Saltar al contenido

Pensamientos sobre el banco de recibos

El mes pasado compartí algunas ideas sobre el uso de FileThisPro. Este mes, hablaré sobre el Banco de Recibos (RB). Según el sitio web del Receipt Bank, “El Receipt Bank extrae la información clave de las cuentas, recibos y facturas de sus clientes, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente. El Receipt Bank le permite entonces publicar estos datos directamente en su software de contabilidad”. Esto es un verdadero ahorro de tiempo y un gran paso adelante en la entrada de datos automatizada. Todavía se requiere cierta entrada de datos manual, pero mucho menos que la entrada de toda la transacción a mano. Voy a describir cómo funciona RB con QuickBooks Online (QBO), pero asumo que el proceso es similar con otros paquetes de software de contabilidad.

Así es como funciona:

Pensamientos sobre el banco de recibos
Pensamientos sobre el banco de recibos

1.  Si eres un contable o una empresa de contabilidad, primero debes crear tu propia cuenta de administración en el Banco de Recibos. 2. Su cuenta es gratuita si usted es un Asesor Profesional; sólo se le facturará por cada cuenta de cliente que cree. Hay diferentes precios para el Programa de Socios del Banco de Recibos. 

2. Una vez que ingresas, puedes hacer clic en “Gestión de clientes”, donde ves tu lista de clientes y puedes crear nuevos clientes, o hacer clic en “Gestión de la práctica”, donde usas la herramienta para tu propia empresa.

3. Una vez que usted configura un nuevo cliente, ellos reciben una notificación por correo electrónico, y usted recibe una dirección de correo electrónico personalizada RB para proporcionarles (más sobre eso a continuación).

4.  Configura la cuenta RB del cliente para sincronizarla con su software de contabilidad. Actualmente, RB se integra con QuickBooks Online, Xero, KashFlow, Bill.com, Gusto, SageOne, FreshBooks, ClearBooks, WorkFlowMax, y algunos otros. Vea la lista completa aquí.  

5.    El cliente comienza a subir sus recibos a RB. Hay varias maneras de obtener los recibos en RB, como la aplicación de teléfono, que utiliza la cámara de su teléfono, arrastrar y soltar documentos en la aplicación web, documentos de correo electrónico a su bandeja de entrada privada utilizando el correo electrónico personalizado proporcionado. Yo uso la aplicación para iPhone y funciona muy bien; mi marido usa la aplicación para Android, que también le gusta.

6.  Los recibos aparecen en la cola de la bandeja de entrada del sitio web de RB, y están listos para ser publicados. Usted publicará sus recibos en RB, entonces se sincronizarán automáticamente con su software de contabilidad. Por ejemplo, en QBO, llegarán en el Banco de alimentación como un partido, con una copia del recibo adjunto a la transacción – un buen toque! RB utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para rellenar previamente la mayoría de los detalles del recibo, como el nombre del proveedor, la fecha, la cantidad en dólares y el método de pago (tarjeta de crédito, efectivo). Todo lo que tienes que hacer es mirar a los ojos esa información para tener precisión comparándola con una imagen del recibo en la misma pantalla en la que estás trabajando. A continuación se añade el Cliente (Customer:Job en el lenguaje de QuickBooks) si procede, y el Proyecto (Class en QuickBooks) si procede, y una Descripción o Memo, si se desea.  También puede agregar divisiones. Haga clic en “Publicar” y RB enviará inmediatamente la transacción a QBO, donde coincidirá con los datos de su banco. Ahora eso es casi cero entrada de datos. 

RB también puede ser inteligente. Si tienes un proveedor cuyos gastos siempre se contabilizan en la misma cuenta, como Chevron siempre será Auto:Gasolina, puedes establecer una regla para publicar automáticamente todos los recibos de Chevron, sin importar el método de pago utilizado (tarjeta de débito, tarjeta de crédito, efectivo).  El recibo de Chevron nunca aparecerá en tu bandeja de entrada, pero aparecerá como una coincidencia en el feed del banco QBO, y nunca lo “tocaste”, más allá de tomar la foto original con tu teléfono celular. ¡Eso sí que es cero entrada de datos!

Ten en cuenta que el OCR tarda un tiempo en hacer su magia, así que cuando subes un recibo, no está disponible inmediatamente para publicarlo – tarda varias horas. Organizo mi flujo de trabajo para asegurarme de que tomo todos los recibos del día antes de irme a dormir. Al día siguiente, están en mi bandeja de entrada de RB, listos para ser procesados. 

Puedes procesar las facturas en RB también. Digamos que quieres presentar una factura de teléfono. Si usted tiene un .pdf del documento de la página web de su compañía telefónica, usted puede descargar el .pdf, a continuación, enviar por correo electrónico a su correo electrónico personalizado RB, o arrastrar y soltar en el sitio web RB. También puede tomar una foto de él con su aplicación de teléfono, pero las opciones anteriores producen un mejor resultado. Cuando vas a publicar el documento en tu bandeja de entrada, lo publicas como una factura (QuickBooks: Bill) en lugar de como un recibo, y va a tu cola de QB AP. Qué bien. 

Tienes más preguntas, ¿verdad? Sigue leyendo.

Preguntas

Entonces, ¿RB realmente reduce la entrada manual de datos?

Sí, lo hace, pero hay un trabajo inicial de preparación involucrado. Cuando empiezas, tienes que sincronizar RB con tu plan de cuentas, proveedores y clientes de QB. Después de empezar a procesar los documentos, lo mejor es tomarse el tiempo de establecer las reglas de los proveedores para llegar al nirvana de “publicación automática” para los proveedores correspondientes. 

¿Qué tan seguro es RB?

RB usa SSL de 256 bits. Crea una contraseña fuerte y no la compartas con otros usuarios. Múltiples usuarios pueden acceder a una sola suscripción a RB, lo que significa que si tienes personal, cada uno puede poner la aplicación en su teléfono y enviar los recibos a una cuenta principal.

¿Dónde están almacenados mis documentos?

Están en la nube. Además, cada transacción RB enviada a QBO incluye la imagen del documento como un anexo. También puedes verlos en tu cuenta RB, donde hay un fuerte motor de búsqueda para encontrar los recibos en el Archivo de tu cuenta RB.

¿Puedo sacar mis documentos del Banco de Recibos?

Sí, hay una función de descarga, y puedes exportar a una hoja de cálculo o a .pdf. Puedes seleccionar múltiples recibos para descargar a la vez, ahorrando tiempo. 

¿Qué pasa si cancelo mi suscripción a ReceiptBank, o el cliente cancela la suya?

Las suscripciones son mensuales; no hay contrato. 

¿Cuánto cuesta?

Para las pequeñas empresas: El costo es de $14.99 por mes para un solo usuario, y los planes comienzan en $25 por mes para multiusuarios. El precio aumenta en base al número de artículos procesados por mes, no al número de usuarios. Lea más sobre los precios del Banco de Recibos aquí. 

Para las empresas: RB tiene un programa de socios para empresas, con precios de socio. Hable con un representante de ventas para obtener la información más actualizada. 

Cabe destacar que puede empezar con una prueba gratuita de 14 días. Tampoco hay contratos, puede cancelar su suscripción en cualquier momento. 

¿Los clientes realmente lo usan?

Los clientes están entusiasmados al principio, y empiezan a tomar fotos y a publicar todos los recibos que encuentran en su escritorio. Precaución – normalmente empezarán a añadir a la bandeja de entrada recibos de hace dos y tres meses, que probablemente ya han publicado en QB. Para esos recibos, puedes seleccionar “Archivar” en lugar de “Publicar”. De esta manera un registro electrónico del recibo permanece disponible sin empujar la transacción a QB. 

En cuanto a mantener el interés del cliente, todo se trata de entrenamiento. Es mejor si al principio de la implementación de RB se obtiene su sólido compromiso de que ellos se ajusten y publiquen todos sus recibos a diario, y envíen las facturas a RB por correo electrónico o arrastrando y soltando. La idea es que sus libros estén actualizados, por lo que deben presentar sus recibos de manera oportuna. Una vez que se convierte en un hábito, se enganchan, y el desorden de recibos desaparece de sus carteras y escritorios. RB les ayuda a crear y mantener un flujo de trabajo proporcionando un Tablero de Control donde se pueden ver estadísticas sobre la Eficiencia del Cliente, que muestra la fecha del último recibo presentado, el Retraso del Cliente (cuántos días después de la fecha del recibo se añaden típicamente a RB), y el Papeleo que falta. Utilice esta herramienta para trabajar con sus clientes para utilizar RB de forma regular y constante. 

Creo que RB es una gran herramienta para usar con los clientes de Millennial, que parecen comprar muchas cosas, pero nunca nos envían sus recibos. A ellos les gusta usar sus dispositivos móviles, por lo que en particular encuentran que usar RB es intuitivo y fácil. Si puedes entrenarlos para que escriban en la cara del recibo algunos comentarios, mejor aún, ya que eso te ayudará a saber cómo contabilizar el gasto. Sólo asegúrate de entrenarlos también para que rompan todos esos recibos de restaurante después de que hayan añadido la propina!

¿Realmente lo usas?

¡Absolutamente! Como tengo más transacciones en mi vida personal que en mi negocio, estoy usando RB para la contabilidad de mi casa. Tengo a mi marido entrenado para romper y presentar sus recibos diariamente, luego los tiramos a la papelera. Puedes configurar RB para que te envíe un correo electrónico diario cuando se publiquen o procesen las transacciones, así sabrás que la cola de la bandeja de entrada está creciendo.

¿Cómo es el soporte técnico?

Cuando te inscribes como empresa de contabilidad, se te asigna un Gerente de Cuentas con el que puedes programar llamadas de 30 minutos con una demostración de pantalla compartida, para hacer preguntas, obtener consejos, etc. Me pareció un buen toque personal, y una herramienta útil que usé dos veces. Ahora también tengo la dirección de correo electrónico de mi gerente de cuenta, y puedo enviarle preguntas directamente en cualquier momento. El sitio web tiene una base de conocimientos y artículos de preguntas frecuentes. También hay un número de teléfono gratuito para la oficina de RB en Washington D.C.  La semana pasada cuando llamé al número de soporte para probarlo, el Vicepresidente de operaciones de Norteamérica, Damien Greathead, contestó el teléfono! Muchos de ustedes pueden conocer a Damien del Grupo 2020, y como orador en muchas conferencias de la industria. 

Cosas que me gustan del banco de recibos

  • Me encanta la aplicación móvil del iPhone. Es gratis, fácil de usar, y toma sólo unos segundos por foto. Abro la aplicación, saco una foto del recibo, y toco “Enviar para procesamiento”, y listo. Esto toma menos de 10 segundos. Me encuentro fotografiando recibos en el restaurante antes de dejar la mesa; en la gasolinera antes de apartarme del surtidor, o en casa, colocando dos o tres en fila. Luego arrugo el recibo y lo tiro. ¡Imagina si todos tus clientes hicieran esto!
  • Todos los recibos recién presentados aparecen en un Tablero donde se pueden ver los datos resumidos y publicarlos rápidamente desde esa pantalla. Si necesita ver más detalles, puede hacer clic en un recibo individual y verlo junto a los campos de contabilización. Este trabajo también se mueve rápidamente, pero la pantalla de resumen realmente agiliza el trabajo.
  • Si tiene una cuenta de tarjeta de crédito con dos titulares, y cada uno de ellos tiene un número de tarjeta individual, puede publicar fácilmente sus transacciones en el mismo registro de tarjetas de crédito en QBO. Esto funciona mejor que la forma en que QBO maneja este escenario (QBO no lo maneja).
  • Los recibos se publican rápidamente; casi no hay demora entre el momento en que se hace clic en Publicar y el tiempo que tarda la transacción en pasar a QBO.
  • La aplicación para el iPad es la misma que la del iPhone.
  • El OCR es correcto la mayoría de las veces; rara vez tengo que hacer correcciones a los datos. Si ves un error, hay un botón para informar a RB, para que puedan mejorar el proceso.
  • RB aprende y recuerda bien la cuenta a la que envié una transacción la última vez, lo que hace que me dé menos trabajo. 
  • Todos los documentos enviados a RB se guardan en la nube, creando un verdadero registro sin papeles de los gastos de su empresa o de su cliente. 

Cosas que no me enloquecen en el banco de recibos

  • Cuando RB inicialmente saca el Plan de Cuentas, enumera las cuentas en orden alfabético, no en orden de Plan de Cuentas (CoA), incluso para las subcuentas. Como profesionales de la contabilidad, estamos acostumbrados a ver el CoA en un orden estándar, que casi nunca es por orden alfabético. Esto causa confusión si su CoA tiene cuentas con nombres similares, como Edificio:Reparaciones y Mantenimiento y Equipo:Reparaciones y Mantenimiento. Verás dos “Reparaciones y Mantenimiento” en la lista de cuentas, y no sabrás si es para Edificio o Equipo; tienes que elegir una al azar, y arreglarla en el QB más tarde si has elegido mal. Entiendo que esto es menos problemático para los usuarios de Xero, ya que Xero no permite subcuentas, pero la queja de orden alfabético sigue siendo aplicable.
  • Cuando RB saca las listas de QB, trae todos los elementos de la lista, incluyendo los inactivos. Estoy viendo cuentas o nombres de proveedores con los que no he trabajado en años. Desearía que RB ofreciera una opción para “Excluir a los Inactivos” al importar listas. 

Comentarios finales

Realmente disfruto usando RB y lo uso regularmente para mi propia contabilidad. Los clientes se emocionan al principio, pero tienes que trabajar con ellos para mantener la emoción. El Banco de recibos tiene aún más campanas y silbidos que no he explorado o descrito, incluyendo la adición de recibos a un informe de gastos. Si estás considerando intentarlo, te recomiendo la aplicación. ¡Diviértanse!

Jody Linick es una contable certificada por la AIPB y una asesora profesional certificada por QuickBooks®.  Su compañía, Linick Consulting, se especializa en servicios de contabilidad a distancia usando QuickBooks y QuickBooks Online. Dirige una oficina (en su mayoría) sin papeles, y ayuda a otras empresas a hacer lo mismo. 

Esta es una entrada del blog de un miembro de la comunidad de AccountingWEB. Para compartir sus propias ideas y opiniones sobre la profesión, visite la página del blog de la comunidad AccountingWEB.