hubdoc. Configura el documento para que se sincronice como una factura, y se envía a tu software de contabilidad. Puedes establecer reglas para auto-sincronizar facturas, logrando una verdadera sincronización de entrada cero.

Como se mencionó en el artículo de ReceiptBank, debes tener en cuenta que el OCR lleva cierto tiempo de proceso, así que cuando subes un recibo, puede que no esté disponible inmediatamente para publicarlo – puede llevar varias horas. Trato de asegurarme de completar todas mis cargas manuales antes del cierre del negocio, de esa manera, la cola estará lista para trabajar a la mañana siguiente.

Tienes más preguntas, ¿verdad? Sigue leyendo…

Preguntas:

¿Realmente el Hubdoc reduce la entrada manual de datos?

Sí, lo hace, pero hay un trabajo inicial de preparación involucrado. Cuando empiezas, tienes que sincronizar Hubdoc con tu software de contabilidad para que te traiga tu plan de cuentas, proveedores y clientes. Después de que empiece a procesar los documentos, lo mejor que puede hacer es tomarse el tiempo para configurar la edición de sus cuentas si desea aprovechar la “auto-sincronización”, el procesamiento de transacciones de entrada cero para los proveedores correspondientes. 

¿Qué tan seguro es el Hubdoc?

Según el sitio web de Hubdoc, el sitio “está construido con múltiples capas de seguridad” incluyendo seguridad de acceso, encriptación, verificación de terceros, seguridad del centro de datos y separación de datos de “sólo lectura”. Por supuesto, todavía depende de usted crear una fuerte contraseña de acceso, y no permitir que los usuarios compartan sus contraseñas. 

¿Dónde están almacenados mis documentos?

Están en la nube. Además, cada transacción de Hubdoc enviada a QBO incluye la imagen del documento como un anexo. 

¿Puedo sacar mis documentos del Hubdoc?

Sí, hay una opción de descarga que se muestra al ver cada documento. No encontré una opción para seleccionar varios documentos para descargar a la vez, aunque puede existir. Para muchas instituciones financieras, Hubdoc descarga el .CSV de las transacciones mensuales, lo cual es invaluable para el ingreso de datos por lotes.

¿Qué pasa si cancelo mi suscripción a Hubdoc, o el cliente cancela la suya?

Las suscripciones son mensuales; no hay contrato. Puedes bajar de categoría la cuenta de un cliente si ya no está activa. La cuenta desaparecerá del tablero de mandos, ya no se le facturará por ella, y ya no se podrán recuperar documentos, pero el cliente debería poder acceder a todos los documentos almacenados antes del downgrade, usando su propio login. 

¿Cuánto cuesta?

Puedes probar Hubdoc gratis, sin necesidad de una tarjeta de crédito, y la tarifa es de 20 dólares al mes a partir de entonces. Las empresas también obtienen su propia cuenta de forma gratuita, pero imagino que se espera que eventualmente se registre una cuenta de cliente también. 

¿Los clientes realmente lo usan?

Encuentro que hay mucha excitación inicial para usarlo, pero depende de ti ayudar al cliente a mantener su entusiasmo por subir manualmente recibos y otros documentos que Hubdoc no puede obtener automáticamente. Es una buena idea recordar periódicamente a los clientes cuánto tiempo ahorra Hubdoc, y cómo está construyendo un archivo digital de sus documentos de negocios.

Si usted proporciona un entrenamiento sólido por adelantado, y ayuda a sus clientes a adquirir el hábito de usar la aplicación móvil Hubdoc u otras opciones de carga de forma diaria o regular, entonces el sistema funciona mejor.

¿Con qué frecuencia lo usas realmente?

Principalmente uso Hubdoc para obtener los estados de cuenta de los clientes y los proveedores. Lo uso menos para el procesamiento de recibos en QBO.

¿Cómo es el soporte técnico?

Hubdoc ofrece soporte por correo electrónico y chat, y un número gratuito. 

Cosas que me gustan del Hubdoc

  • Cuando el Hubdoc obtiene los estados de cuenta, dependiendo del banco, a veces obtiene varios años de estados de cuenta. Uno de los bancos de mi cliente con Chase, y Hubdoc obtuvo declaraciones que se remontan al 2008. Esto puede ser invaluable si estás haciendo un gran proyecto de entrada de datos para un cliente que ha perdido sus estados de cuenta bancarios en papel. 
  • A diferencia de FileThis, Hubdoc también obtiene los datos del .CSV para los estados de cuenta bancarios, lo que puede ser un ahorro de tiempo real para la entrada de datos por lotes.
  • Muy bonito, para algunas instituciones financieras, Hubdoc también obtiene copias de cheques y depósitos! La imagen de un cheque depositado, o un cheque escrito, puede ser un verdadero salvavidas cuando se procesa una transacción para un cliente que tiene un registro defectuoso. Esta es una característica que FileThis no soporta. 
  • Mientras que Hubdoc crea sus propias carpetas al crear una nueva cuenta bancaria, puedes renombrar las carpetas que crea, y añadir manualmente carpetas adicionales. Utilizo esta característica para los casos en que Hubdoc ha obtenido varios años de estados de cuenta – creo una subcarpeta para cada año. 
  • La aplicación gratuita para el teléfono móvil es fácil de usar.  Desafortunadamente, la aplicación para el iPad es una de las que siempre está de lado, no girará si giras la almohadilla. Curiosamente, los recibos que aparecen de lado en el inicio de sesión basado en la web tienen la orientación correcta en la aplicación, pero la aplicación en sí sigue siendo de lado. La aplicación de iPad, sin embargo, ofrece una gestión básica de la cuenta, lo cual es una buena característica.
  • Al igual que en ReceiptBank, si tiene una cuenta de tarjeta de crédito con dos titulares, y cada uno de ellos tiene un número de tarjeta individual, puede publicar fácilmente sus transacciones en el mismo registro de tarjetas de crédito en QBO. Esto funciona mejor que la forma en que QBO maneja este escenario (QBO no lo maneja).
  • El OCR es correcto la mayoría de las veces; rara vez tengo que hacer correcciones a los datos. 
  • Todos los documentos enviados a Hubdoc se guardan en la nube, creando un verdadero registro sin papeles de los documentos de su empresa o de sus clientes.

Cosas por las que no estoy loco en el Hubdoc

  • Hubdoc muestra regularmente los recibos que he subido a través de la aplicación de teléfono en Paisaje en lugar de Retrato. Entonces debo usar el botón “Rotar” para corregir la orientación. Esto lleva tiempo, ya que tengo que rotar algunos con tres clics para lograr el resultado deseado, y toma 3-4 segundos para cada rotación.
  • Cuando se revisa un documento, hay una sección de “Detalles” que incluye los campos: Tipo de documento, proveedor, número de factura, fecha y fecha de vencimiento. El tipo de documento por defecto es “Factura”, donde en mi carga de trabajo, nueve de cada diez documentos son recibos. Desearía poder cambiar el valor por defecto, para evitar el clic extra. Cuando mencioné esto a un representante de Hubdoc, me dijeron que ese campo es sólo para uso interno y no afecta el estado del recibo en QB. Si ese es el caso, ¿por qué tener el campo en absoluto? Siempre me tomo el tiempo para corregir el campo, ya que no me gusta publicar datos incorrectos.
  • La siguiente sección cuando se revisa un documento es “Cantidad” que incluye los campos: Moneda, Monto total y Estado de pago (pagado o no pagado). Ya que el valor por defecto es “Factura” en la sección Detalles, el valor por defecto es “No pagado” en la sección Monto. Prefiero que mis documentos estén por defecto en “Pagado” ya que el 90% de mis documentos cargados manualmente son recibos pagados.
  • La siguiente sección se llama “Configurar” donde están los campos: Publicar a (Facturar o comprar), Cuenta, Proveedor, Clase de seguimiento, Descripción (campo de forma libre), Cliente, Facturable y Plazo. Puedes ver a dónde voy con esto; aquí el “Publicar en” es por defecto para Facturar, así que lo cambio constantemente a “Comprar” – lo que revela más opciones de publicación que necesito (ver más abajo). Esto es un montón de molestos clics extra para mí. 
  • Una vez que he cambiado un documento a “Recibo”, “Pagado” y “Compra”, aparecen nuevos campos, como el de Tipo de Pago. Este es el lugar donde le dices a Hubdoc que publique el recibo en el registro de tu tarjeta de crédito, o en el registro de tu cuenta bancaria (si la compra fue con tarjeta de débito). Aquí encuentro que Hubdoc no funciona tan bien como el ReceiptBank. El RB OCR ve los últimos 4 dígitos de la tarjeta que hizo la compra, y preingresa ese campo para usted. En Hubdoc, tengo que hacer clic en el menú desplegable y seleccionar la cuenta manualmente, lo cual es más trabajo, más clic para mí. 
  • También me parece que Hubdoc es menos inteligente para recordar qué proveedor va a qué cuenta; esto es más fácil de configurar en RB, y funciona mejor allí. Hay una opción de “Autosincronización” y de “Guardar la configuración” en esta sección, que admito que aún tengo que usar, en parte porque me preocupa que si guardo una configuración con una cierta Clase o Cuenta, esa opción puede no aplicarse necesariamente la próxima vez que haga una compra a ese vendedor, y no quiero publicar datos de forma incorrecta. 
  • Al igual que el banco ReceiptBank, cuando Hubdoc inicialmente saca el Plan de Cuentas, lista las cuentas en orden alfabético, no en orden de Plan de Cuentas (CoA), incluyendo las subcuentas. Como profesionales de la contabilidad, estamos acostumbrados a ver el CoA en un orden estándar, que casi nunca es por orden alfabético. Esto causa confusión si su CoA tiene cuentas con nombres similares, como Edificio:Reparaciones y Mantenimiento y Equipo:Reparaciones y Mantenimiento. Verás dos “Reparaciones y Mantenimiento” en la lista de cuentas, y no sabrás si es para Edificio o Equipo; tienes que elegir una al azar, y arreglarla en el QB más tarde si has elegido mal. Entiendo que esto es menos problemático para los usuarios de Xero, ya que Xero no permite subcuentas, pero la queja de orden alfabético sigue siendo aplicable.
  • También como el banco ReceiptBank, cuando el Hubdoc saca las listas del QB, trae todos los artículos de la lista, incluyendo los inactivos. Estoy viendo cuentas o nombres de proveedores con los que no he trabajado en años. Desearía que Hubdoc ofreciera una opción para “Excluir a los Inactivos” al importar listas. 
  • Contabilizar los recibos en el Hubdoc lleva mucho tiempo, mucho más que en el ReceipBank. A veces, he tenido que esperar 15-20 segundos para que un recibo se contabilice, lo cual es irrazonablemente largo. Si tratas de pasar al siguiente recibo, mientras esperas que el anterior termine de ser procesado, una vez que finalmente está hecho, salta al siguiente recibo, sacándote de cualquier recibo en el que hayas decidido trabajar en el siguiente mientras esperas. Encuentro esto frustrante. 

Comentarios finales

Es bueno que Hubdoc combine muchas de las características de ReceiptBank y FileThisPro en un solo lugar, por una tarifa. Hubdoc tiene más y menos características que ReceiptBank + FileThis, por lo que tendrá que decidir cuidadosamente cuál es la mejor opción para sus diversos clientes.  Hubdoc tiene más características en cuanto a la integración con otras aplicaciones de software que no he explorado o descrito. Si ha descubierto algo que no he mencionado, por favor comparta un comentario.  Gracias.